Документооборот интернет-магазина «Серебро»

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте коммерческого предприятия Интернет-магазин «Серебро»: по месту изготовления назначают документы: получаемые извне (входящие документы); созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).
Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены): от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы); подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы); других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка); частных лиц (письма, заявления, жалобы).
Документы, созданные в организации Интернет-магазин «Серебро», разделяются: а)по видам документов: организационно-распорядительные; информационно-справочные; учетно-отчетные и др.; б) по характеру содержания: инициативные (требующие ответа или исполнения); присланные или отправляемые для сведения; ответные; в)по направлению движения: направляемые руководителю организации; направляемые в структурные подразделения; направляемые конкретным исполнителям; г) по сфере функционирования: внутренние; исходящие.
Внутренние документы разделяются по направлению движения: отправляемые в подразделения (филиалы); функционирующие внутри организации.
Документооборот предприятия Интернет-магазина «Серебро» можно разделить на следующие этапы: регистрация и учет поступающих в организацию документов, подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Организация контроля за исполнением документов на предприятии Интернет-магазина «Серебро» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение и включает: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа, предварительную проверку и регулирование исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документа, информирование руководителя.
Выше была рассмотрена организация документооборота на предприятии Интернет-магазина «Серебро». Не менее важными факторами в организации деятельности коммерческого предприятия являются информационное обеспечение. На сегодняшний день, в компании применяются ряд программных продуктов:1С. Бухгалтерия. 8.0,текстовый редактор word, excel и иные не мене важные программы. Однако, для организации документооборота отсутствуют программные продукты, к недостаткам следует отнести и отсутствие программных продуктов по работе с клиентами.
Таким образом, представленный анализ организации документооборота в организации Интернет-магазина «Серебро» позволяет сделать вывод, что в компании образуются следующие группы документов: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация, каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы. Документооборот предприятия делится на этапы: регистрация и учет поступающих в организацию документов, подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов. Однако, несмотря на это, в организации документооборота следует выделить один важный недостаток- это отсутствует система электронного документооборота, в связи с этим, часть документов может теряться или терять внешний вид. Кроме этого, не менее важную роль в информационном обеспечении всех структур организации, играет автоматизация работы с потребителями. В связи с выше изложенными недостатками работы компании Интернет-магазин «Серебро» целесообразно предложить следующие пути по улучшению:
1) Автоматизация документооборота с помощью программного продукта: 1С:Документооборот 8 ПРОФ. «1С:Документооборот 8» – решение для систематизации электронного документооборота, разработанное на платформе «1С:Предприятие 8.3». Ключевые возможности и преимущества решения «1С:Документооборот 8»:
-Работа с документами любых типов;
-Централизованное безопасное хранение документов;
-Связь по локальной сети или через Интернет;
-Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
-Просмотр, редактирование и контроль версий документов;
-Учет и регистрация входящей корреспонденции;
-Коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения.
2) Автоматизация работы с клиентами с помощью внедрения программного продукта СRM-системы.
СRM (Управление отношениями с клиентами) – программа или онлайн-сервис, помогающий оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы. В принципе CRM-системой можно считать любой вариант контроля и учета, который помогает улучшить взаимодействие с клиентами. Возможность которую предоставляет CRM – получение стандартизированной базы клиентов. СRM система построена так, что позволяет через звонки от клиентов и электронную почту фиксировать все входящие данные в системе. Самый большой плюс подобных систем – это структурирование получаемых данных. Используя возможности CRM можно увидеть, какое количество новых клиентов пришло за определенный промежуток времени – за сегодня, вчера, неделю, месяц или год. Как менялись за это время их поведенческие факторы, и как они реагируют на повышение или понижение цены.
На сегодняшний день, существует множество программных продуктов по управлению с взаимодействием с клиентами, однако, наиболее известной из них является программа: 1С:Предприятие 8. CRM ПРОФ. Именно этот программный продукт, целесообразно внедрить в организации Интернет-магазин «Серебро». Рассмотренные выше мероприятия позволят улучшить систему документооборота и работы с потенциальными потребителями коммерческой организации Интернет-Магазин «Серебро».







Диссертация на заказ без предоплаты, без посредников