Внедрение системы DIRECTUM
на предприятии ООО «ТоргМур» позволит получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру. Внедрение документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» – это не просто “дань моде”. Это – осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота: прозрачность бизнес-процессов, исключение несанкционированного доступа, повышение исполнительской дисциплины, выполнение требований стандартов ISO-9000, сокращение затрат времени руководителей и сотрудников, наличие необходимой информации “под рукой”, максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании, рост конкурентных преимуществ, развитие корпоративной культуры, рис.3.3.
При внедрении системы DIRECTUM, на предприятии ООО «ТоргМур» будет осуществляться решение следующих бизнес- задач:
1.Входящие документы: классификация, регистрация, внесение резолюций и поручений, контроль местно нахождения оригиналов и выдачи копий;
2.Внутренние документы: разработка, согласование, подписание, регистрация, ознакомление сотрудников с внутренними документами, контроль местонахождения оригиналов и выдачи копий;
3.Исходящие документы: разработка, согласование, регистрация, отправка адресату, формирование реестра почтовых отправлений;
4.Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по
входящим и внутренним документам;
5.Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение).
6.Поиск электронных документов и регистрационно- контрольных карточек по различным параметрам.
7.Получение необходимых стандартных форм и журналов. Подготовка отчетности по документообороту.
Так как на предприятии ООО «ТоргМур» в службу ДОУ входят руководитель (генеральный директор) и руководители подразделений, они же и выполняют функции секретарей, делопроизводителей и являются ответственными за делопроизводство в подразделениях.. Таким образом, при внедрении автоматизации делопроизводства с помощью программы DIRECTUM, достигаемый бизнес-эффект для каждого работника, входящего в службу ДОУ предприятия ООО «ТоргМур» является следующим:
1.Эффективность для Высшего руководства:
1.1.Повышение контроля исполнения резолюций и поручений.
1.2.Упрощение подготовки отчетности по исполнительской дисциплине.
1.3.Ускорение передачи документов на рассмотрение/ исполнение.
1.4.Ускорение получения информации об исполнении документов.
1.5. Организация безопасной работы с конфиденциальными документами.
1.6.Сокращение затрат на расходные материалы.
2.Эффективность для руководителей подразделений:
2.1.Сокращение длительности подготовки и согласования исходящих и внутренних документов.
2.2.Повышение оперативности получения поручений от вышестоящего руководства.
2.3.Упрощение контроля исполнения выданных резолюций и поручений.
2.4. Ускорение процесса согласования, рассмотрения и регистрации документов.
3.Эффективность для службы делопроизводства (канцелярия):
3.1.Упорядочивание работы с документами в организации.
3.2.Упорядочивание регистрации документов.
3.3.Упрощение контроля исполнения резолюций и поручений.
3.4.Упрощение отслеживания переписки (соблюдение сроков ответов).
3.5.Повышение сохранности и исключение потерь документов.
3.6.Ускорение поиска зарегистрированных документов.
3.7.Минимизация количества бумажных копий документов.
3.8.Упрощение формирования стандартных форм и журналов (наклейки на конверты, журналы дел и пр.).
3.9.Ускорение и упрощение подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства.
4.Эффективность для секретарей-референтов (помощники) руководителей:
4.1.Упрощение контроля исполнения поручений и резолюций руководителя.
4.2. Упрощение и ускорение подготовки отчетности для руководителя об исполнении поручений и резолюций.
4.3. Упорядочивание регистрации документов (факсов, электронных официальных писем) и упрощение контроля местонахождения оригинала.
4.4. Ускорение поиска документов по запросу руководителя.
5.Эффективность для ответственных за делопроизводство в подразделениях:
5.1.Минимизация числа потерь документов.
5.2.Упорядочивание регистрации документов в подразделениях.
В функциональных возможностях программы DIRECTUM описываются основные показатели эффективности при внедрении системы, прил.3 .
