Оценка существующей системы автоматизации бизнес процессов в организации ООО «Смарт Номад»

Для управления сетью отелей в организации ООО «Смарт Номад» применяется программный продукт 1С:Предприятие 8. Отель. Рассмотрим Возможности продукта 1С:Предприятие 8. Отель. Отраслевое решение предназначено для повышения эффективности работы гостиниц любого формата – от хостелов, мини-отелей до бизнес-отелей, курортных отелей и гостиничных сетей. Русский, английский и немецкий язык пользовательского интерфейса 1С:Отель позволяют успешно использовать решение для автоматизации гостиничного бизнеса не только в России, но и за рубежом.
Внедрение системы позволяет оптимизировать штат сотрудников, зарплатный фонд и работу бухгалтерии, а также предоставит инструменты для того, чтобы повысить прямые продажи, средний чек на гостя и сократить издержки в работе отеля.
1)УСКОРЕНИЕ РАБОТЫ ФРОНТ-ОФИСА
Ключевые показатели отеля отображаются на главном экране. Быстрые ссылки открывают доступ к ключевым операциям не более чем в 2 клика, рисунок 2.1.
Интерактивная графическая карта номерного фонда подходит для визуальной оценки загрузки номеров и позволяет в режиме drag&drop переносить брони и оптимизировать загрузку. Масштаб карты подстраивается по разрешение экрана и среднюю продолжительность проживания – от часа до месяца. Все операции фронт-офиса доступны из одного окна – поиск и поселение брони, бронирование, смена статусов номеров, продление и переселение гостей. Карта номерного фонда представлена на рисунке 2.2.
Сканер паспортов. Подключение сканера паспортов к системе ускоряет процесс оформления гостей, облегчает работу ресепшн, экономит бумагу и картриджи при копировании паспортов. 1С:Отель сохранит копию паспорта, чтобы администраторы могли позже, в свободное время, обработать их в едином журнале. Обработанные документы автоматически заполняют и обновляют профиль гостя, а также записи в журнале регистрации иностранных граждан. При подключении систем распознавания таких как ABBYY Passport Reader SDk или PassportBox (приобретаются отдельно) заполнение всех данных клиента происходит автоматически.
Регистрация иностранных граждан. В соответствии с требованиями закона формируются записи регистрации иностранных граждан. Далее, для целей регистрации, программа печатает уведомление о прибытии/убытии иностранца. Эту форму можно передать в отделение ФМС или по почте.
Программа поддерживает выгрузку записей о регистрации иностранных граждан в форматах «Контур», «Скала», «Территория», «Московская безопасность» для передачи в ФМС в электронном виде.
Экспресс заселение. Для ускорения оформления гостя при заезде используется механизм экспресс-заселения по QR Коду. При считывании QR-кода из подтверждения бронировании происходит автоматический поиск брони, заселение и выдача ключа. Таким образом время оформления гостя сокращается до 5 секунд. Такой код в подтверждении получают гости, у которых бронь заранее оплачена и внесены паспортные данные гостя.
Контроль взаиморасчетов. Система позволяет быстро и удобно вести взаиморасчеты с гостями и контрагентами. С помощью гибких настроек правил начисления счета разделяются по видам услуг, срокам, суммам и т.д. Для контроля задолженности программа учитывает глубину кредита, и сумму нефискальных предавторизаций по карте гостя. Простой механизм оформления авансов и проведения операций через онлайн ККМ (54-ФЗ) сокращает число ошибок и время оформления операций с гостем, рисунок 2.3.
2)ПОВЫШЕНИЕ ПРЯМЫХ ПРОДАЖ ОТЕЛЯ.
Индивидуальное и групповое бронирование. Новая форма наличия номеров позволяет быстро оценить загрузку, проверить цены, рассчитать и забронировать в 2 клика как индивидуальную бронь, так и групповую. В результате клиент может получить счет с подписью и печатью в течении минуты. Справка о наличии свободных номеров представлена на рисунке 2.4.
Управление загрузкой и квотами номеров. Использование механизма квот позволяет выделить часть номерного фонда гостиницы в распоряжение агента (туроператора). При этом номера, выделенные в квоту, можно снять с продажи и заселять в эти номера гостей только по заявкам агента. Система квот позволяет создавать «мягкие» и «жесткие» квоты. Дата освобождения квоты контролируется автоматически, что повышает возможности продать номер напрямую. Свободные номера по квотам представлены на рисунке 2.5.
