Анализ системы документооборота на торговом предприятии ООО «ТоргМур»

Проведем анализ системы документооборота на торговом предприятии ООО «ТоргМур».
На данном предприятии ООО «ТоргМур» используется бумажный способ учета документации. Бумажный- означает, что все операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя. Схематично схема движения документов предприятия ООО «ТоргМур» представлена на рис. 1.
Система движения документов предприятия включает в себя: регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов руководителем организации, рассмотрение –руководителем организации, исполнение, согласование- исполнителями, утверждение подписания. Таким образом, на предприятии ООО «ТоргМур» существуют три типа документов: входящие, исходящие и внутренние. Рассмотрим подробнее документопоток организации ООО «ТоргМур»:
Входящие документы-законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), заявления, факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, налоговая отчетность, счета-фактуры, докладные записки, акты, обращения граждан, ходатайства, коллективные обращения.
Исходящие документы- распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.), бухгалтерская и налоговая отчетность, счета-фактуры, договора и др. В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
Внутренние -документы-докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления, устав, должностные инструкции и т.д.
Обработка входящих документов в ООО «ТоргМур» включает: прием и первичную обработку документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; передачу на исполнение.
1) Первичная обработка документов:
Прием и первичная обработка документов на предприятии осуществляются управляющими магазинами. Входящие документы в ООО «ТоргМур» получают по почте, по электронной почте или по факсу.
2) Предварительное рассмотрение:
После получения проверяется правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее пересылают отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
3)Распределение документов:
Распределение входящих документов между руководством о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
4)Регистрация документов:
Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
5)Рассмотрение руководством:
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму.
6)Передача на исполнение:
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством. Документы исполняются в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов на ООО «ТоргМур» являются: проверка правильности доставки документов; проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов; фиксация факта получения документов; подготовка их к исполнению; передача документов исполнителям.
Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Обработка исходящих документов на ООО «ТоргМур» включает: составление чернового документа; подготовку проекта документа; его согласование (визирование); удостоверение документа; отправку документа.
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Основными требованиями при обработке исходящих документов в ООО «ТоргМур» являются: проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами; проверка наличия удостоверяющих реквизитов; проставление исходящего регистрационного индекса; обработка документа для отправки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает: сортировку; вложение в конверты; адресование; сдачу в отделение связи.
Принимая документы для отправки на ООО «ТоргМур», проверяется: правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления); наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов; правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма. Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение). Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов: проекты приказов обязательно визируются генеральным директором; протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования. Передача документов входящих, исходящих и внутренних на ООО «ТоргМур» осуществляется с помощью технических средств.
Проведем анализ динамики документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» с 2009-2011 г.г, табл.1.
Данные табл.1 показывают, что в течении анализируемого периода наблюдается увеличение общего количества документов на 84 и по состоянию на 2011 г. число документов составило 1031, рис. 2.
В том числе произошло увеличение числа входящих и исходящих документов на 59 и 19 единиц. Больше всего документов обрабатывается в подразделении № 1. Наибольший удельный вес в общей структуре приходится на входящие документы, табл.3 так, доля входящих документов в 2011 г. составила 47,62%, а это на 2% больше по отношению к началу анализируемого периода. На долю исходящих документов приходится 40,44%, а это на 1,59% ниже, чем в 2009г. Хотя количество исходящих документов увеличилось, а изменение доли входящих документов свидетельствует об общем изменении структуры документов. Небольшой удельный вес приходится на внутренние документы организации и составляет 11,93% от общего количества документов.
В целом в течении 2009-2011 г.г. наблюдается рост всех видов документов: внутренних, входящих и исходящих. В связи с тем, что на предприятии наблюдается ежегодное увеличение документопотока, это влияет увеличение количества времени на обработку всех видов документов, целесообразно рассмотреть количество затраченного времени на обработку документов службы ДОУ предприятия ООО «ТоргМур» с 2009-2011 г.г., табл.4.
анные табл.4 показывают, что на предприятии ООО «ТоргМур» наблюдается увеличение затрат времени на обработку документов на 134 часа и на конец анализируемого периода количество часов потраченных на обработку документов составило 923 часа, рис. 3.
Произошло увеличение часов на обработку входящих и исходящих писем на 30 часов, а также на другие виды работ, связанные с обработкой документации на 159 час. Снизилось число часов на следующие виды документации: выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты; составление приказов, поручений; рассмотрение заявлений; составление актов списания материальных ценностей; формирование списка дебиторов, кредиторов. Но в целом средняя продолжительность обработки одного документа увеличилась на 3,72 мин. и составила на конец анализируемого периода 53,71 мин., что следует оценить отрицательно. Таким образом, увеличение общего количества часов на обработку документов организации ООО «ТоргМур» связано прежде всего с увеличением общего количества документации на предприятии, а также увеличением времени обработки одного документа.
Немаловажное значение в организации документооборота предприятия ООО «ТоргМур» имеют показатели качества делопроизводства. Основными показателями качества делопроизводства являются следующие показатели: процент выполнения поручений руководства, средняя длительность поиска документа, средняя длительность обработки одного документа, количество утраченных документов и др.
Важнейшим показателем документооборота предприятия является процент выполнения поручений руководства. Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения на предприятии ООО «ТогМур»: проставляются в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах); сформулированы в распорядительных документах (в приказах и распоряжениях).
Сроки исполнения поручений в организации ООО «ТоргМур» устанавливаются самим руководителем, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.
Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Виды поручений руководителя ООО «ТоргМур» и сроки его исполнения оформляются исполнительным листом по контролю исполнительной дисциплины, табл.5.
Для руководства ООО «ТоргМур» в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. На предприятии ООО «ТоргМур» сводный отчет об исполнительной дисциплине по поручениям руководства в ООО «ТоргМур» в 2011 г. выглядит следующим образом, табл.6.
Таким образом, в 2011 г. руководителем ООО «ТоргМур» было выдано 72 поручения, из них 55 были исполнены, 17 поручений не были исполнены по тем или иным причинам. Следовательно, процент выполнения поручений руководства составляет 76%.
Рассмотрим другие показатели качества делопроизводства на предприятии ООО «ТоргМур» и обобщим все показатели качества документооборота в табл.7.
Основные показатели качества документооборота на любом предприятии, в том числе и на ООО «ТоргМур» являются: своевременное выполнение поручений руководства, своевременная обработка всех видов документов, снижение длительности поиска документа, низкая длительность обработки документа, исключение потерь документов.
Показатели качества делопроизводства на предприятии ООО «ТоргМур» представленные в табл.7 показывают, что средний процент выполнения поручений руководства составляет 76%, т.е. недовыполнение поручений руководства составляет 24%, это связано с тем, что на предприятии существует бумажный документооборот, который требует значительных затрат времени и привлечения дополнительного персонала для обработки документации. В связи с этим часть поручений руководства выполняются несвоевременно. Также наблюдается, что произошло количество утраченных документов в 2011 г. в количестве 27 штук. В целом процент утраченных документов составил 2,6% от общего количества документации, что также является отрицательным фактором организации документооборота в организации ООО «ТоргМур». Средняя длительность обработки одного документа в 2011 г. составила 53,71 мин., а это больше на 3,72 мин. больше по отношению к показателю 2009 г.
Таким образом, на предприятии имеется ряд существенных недостатков организации документооборота, в связи с этим необходимо обосновать основные направления совершенствования системы документооборота на предприятии ООО «ТоргМур».





Помощь в написании диплома без посредников, без предоплаты