Анализ системы планирования и пути совершенствования в организации ООО «Чили Лаб»

Разработкой всех видов планов и контролем за их выполнением в организации ООО «Чили Лаб» занимается отдел финансов- экономист. Для составления планов и бюджетирования предусмотрены программы MS Excel и 1С.
Программный продукт MS Excel- позволяет вводить любые формулы, строить взаимосвязи и прогнозы, формировать различные виды отчетов. В таблицы Excel можно импортировать информацию из большинства других программ, а также текстовые файлы, облегчая ввод данных. Но бюджетирование в Excel имеет свои, и весьма весомые, недостатки:
1)Невозможно осуществлять совместную, согласованную работу, то есть одновременно пользоваться (вносить изменения) одним и тем же файлом даже двум сотрудникам без угрозы потерь и дублирования данных;
2)Для того чтобы сделать несколько вариантов бюджета, для каждого нового варианта надо заводить свой файл, что приводит к лишнему объему информации и путанице;
3)Консолидировать информацию приходится вручную, что приводит к потенциально большому количеству ошибок и неточностей;
4)Нельзя разграничить доступ к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, нет функции защиты данных от исправлений.
Несмотря на все недостатки Excel все же применяется в компании. Но ограниченные возможности электронных таблиц устраивают только до определенных пор, ведь с ростом и развитием компании возрастает количество финансовых и производственных операций, соответственно – растут и потребности в функциональных возможностях ПО. В связи с этим, в компании ООО «Чили Лаб» предусмотрена также программа 1С. Функционал конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» включает универсальный набор инструментов финансового планирования на предприятии. Автоматизация бизнеса на основе 1С:ERP в части бюджетирования дает возможность моделировать финансовые планы предприятия с учетом имеющихся ресурсов, осуществлять планирование оплат по планам продаж и закупок, контролировать расходы денежных средств, исходя из установленных лимитов. В отдельные разделы выделено планирование запасов в разрезе – «Планы продаж по категориям», «Планы продаж по номенклатуре», «Планы производства», «Планы сборки (разборки)», «Планы закупок».
Контроль использования денежных средств возможен за любой период и по любой аналитике. В программе включены множество отчетов по бюджетированию и планированию, позволяющие анализировать прогнозируемые и фактические данные финансового состояния предприятия в рамках бизнес-модели используя различные сценарии.
Комплексная оценка всех бюджетов и развернутый анализ с использованием различных типов отчетов дает возможность сравнить разные планы и осуществить контроль их отклонения по бюджетным статьям, провести план-фактный анализ, сравнивая выбранный сценарий с фактическими данными, полученными за отчетный период.
В целом, в компании ООО «Чили Лаб» процесс планирования как и положено состоит из основных элементов: анализ (оценка внешних и внутренних факторов, ресурсов, рисков и возможностей); разработка (определение целей, промежуточных этапов, действий и мероприятий); распределение(распределение ресурсов, времени, людей и задач); фиксация (перевод содержания плана в документ). При этом, применяется несколько методов и различных видов планирования, таблица 6.
По данным таблицы 6 видно, что в ООО «Чили Лаб» применяется много видов планирования, а также различные методы планирования; выполняются отдельные функции планирования, хотя не все, однако о недостатках данной системы будет сказано ниже. В продолжении хочется остановиться на матричном анализе, который применяется в планировании, в основном составляются: СВОТ-анализ, БКГ –анализ, матрица Ансоффа.
Рассмотрим кратко данные матрицы на примере анализируемой компании ООО «Чили Лаб». Планирование с помощью матрицы БКГ позволяет определить к какой категории относятся товары (услуги) компании. Компания ООО «Чили Лаб» занимает небольшую долю рынка, но тем не менее она оказывает услуги в цифровой экономике, которые в настоящий момент имеют хороший спрос и в перспективе также будут пользоваться спросом. Несмотря на то, что в связи с мировым кризисом 2021-2022 гг. спрос на многие услуги и товары снизился, это явление можно рассматривать как временное. Поэтому темпы роста объема спроса можно оценить как высокие. Пересечение линии высокого спроса и низкой доли рынка- образует квадрат- дикие кошки, рисунок 9.
При таком положении дел, рекомендуется эти виды товаров(услуг) компании переводить в звезды, то есть в настоящее время прибыли маленькие, но перспективы этого рынка (услуг компании) – высокие. То есть имеется хорошая возможность занять место-«Звезды».
По матрице Ансоффа можно увидеть, что для компании ООО «Чили Лаб» целесообразно выбрать стратегию –проникновения на рынок, так как компания работает на существующем рынке и оказывает услуги не вчера созданные, то есть существующие уже на рынке, рисунок 10.
Представленный выше анализ по экономическим показателям и по матрицам, позволяет сформировать матрицу СВОТ-анализа, таблица 7.