Динамические тарифы. Система управления тарифами позволит реализовать гибкие схемы по продаже. Удобный новый календарь управления уровнем цены и ограничениями по тарифу позволит вести более гибкую ценовую политику. Кроме того, система поддерживает автоматическое повышение цены в зависимости от % загрузки отеля или категории. Управление календарем тарифа представлено на рисунке 2.6.
3.ПОВЫШЕНИЕ ЛОЯЛЬНОСТИ ГОСТЕЙ.
В программу включены инструменты, которые помогут построить программу лояльности для гостей и повысить возвратность и повторные продажи.
Управление скидками. Система поддерживает работу с простыми и накопительными скидками. Есть возможность задать различный процент скидки для разных наборов услуг, что позволит отелю построить программу лояльности с привлекательными, но не разорительными условиями. Накопительные скидки автоматически учитывают сумму продаж, число заездов или число ночей по клиентам и применяют соответствующий уровень.
Автоназначение скидок. Система проследит за суммой продаж, ночей или заездов по клиенту и автоматически сменит тип скидки у гостя. При этом менеджер получит уведомление со списком гостей и их новыми уровнями в программе лояльности.
Бонусы. Система накопит бонусы по правилам отеля. Чтобы их потратить гостю нужно вернуться, что повышает возвратность и лояльность гостей. 1С:Отель не только учитывает бонусы, но и предоставляет интерфейс для использования бонусов во внешних системах, что позволит построить полную и удобную для гостя систему.
Рассылки. Автоматизируйте рутинные, но полезные для гостей уведомления и повышайте вовлеченность гостя и узнаваемость бренда. Например, уведомление о бронировании, уведомление об поступлении оплаты, напоминание о сроках оплаты, приглашение заполнить паспортные данные и получить возможность экспресс заселения, полезная информация об отеле накануне заезда, сбор отзывов после выезда.
4.ПОВЫШЕНИЕ ПРОДАЖ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛУГ.
Киоск. Специальное рабочее место «Киоск» используется для быстрого оформления чеков при продаже товаров и услуг как проживающим гостям, так и клиентам, не заселенным в отеле.
Интеграция и единый счет гостя. Обмен данными с 1С:Салон красоты, 1C:SPA-Салон, 1С:Фитнес клуб и 1С:Ресторан. В поставку включены веб и http сервисы, которые помогут интегрировать все системы в единое информационное пространство и предоставить гостю возможность оплатить любой свой заказ в одном месте – на ресепшн отеля. Единая расчетная карта гостя представлена на рисунке 2.7.
POS-система ресторана или SPA-комплекса получает данные о клиенте, его скидках, лимитах и балансе и учитывает при оформлении заказа. Обратно в 1С:Отель из POS-системы автоматически предается на счет гостя, включая детализацию заказа по позициям. Упрощение расчетов и удобство для гостя повышает средний чек в отеле и, в тоже время, контролирует своевременную оплату всех счетов.
Заказ трансфера. Новая подсистема «Заказы»(рисунок 2.8) позволяет не просто заказать услугу трансфера, но и автоматизировать соответствующую службу.
По каждому заказу отслеживается статус заказа вплоть до исполнения. Поддерживаются различные сценарии оплаты – на номер, наличными, водителю. Заказ сохранит всю необходимую информацию, включая место встречи и количество детских кресел.
5.ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ ГОРНИЧНЫХ.
Управление статусами номеров (рисунок 2.9). Для отображения занятости номеров и состояния уборки используются статусы номеров. Статусы также необходимы при планировании и распределении работ по номерам.
Изначально номер «свободный, чистый». В день заезда гостя на несколько дней статус номера меняется на «занятый, чистый». На следующий день номер становится грязным, и он по-прежнему занят гостями – статус «занятый, грязный». Горничная проводит уборку, что возвращает номер в состояние «занятый, чистый». Так продолжается каждый день, пока гости живут в номере. В день выезда гостя статус изменится на «свободный, грязный». Горничная проводит уборку ставит статус «свободный, чистый».
Удобный отчет для горничных показывает какие работы в каком номере нужно выполнить и поможет даже небольшим отелям где в штате нет супервайзера для контроля работ. Также система позволяет планировать работу и выдавать задания индивидуально для каждого сотрудника.
Распределение работ. Специальное рабочее место Супервайзера используется для назначения работы горничным, и печати персонального плана работ на день (рисунок 2.10).
Для управления номерами и работами с мобильного телефона поддерживается работа с чат-ботом Telegram. Роли сотрудников чат-боте: Горничная, Супервайзер, Инженер. Чат-бот позволит выполнять все операции по управлению статусами номеров, отслеживанию работ и неисправностями с мобильного телефона.
