Рассмотрим совершенствование организационной структуры ДОУ на торговом предприятии в ООО «ТоргМур».
Понятие -служба ДОУ- важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Проведенный выше анализ документооборота и структуры службы ДОУ в ООО «ТоргМур» показал, что существует несовершенство организации службы ДОУ.
А именно – отсутствует работник, ответственный за ведение документации и организации делопроизводства. В настоящий момент структура ДОУ состоит из 4 человек: генеральный директор и три управляющих (управляющие филиалами).В крупных предприятиях для организации документооборота существует специально нацеленный на эту работу отдел. Так как предприятие ООО «ТоргМур» является небольшим по размерам и масштабам деятельности, то целесообразно будет введение одной штатной единицы- секретарь-референт (секретарь- делопроизводитель).
На должность секретаря необходимо принять работника, имеющего высшее образование, желательно с опытом работы в данной деятельности (не менее 1 года). Утвердить график работы для секретаря- 5 дневная рабочая неделя, 7 часовой рабочий день. Оплата труда секретаря –делопроизводителя должно осуществляться по тарифной ставке 8400 руб.+ премия в размере 20%. Таким образом, сумма начисленной заработной платы секретаря-делопроизводителя составит 10080 руб.
Секретарь-делопроизводитель (секретарь- референт) должен совмещать выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной
должности и должен осуществлять свои функции на основании должностной инструкции. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; организации работы с документами, составления документации; организации управленческого труда; применение средств вычислительной и организационной техники; перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.Основными задачами секретаря-делопроизводителя будут являться организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно директору предприятия. Таким образом, новая организационная структура службы ДОУ ООО «ТоргМур» будет выглядеть так, рис.3.1.
В своей деятельности секретарь-референт(секретарь- делопроизводитель) должен руководствоваться: законодательными актами РФ; Уставом предприятия; Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; должностной инструкцией.
На секретаря-референта будут возлагаться следующие функции: информационно-справочное обслуживание по документам предприятия; методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия; документирование деятельности совещательных органов предприятия; оперативно-организационное обслуживание руководства; ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
Рассмотрим должностные обязанности секретаря –референта. Секретарь-референт должен:
1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей.
6. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
7. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
8. Вести прием посетителей.
9.
Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление приказов по личному составу; оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; оформление трудовых книжек; оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); оформление командировочных документов; оформление листов нетрудоспособности; ведение табеля учета рабочего времени; выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
10. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
13. На секретаря также будут возложены обязанности курьера.
Секретарь-референт будет иметь право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия; требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO); визировать документы 
управленческой деятельности в рамках своей компетенции; вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники; требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия; работать с документами, имеющих гриф КТ или Конфиденциально; принимать решения в пределах своей компетенции; взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
Секретарь-референт будет нести ответственность за: качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия; небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов; сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф Конфиденциально или КТ; нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных инструкцией.
Диссертация на заказ без предоплаты, без посредников
