Недостатки документооборота на торговом предприятии ООО «ТоргМур»

Рассмотрим недостатки документооборота на торговом предприятии ООО «ТоргМур».
Проведенный анализ по предприятию ООО «ТоргМур» показал, что в организации существующая система документооборота имеет ряд недостатков. Прежде всего, это связано с тем, что в организации нет работника, который отвечал бы за делопроизводство. Организация делопроизводства является одним из самых важных моментов на предприятии любой формы собственности, та как процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование и др., все это собирается, обрабатывается, и передается в огромное количество информации, носителем которой является документ. Все этапы работы должны быть регламентированы, в индивидуальной для предприятия ООО «ТоргМур» инструкции по делопроизводству. Следовательно, на ООО «ТоргМур» необходимо ввести штатную единицу: секретарь-делопроизводитель.
Существенным недостатком в ООО «ТоргМур» также является то, что документооборот не автоматизирован, используется бумажный способ учета документации, часть документов ежегодно теряется, несвоевременно осуществляется обработка документов, произошло увеличение длительности обработки одного документа и в целом длительность обработки всех входящих, исходящих и внутренних документов возросла в 2011 г. по сравнению с тем же показателем 2009 г. Перечислим основные недостатки системы документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» :
1)Бумажный документооборот.
Свойство бумажных носителей терять первоначальный вид от течения времени; сложности реализации гибкого управления правами доступа к документам; неизбежность перемещение бумажного документа по маршрутам информационных потоков с излишними тратами временных ресурсов и др.
2) Продолжительная длительность поиска документа.
Средняя длительность поиска документа составляет 8 мин.
3) Наблюдается ежегодное Увеличение длительности обработки документа.
Средняя длительность обработки одного документа в 2011 г. составила 53,71 мин.
4) Ежегодно
теряется определенный процент документов.
Количество утраченных документов в % от общего количества в 2011 г. составил 2,6%
5) Несовершенство организационной структуры ДОУ.
Отсутствует специально нацеленный на работу с документами отдел, отсутствует штатная единица –делопроизводителя (секретаря).
Рассмотрим подробнее основные недостатки бумажного документооборота. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя –
теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы – они
могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения достоверности, физической и информационной целостности документов такого типа следует принимать специальные меры по защите и разграничению доступа.
К наиболее важным недостаткам бумажного документооборота относятся: расходы на закупку бумаги; архивы документов, сокращающие дорогую офисную площадь; поиск в бумажных архивах, который занимает в лучшем случае несколько минут, в худшем вообще может не увенчаться успехом; свойство бумажных носителей терять первоначальный вид от течения времени; сложности реализации гибкого управления правами доступа к документам; неизбежность перемещение бумажного документа по маршрутам информационных потоков с излишними тратами временных ресурсов; сложность централизации бумажного документооборота в организации с рассредоточенной структурой производства, как единую точку информационной поддержки; сложность применения проводной и безпроводной электронной передачи данных, связанной с закупкой специализированного оборудования.
Недостатки бумажного документооборота стали особенно очевидными в век высоких технологий. По данным исследования Siemens Business Services, проведенного еще в 2000 г., в развивающихся компаниях бумажный документооборот
с каждым годом возрастает примерно на 15-25%, порядка 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, 6% документов безвозвратно теряются, каждый внутренний документ копируется до 20 раз, в среднем каждый сотрудник тратит 150 часов в год на поиск утерянной информации, что в дальнейшем результате приводит к значительному снижению производительности труда персонала компаний.
На предприятии ООО «ТоргМур» полностью отказываться от бумажных документов невозможно, но возможно значительно сократить объёмы их использования во внутреннем документообороте организаций и при обмене документами между организациями.
При автоматизации систем хранении и передачи производственных данных преследуются основные цели перехода на электронный документооборот:
1. Увеличение эффективности работы с документами
2. Повышение качества управленческого труда
3. Обеспечение надёжной защиты информации
4. Повышение действенности контроля исполнения документов
5. Уменьшение издержек, связанных с документами
Управление информационным обеспечением,
в рамках документооборота, ООО «ТоргМур» на современных этапах развития – сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области документооборота предприятия ООО «ТоргМур» могут возникнуть ситуации тормозящие производство. Потеря документов, затягивание согласования – эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив автоматизированную корпоративную систему электронного управления документами.
Системы управления документацией являются основным средством автоматизации предприятия ООО «ТоргМур», преобразовывая документооборот из бумажной в электронную форму. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах. Также такая система включает все данные о сотрудниках, работающих с ней и о данных преобразованных этими сотрудниками, что в дальнейшем может потребоваться при восстановлении системы или даже при привлечении к ответственности на порчу данных.
В настоящее время существует множество программных продуктов, направленных на автоматизацию документооборота организации.
В целом возможностями этих программ являются следующие:
1)Возможность ведения нескольких организаций.
2)Возможность включения или отключения автоматического формирования номера документа.
3)Возможность настройки правил автоматического формирования номера документа для входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов в виде Префикс + Номер по счетчику.
4)Возможность постановки документа на контроль, цветовое выделение в журналах документов, стоящих на контроле.
5)Оповещение по сроку исполнения для ответственных исполнителей в журналах входящих и внутренних документов.
6)Возможностьнастройки оповещения.
7)Печать журналов.
8)Карточка документа, экспорт карточки в MS Word.
9)Возможность привязки к карточке изображений документа (любое количество отсканированных листов).
10)Приложения к входящим и внутренним документам.
11)Привязка документа к бумажному архиву.
12)Возможность организации связи между журналами входящих и внутренних документов.
13)Поиск в журналах.
14)Справочники.
15)Возможность установки входа в программу по паролю.
16)Функции переиндексации таблиц, архивирования базы, восстановления базы из архива и др.
Таким образом, в настоящее время ООО «ТоргМур», жизненно важно совершенствовать ДОУ. Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений.
Немаловажным фактором для увеличения прибыльности и доходности любого предприятия, является рост масштабов предприятия и численности его сотрудников, тогда вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. В данном случае предприятие ООО «ТоргМур» является небольшим по масштабам, но в перспективе, планируя увеличение и расширение географии бизнеса ООО «ТоргМур», могут возникнуть основные проблемы: руководство теряет целостную картину происходящего; структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность, неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты; следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.; приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников; для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций; в ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.
В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило,
являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.
Как уже отмечалось выше, один из самых важных факторов успешного развития предприятия – его качественное управление. Следствием этого неизменно будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.
Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятием, они будут выглядеть так. Программа автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на программу ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и программу автоматизации делопроизводства. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи: совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ); выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.
Резюмируя вышеизложенное, можно сделать вывод: проведенный анализ документооборота показал, что на предприятии ООО «ТоргМур» отсутствует штатная единица секретарь- делопроизводитель, отсутствует специально нацеленный на эту работу отдел, все это свидетельствует о несовершенстве организационной структуры службы ДОУ.
Одним из важных недостатков в организации документооборота на ООО «ТоргМур» является то, что в организации используется бумажный способ учета документации. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя. Процент выполненных поручений руководства по обработке документации составляет 76%, т.е. несвоевременно осуществляются обработка документация. Следовательно, существует необходимость совершенствования документооборота на предприятии ООО «ТоргМур».





Диссертация на заказ без предоплаты, без посредников