Данные СВОТ- анализа компании ООО «Чили Лаб» показывают, что несмотря на существующие угрозы и опасности, а также наличия слабых мест, имеются также возможности для достижения поставленных целей. В целом деятельность компании ООО «Чили Лаб» является достаточно нужной, но не совсем успешной. Прибыли у компании не совсем высокие, а рентабельность идет то в плюс, то в минус. Понятно, что не совсем эффективная система планирования, снижает качество работы организации, тем самым уступая место конкурентам. Для того, чтобы разработать мероприятия по совершенствованию системы планирования- рассмотрим подробнее слабые места в системе планирования и наметим пути их решения, таблица 8.
Рассмотрим подробнее слабые места в системе планирования в организации ООО «Чили Лаб» и пути из решения.
1) Не все функции планирования соблюдены. В компании не оптимизированы силы таким образом, чтобы прийти к цели кратчайшим путём; не упорядочена деятельность всех структур компании; не скоординированы руководители, сотрудники и партнёры в соответствии с общей концепцией действий. В настоящее время планирование осуществляется на уровне отдела финансов и согласуется с выше стоящим руководством. Однако, сам персонал компании не в курсе о каких –либо планах и как их достичь. Следовательно, очень слабая вовлеченность персонала в процесс достижения целей. В данном случае целесообразно рекомендовать совершенствовать систему планирования с помощью нетрадиционного подхода- OKR(Цели и Ключевые Результаты).
Цели и Ключевые Результаты (OKR, Objectives and Key Results) – это система постановки целей, которую используют в Google и других компаниях. Это несложный подход, позволяющий добиться вовлеченности сотрудников и выстроить организацию относительно измеримых и вместе с тем амбициозных целей. [8]
В отличие от традиционных методов планирования, OKR ставятся, отслеживаются и пересматриваются регулярно, чаще всего раз в квартал. Это простой ритмичный процесс, расширяющий видение каждой команды и раскрывающий ее творческий потенциал.
Задача OKR – обеспечить движение всех участников процесса в одном направлении, с понятными приоритетами и постоянным ритмом. [8]
Например, для компании ООО «Чили Лаб» можно поставить цель- Порадовать наших клиентов. Тогда ключевыми результатами будет: снизить процент возвратов, увеличить трафик сайта, увеличить вовлеченность и т.д. Но только ключевые результаты должны быть измеримы, например увеличить на 10% или 20% и т.д., таблица 9.
Наличие Ключевых Результатов помогает создать здоровые и жизнеспособные OKR: компания хочет увеличить еженедельное число посещений, но сделать это органично, без раздувания маркетинговых расходов.
Ключевые Результаты очень важны. Они определяют, что именно команда подразумевает под «Порадовать наших клиентов». Отметим также, что цель может быть такой же, но подразумевать совершенно другие Ключевые Результаты. Это стоит корректировать в процессе планирования.
Существует немало вариантов использования OKR, и каждая компания или команда может подстраивать их под себя, создавая все новые и новые вариации. Но существует несколько общих принципов, Приложение 5. [8]
Основными преимуществами использования OKR являются: гибкость (Agility), выравнивание и кросс-функциональное взаимодействие, более короткое время постановки целей, прозрачные коммуникации, вовлеченность сотрудников, Самостоятельность и ответственность, фокус и дисциплина, амбициозные цели, таблица 10. [8]
Итак, выше была предложена нетрадиционная система планирования, которая позволяет вовлекать персонал в работу, тем самым повышая ключевые показатели.
2)Старое программное обеспечение для планирования и бюджетирования. Рекомендация- внедрение нового программного обеспечения «КУБ24. ФинДиректор». Сервис «КУБ24. ФинДиректор»- это полностью автоматизированный сервис по сбору, анализу данных и составлению «умных» отчетов по развитию бизнеса. Сервис «КУБ24. ФинДиректор» помогает найти 3-5 ключевых параметров (точек роста), минимальное изменение которых даст наибольшее увеличение прибыли компании. В основе сервиса лежат мощные инструменты Big Data, которые позволяют:
1)Измерить основные KPI бизнеса и понять, в какой точке развития находится ваша компания в данный момент.
2)Получить ответ, почему именно в этой точке вы сейчас находитесь и почему доход компании за месяц/квартал составил именно эту сумму.
3)Спрогнозировать развитие ситуации, если в бизнес-планирование не вносить изменения.
4)Получить рекомендации, что нужно сделать, чтобы увеличить прибыль и достигнуть поставленной цели. После чего система рассчитает новые параметры, чтобы добиться новой, уже более серьезной цели. [1]
В облачном сервисе «КУБ24. ФинДиректор» для формирования отчетов и сценариев развития компании: учитываются все имеющиеся денежные средства (прибыль, зарплаты, авансовые платежи, долги и т. д.); оценивается эффективность каждого направления и проекта; анализируются текущие цены на товары и услуги; определяется эффективность рекламных каналов, продаж.
