Анализ существующих систем автоматизированного документооборота

На предприятии ООО «ТоргМур»
существует необходимость внедрения автоматизации документооборота. Для того, чтобы выявить, какая система автоматизации документооборота является наиболее надежной и подходящей для ООО «ТоргМур», проведем анализ надежности автоматизированных систем документооборота. Для этого были отобраны семь наиболее известных программ для автоматизации документооборота. Среди них: Directum, «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы», «ЕВФРАТ-Документооборот», Escom.doc, Optima-WorkFlow, «Гран-Док» и «Летограф».
С технической точки зрения, каждая из этих систем представляет собой хранилище документов, и каждая может быть оценена по следующим параметрам: карточки документов; безопасность; хранение и отслеживание нескольких версий документов; функции поиска; автоматические уведомления; маршруты прохождения документов и установка заданий пользователям; удобство интерфейса; сканирование и распознавание обрабатываемых документов.
Ключевыми функциями систем документооборота являются:
1)Карточка документа.
2)Система безопасности.
3)Хранение нескольких версий.
4)Поиск документов.
5)Автоматическая рассылка уведомлений.
6)Маршруты движения документов.
7)Сканирование и распознавание.
Проведем оценку конкурентоспособности автоматизированных систем. Стоимость систем электронного документооборота по наиболее известным программным продуктам представлена в табл.3.1. Данные табл.3.1 показывают, что недорогая является система автоматизации: «Летограф», среднюю ценовую категорию имеют программы: Directum, «Гран-Док», «Инталеев: Корпоративные документы и процессы». Самыми дорогими из перечисленных систем автоматизации документооборота являются: Escom.doc и Optima-WorkFlow.
Результаты тестирования систем электронного документооборота: Directum, Escom.doc, Optima-WorkFlow, PayDox, Гран-Док», «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы», «ЕВФРАТ-Документооборот» и «Летограф» представлены в табл.3.2.
Рассмотрим результаты тестирования систем.
Итак, всем перечисленным выше системам, принявшим участие в тестировании, по описанным функциям были присвоены баллы от одного до пяти. Один балл – функционал присутствует в минимальном объеме, 5 баллов – функция реализовано максимально полно. Из неупомянутых в статье возможностей систем, при их оценке также были учтено:
-удобство и простота интерфейса (наличие web-интерфейса – работа с системой через интернет);
-возможность создания распределенных баз данных (различные подразделения работают с документами, хранящимися в разных базах данных, которые актуализируются по заранее заданному алгоритму);
-возможность архивирования устаревших документов и рассылки уведомлений (самих документов) через электронную почту.
Прежде чем озвучить итоги теста, оговоримся, что полученные результаты и условное распределение мест в нашем рейтинге, не претендуют на абсолютную объективность. В конечном итоге выбор в пользу той или иной программы будет зависеть от ее потребностей и специфики работы.
Максимальный балл набрала система Directum, один из самых серьезных игроков российского рынка систем электронного документооборота, рис. 3.2. Эта программа обладает широким функционалом и простыми принципами работы. Серьезное преимущество продукта – эффективный механизм электронной цифровой подписи создаваемых документов. Плюс, система может обеспечить работу большого количества пользователей. Хотя, Directum будет востребован не всеми компаниями, так как его возможности ориентированы, скорее, на крупный бизнес. Продукт относительно дорогой при том, что для средних и небольших компаний функционал, скорее всего, окажется избыточным.
Незначительно меньше очков у программы Optima-WorkFlow, к функционалу которой нет практически никаких нареканий. Уже по названию системы ясно, что упор разработчиками сделан именно на автоматизацию бизнес-процессов. При этом документооборот – всего лишь одно из применений данной системы.
В целом, как и Directum, это достаточно дорогое решение с учетом стоимости поддержки. Подойдет крупным организациям, которые хотят не только внедрить документооборот, но и решить другие задачи автоматизации информационных потоков. Внедрение будет достаточно непростым. А для обслуживания системы Optima-Workflow понадобится штат сильных IT-специалистов.
Следующая в порядке убывания баллов система – «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы». Для автоматизации документооборота в финансовых службах, использующих «1С» в качестве корпоративной информационной системы, эта система будет удобным решением. Вместе с платформой «1С» представляет законченный и самодостаточный продукт, не требующий дополнительного программирования.
Отличительная особенность программы «ЕВФРАТ-Документооборот», со средним баллом 3,8. Возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Обладает хорошим инструментарием для сканирования и распознавания документов. При этом инструменты описания маршрутов документов реализованы довольно слабо. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным для небольшого предприятия.
Следующая в нашем рейтинге система «Летограф» – в целом, неплохое и проработанное решение, сильная сторона которого – предоставление WEB-доступа пользователям.
И наконец, системы, которые обладают меньшим функционалом – это Escom.doc и «Гран-Док». Программа Escom.doc позиционируется как готовое решение. А поэтому, содержит минимум возможностей по адаптации встроенными средствами. Сотрудникам компании придется приспосабливаться к этой системе. Хотя она вполне подойдет небольшим предприятиям, которые готовы перекраивать свои бизнес-процессы под возможности программы. И наконец «Гран-Док», во многом сопоставима по своим возможностями с Escom.doc. Это простое решение, которое в основном будет служить не чем иным как централизованным хранилищем документов.
Из проведенного анализа различных программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию делопроизводства сделан вывод о том, что Наиболее конкурентоспособной программой является программа- DIRECTUM.— система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Таким образом, целесообразно автоматизировать документооборот на предприятии ООО «ТоргМур» именно программой DIRECTUM.





Диссертация на заказ без предоплаты, без посредников