Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Документооборот включает в себя всю совокупность перемещений документов в процессе выработки, принятия и исполнения управленческих решений, все операции по приему, передаче, рассмотрению, оформлению, исполнению и отправке документов.
Документооборот всегда представлен тремя основными документопотоками, образуемыми: поступающими (входящими) документами, движущимися от момента поступления в организацию до исполнения и направления в дело; отправляемыми (исходящими) документами, движущимися от момента их создания до отправки; внутренними документами, движущимися внутри организации от момента создания до исполнения и направления в дело.
Организация документооборота
Руководители всех уровней и все исполнители организации (учреждения) осуществляют работу со служебными документами в строгом соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству данной организации.
Должностные лица: осуществляют рассмотрение документов и обеспечивают доведение их до исполнителей в установленные сроки (при рассмотрении документов выделяют документы, требующие срочного исполнения; документы, присланные для согласования, рассматривают в первую очередь); выносят по итогам рассмотрения документов конкретные резолюции, точно определяющие исполнителей, поручения и сроки их исполнения; осуществляют контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов; принимают меры к сокращению затрат на получение и обработку информации (в том числе за счет четкой регламентации работы, унификации форм документов, рациональной организации работы подчиненных, использования средств оргтехники и т. д.); обеспечивают сохранность создаваемых и поступающих документов для их использования в последующей деятельности, организуют текущее хранение документов, позволяющее систематизировать исполненные документы и формировать их в дела на основе номенклатуры дел.
Работники, ответственные за делопроизводство: осуществляют регистрацию и учет документов, обеспечивают прохождение документов в установленные сроки; информируют руководство о состоянии их исполнения; осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству; выполняют иные необходимые делопроизводственные функции.
К количественным характеристикам документооборота относятся: количество документов входящих, выходящих и внутренних, и время их протекания; удельный вес каждого документопотока; плотность документопотока – это количество документов проходящих через СП за единицу времени; физический объем документооборота.
К качественным характеристикам документооборота относятся: характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); маршруты движения документов (направление движения, этапы маршрута движения документов);
периодичность (стадии документооборота); направленность движения.
Курсовая работа на заказ, без посредников