Так, разработчики программы DIRECTUM предполагают, что автоматизация документооборота на любом предприятии с помощью программы DIRECTUM позволит: увеличить процент выполненных поручений руководства на 20%, средняя длительность поиска документа сократиться в 12 раз, средняя длительность подготовки документа сокращается в 2 раза, количество случаев утраты документов сокращается до 0%. Все эти показатели представлены в функциональных возможностях программы, прил.3. Рассчитаем экономическую эффективность от внедрения системы DIRECTUM на предприятии ООО «ТоргМур» по имеющимся данным, табл.3.3.
Таблица 3.3.Экономическая эффективность от внедрения системы DIRECTUM на предприятии ООО «ТоргМур»
| № п/п | Показатели эффективности |
Типовой результат ( по данным разработчиков программы) |
До внедрения |
После внедрения мероприя- тий |
Эффектив ность |
| 1 | Процент выполненных поручений руководства, в % от общего количества | Увеличение на 20% | 76% | 96% | +20% |
| 2 | Средняя длительность поиска документа по известным параметрам, мин | Сокращение в 12 раз | 8,0 | 0,6 |
Сокраще ние в 12 раз (на 7,4 мин.) |
| 3 | Средняя длительность подготовки и согласования исходящего письма, часы | Сокращение в 2 раза | 53,71 | 26,85 |
Сокращение в 2 раза (на 26,86 мин.) |
| 4 | Количество случаев утраты документов, % от общего числа документов | Сокращение с 30% до 0% | 2,6% | 0% | Полная ликвидация потерь документов |
Таким образом, по данным табл.3.3. видно, что согласно разработчикам программы DIRECTUM, предполагается, что процент выполненных поручений руководства от внедрения данной системы увеличится на 20%. Так как на анализируемом предприятии проведенный выше анализ показал, что процент выполнения поручений руководства составил 76%, следовательно, после внедрения данной системы, процент выполнения поручений руководства должен составить 76%+20%=96%
Средняя длительность поиска документа по известным параметрам (по данным разработчиков программы DIRECTUM) должна сократиться в 12 раз. Таким образом, на предприятии ООО «ТоргМур» в настоящий момент (по статистическим данным предприятия) этот показатель составляет 8минут. Следовательно, при внедрении данной системы средняя длительность поиска документа составит 8минут/12=0,6 мин.
В случае автоматизации документооборота с помощью программы DIRECTUM, средняя длительность подготовки и согласования исходящего письма(по данным разработчиков программы DIRECTUM) должна сократиться в 2 раза. Так как в настоящий момент на ООО «ТоргМур» (по статистическим данным предприятия) средняя длительность подготовки и согласования исходящего письма составляет 53,71мин., то после внедрения данной программы, средняя длительность подготовки и согласования исходящего письма должна составить 53,71/2=26,85мин.
Разработчики программы DIRECTUM также предусматривают, что при автоматизации документооборота этой программой, количество случаев утраты документов ликвидируется полностью. Т.е. на предприятии будет отсутствовать потеря документов. В настоящий момент на ООО ТоргМур» потеря документов составляет 2,6% (по статистическим данным организации), следовательно, автоматизация документооборота на ООО Торгмур» устранит данный недостаток.
Резюмируя вышеизложенное, после внедрения автоматизации документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» произойдет полная ликвидация потерь документов, тогда как до внедрения мероприятий потери документов составляли 2,6%. В 2 раза сократится длительность подготовки документа. Средняя длительность поиска документа после проведения мероприятий будет составлять несколько секунд, тогда как в настоящий момент в среднем на поиск документа уходит в среднем 8 мин. До внедрения мероприятий процент выполнения указаний руководства составлял 76%, автоматизация документооборота позволит увеличить процент выполнения поручений на 20% и в перспективе практически на 100% (по нашим данным 96%)будут выполняться задания руководства.
Внедрение системы DIRECTUM позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру. Это прозрачность бизнес-процессов, исключение несанкционированного доступа, повышение исполнительской дисциплины, выполнение требований стандартов ISO-9000, сокращение затрат времени руководителей и сотрудников, наличие необходимой информации “под рукой”, максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании, рост конкурентных преимуществ, развитие корпоративной культуры и др. Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» позволит устранить недостатки бумажного документооборота, повысит скорость обработки и поиска документов, обеспечит прозрачность бизнес-процессов, повысит исполнительскую дисциплину, исключит утечку информации, повысит скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов и др.