Учет материалов. По каждому виду работ система рассчитает плановый и фактический расход материалов и номенклатуры. Нормативы задаются по видам работ на категорию номера или на номер. Специальный отчет рассчитает какой должен быть оборот материалов и принять правильные решения по мотивации горничных.
6. УМЕНЬШЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ.
Контроль оплаты счетов. Счета на оплату (рисунок 2.11) выставляются очень быстро и просто как на группу гостей, так и на отдельный номер или мероприятие. По каждому счету система отслеживает статус и срок оплаты.
Интеграция с бухгалтерией. Обмен данными с 1С:ERP Управление предприятием , 1С:Комплексная автоматизация, редакция 2 и 1С: Бухгалтерия. Все счета выгружаются в бухгалтерию, обратно загружаются платежи. Таким образом менеджер отеля получает своевременную информацию об оплате счета, и процесс контроля не отнимает много времени.
Кроме того, такой обмен данными позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет (в соответствии с РСБУ) без повторного ввода информации о работе отеля.
Автоматическая рассылка напоминаний об оплате дополнительно сокращает время обработки счетов. 1С:Отель по неоплаченным счетам автоматически отправляет напоминание о сроке оплаты. Если же счет не был оплачен вовремя, то бронь автоматически аннулируется, номера снова попадают в продажу и сокращается простой номеров.
7.ТОЧНАЯ ОТЧЕТНОСТЬ.
1С:Отель рассчитывает ключевые показатели работы отеля, такие как: выручка на номер (RevPAR), Загрузка, Средняя цена (ADR), средняя продолжительность проживания (ALS), сумма продаж. Отчеты легко настраиваются и позволяют анализировать работу отеля в различных разрезах, рисунок 2.12.
Отчеты помогут ответить на вопросы: Какие клиенты приносят больше выручки, какие каналы работают лучше, сколько было повторных гостей, как быстро продаются номера в этом году и т. д. Сводные показатели отчетов представлены на рисунке 2.13.
Любой отчет может быть включен в рассылку по расписанию в формате Excel или pdf и предоставить руководителю своевременный автоматический расчет.
Также в системе предусмотрен набор регламентированных для предприятий гостиничного бизнеса отчетов: Журнал регистрации иностранных граждан, РОССТАТ Форма №1 (КСР) квартальная, РОССТАТ Форма №1 (КСР) годовая, РОССТАТ Сведения о кол-ве иностранных граждан по целям визита квартальная.
8. ИНТЕГРАЦИИ.
Система поддерживает интеграцию и предоставляет интерфейс для интеграции с такими системами как: электронные замки; системы платного ТВ – hoteza, videoluxe; сканеры паспортов – PassportBox, ABBYY Passport Reader SDK; чат-боты – Telegram для сотрудников отеля, hotbot для общения отеля с гостями; ККМ-онлайн (54-ФЗ) «Штрих-М» и «Атол». менеджеры каналов продаж (Channel Manager) – OTA Gateway, AvailPro, TravelLine, SiteMinder (необходима подписка на сервис правообладателя);
9. ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ СЕТЬЮ ОТЕЛЕЙ.
Система позволяет вести учет по нескольким отелям в одной базе. Поддерживает различные схемы построения сети с обменом данных в режиме онлайн. Предоставляет единую базу клиентов для сети и единую отчетность по сети отелей.
В одной базе можно вести учет по нескольким организациям, что позволяет балансировать выручку по номерам или услугам. Поддерживается работа с несколькими ККМ, контролируется разделение начислений по фирмам. Все корректно выгружается в бухгалтерию.
Тонкий и веб-клиент позволят автоматизировать сеть отелей с помощью простой и удобной установки одной базы данных.
Кроме того, в поставку включены правила обмена, позволяющие настроить УРИБ и построить сеть отелей, подчиненных центральному узлу с общей базой клиентов и единой отчетностью в центре, при этом, работающими независимо от стабильности соединения с Интернет.
10.ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА.
Решение 1С:Отель разработано на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», которая позволяет: обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы; организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиент (через обычный интернет-браузер), в том числе в «облачном» режиме; создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и иных мобильных устройств; настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.
Итак, выше были рассмотрены основные функции программы 1С:Предприятие 8. Отель. Однако, данный программный продукт не способен выполнять множество других функций, которые необходимы для более эффективного управления отелем. Для того, чтобы совершенствовать данную систему целесообразно внедрение дополнительных программ, перейдем к рассмотрению этой части вопроса.



Помощь студентам без посредников, без предоплаты