Благодаря этому удается рассчитать реальный коэффициент ROI (уровень убыточности или доходности бизнеса) и понять, что надо изменить в работе для выхода на более высокий уровень.
Программный продукт «КУБ24. ФинДиректор» позволяет создавать «Умные отчеты» по бизнесу. Возможности платформы – это подготовка более 50 отчетов по различным направлениям (финансы, маркетинг, продажи, товары). У других аналогичных сервисов этот показатель составляет максимум 8-10 отчетов.
В зависимости от вида отчета, в нем указываются:
-рекомендации по каждому конкретному товару: поднять/уменьшить цену, выставить на акцию, снять с производства или увеличить объемы выпуска;
-эффективность каждого рекламного канала (социальные сети, «Яндекс.Директ», Google AdWords и др.);
-движение денежных средств;
-рентабельность и маржинальность по каждому клиенту, проекту, товару или услуге;
-зависимость прибыли от прямых и косвенных расходов;
-данные по должникам со сроками просрочки;
-товары, в которых заморожены деньги и т.д.
В результате владелец бизнеса видит текущую картину, сможет организовать более эффективный менеджмент при бизнес-планировании и предвидеть развитие ситуации на несколько месяцев вперед. [1]
Основные тарифы на программный продукт «КУБ24. ФинДиректор» представлены на рисунке 11.
Сервис «КУБ24. ФинДиректор» поможет навести порядок в финансах, сэкономит время на сбор и анализ огромного массива данных. И самое главное, усилит позиции компании на рынке, что позволит ей увеличить доход.
3)Не все методы применяются при планировании. Например, не лишним будет применение метода экспертных оценок. Так как в основу этого подхода положены мнения специалистов в той или иной области, знание экспертов также позволят получить более достоверные результат при осуществлении планирования. Также необходимо более широкое применение матричных методов. В настоящее время в компании применяется очень узкий набор матриц для анализа и планирования.
Итак, выше были рассмотрены основные слабые места в системе планирования и пути их решения в организации. В частности, было предложено: 1)Совершенствовать систему планирования с помощью нетрадиционного подхода- OKR(Цели и Ключевые Результаты); 2) Внедрение нового программного обеспечения «КУБ24. ФинДиректор»; 3) Расширить матричный анализ, внедрить применение метода экспертных оценок.
Крайне сложно сказать, какая эффективность будет достигнута после проведения данных мероприятий. Например, внедрение подхода OKR в планирование может дать очень даже высокие показатели. Изначально концепция OKR была предложена Intel, но вскоре получила широкое распространение среди других компаний Кремниевой Долины. В том же 1999 году OKR запустили в Google. Это стало одним из факторов, благодаря которым компания выросла с 40 до более, чем 60000 сотрудников, работающих в Google. Кроме Google, OKR используют в своей работе и другие компании, такие как Spotify, Twitter, LinkedIn и Airbnb и другие.
На сколько изменятся показатели продаж, доходности и прибыльности будет зависеть от множества факторов, в том числе и от проведения матричного анализа, работы нового программного обеспечения «КУБ24. ФинДиректор», правильно принятых решений на уровне руководства и сплоченности коллектива. Однако, можно первоначально поставить цель роста выручки в ближайший год на 25%, при этом сохранять соотношение, чтобы расходы по обычной деятельности составляли не более 70% от объема продаж. В таком случае выручка и прибыль от продаж составят в плановом периоде 3993 тыс. руб. и 1198 тыс. руб. соответственно, рисунок 12.
Благодаря такому подходу и уровень рентабельности будет выше, в данном случае рентабельность продаж увеличится на 12,28% и составит 30,0%, рисунок 13.
Предложенные рекомендации позволят компании ООО «Чили Лаб» повысить качество планирования, оптимизировать силы, чтобы прийти к цели кратчайшим путём; упорядочивать деятельность всех структур компании; скоординировать руководителей, сотрудников и партнёров в соответствии с общей концепцией действий.
Резюмируя выше изложенное можно сделать вывод, что компания ООО «Чили Лаб» не первый год работает на рынке, занимается созданием сайтов, оказанием технической поддержки веб- ресурсов и оказывает другие услуги в этой отрасли. Несмотря на то, что прибыль у компании есть, все же она не высокая, да и в целом экономические показатели выходят то в плюс, то в минус. Оценка системы планирования показала слабые места и позволила определить пути их решения, в частности, было предложено: 1)Совершенствовать систему планирования с помощью нетрадиционного подхода- OKR (Цели и Ключевые Результаты);2) Внедрение нового программного обеспечения «КУБ24. ФинДиректор»; 3) Расширить матричный анализ, внедрить применение метода экспертных оценок. Предложенные мероприятия позволят повысить ключевые показатели, показатели объемов продаж, прибыли и рентабельности.









Курсовая работа на заказ без посредников, без предоплаты