Оценка существующей системы бизнес-процессов коммерческого банка
ПАО «Совкомбанк» показала, что в управлении банком предусмотрены бизнес процессы управления, основные и обеспечивающие бизнес-процессы. Однако, кадровый процесс банка не совершенен, так как основные функции, выполняемые данным отделом- оформление кадровой документации, осуществляется устаревшим способом. Процесс этот очень длительный и требует постоянного прихода кандидата в отдел кадров ПАО «Совкомбанк». В связи с этим, необходим реинжиниринг кадровых процессов, который будет включать в себя внедрение более совершенной системы автоматизации кадровых процессов и перевод их в электронный формат, иными словами- обмен документами с сотрудниками в онлайн-среде. [26]Для реинжиниринга кадрового процесса сотрудников коммерческого банка ПАО «Совкомбанк» было принято решение о цифровизации деятельности сотрудников кадровой службы банка, путем внедрения программы КЭДО«Directum HR Pro». Программа КЭДО «Directum HR Pro» -это комплексная система, которая объединяет готовые блоки для кадровых бизнес-задач и строится по принципу конструктора. Пользователи сами решают, с каких областей начать HR-цифровизацию. Сама компания разработчик считает, что «Directum HR Pro»- это больше, чем КЭДО. Программный продукт «Directum HR Pro» позволяет автоматизировать: прием на работу, оформление отпусков, командировок, движение персонала и другое, таблица 2.4. [28]
Таблица 2.4- Возможности программного продукта КЭДО «Directum HR Pro»
| № п/п | Основные функции при работе с кадрами | Описание |
| 1 |
Кадровый ЭДО
|
Быстрый перевод кадровых документов в электронный вид в соответствии с 377-ФЗ. |
| 2 |
Движение персонала
|
Цифровизация работ по переводам, изменению условий труда и увольнению сотрудников |
| 3 |
Отпуска
|
Прозрачное планирование, быстрое оформление и удобное согласование отпусков. |
| 4 |
Командировки и авансовые отчеты
|
Быстрое оформление документов для командировок и оперативная сдача авансовых отчетов. |
| 5 |
Прием на работу
|
Цифровизация работ по приему сотрудников. |
Рассмотрим подробнее основные функции программы «Directum HR Pro» по работе с кадрами.
1)Кадровый ЭДО. По оценке клиентов Directum, затраты на классический кадровый документооборот составляют до 3000 руб. в год на сотрудника. С внедрением «Кадрового ЭДО» можно избежать «бумажных» проблем, а расходы – сократить в 3-5 раз. Рассмотрим как работает «Кадровый ЭДО» от Directum в таблице 2.5.
22 ноября 2021 года были приняты поправки к ТК РФ (377-ФЗ), которые прямо разрешают цифровую коммуникацию и обмен электронными документа ми в трудовых отношениях. Изменения дополняют положения о КЭДО с дистанционными сотрудниками (407-ФЗ) и об электронной подписи (63-ФЗ). Перейти на кадровый ЭДО можно за 3 дня, для этого необходимо:
Таблица 2.5–Сущность работы кадрового ЭДО в «Directum HR Pro» [28]
| № п/п | Сущность работы | № п/п | Сущность работы |
| 1 | Работодатель и работники обмениваются кадровыми юридически значимыми документами в цифровом виде. | 4 | Ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами и ОРД происходит с проставлением электронной подписи. |
| 2 | Заявления работников заполняются в несколько кликов и моментально отправляются на согласование. | 5 |
Документы оперативно выгружаются для контролирующих органов.
|
| 3 | Обеспечиваются сохранность и юридическая значимость документов на протяжении длительных сроков хранения. | 6 | Поддерживается интеграция с порталом «Работа в России». |
а)Соблюсти регламентные процедуры. Компания Directum предоставляет готовый пакет документов для легитимного и безопасного перехода на электронное взаимодействие.
б)Настроить решение. С помощью готовых инструментов легко занести и настроить оргструктуру, пользователей, их полномочия и права подписи, шаблоны документов.
в)Подключить сотрудников. По ссылке в смс-приглашении работники переходят в личный кабинет, где в два клика получают электронную подпись и там же могут подписать согласие на электронное взаимодействие.
Схема кадрового ЭДО в программе «Directum HR Pro» представлена на рисунке 2.10. Преимущества решения кадрового ЭДО в программе «Directum HR Pro» представлены в таблице 2.6. [28]
2)Движение персонала. С помощью данной функции решается проблема кадровых перемещений, таблица 2.7. [28]
Таблица 2.6-Преимущества решения КЭДО в программе «Directum HR Pro»
| № п/п | Преимущества | Описание |
| 1 | Быстрый старт | · Готовое решение «из коробки»; Доступно в облаке и on-premise;Легкое встраивание в существующий ИТ-ландшафт |
| 2 | Легитимность | · Документы подписываются квалифицированной электронной подписью со стороны работодателя и облачной неквалифицированной электронной подписью со стороны работника. Облачные ЭП безопасны и юридически значимы, не требуют затрат на логистику и токены. Безопасность обеспечивается дополнительной аутентификацией по СМС. |
| 3 | Легкий доступ |
· Подключение как дистанционных, так и сотрудников в офисе. · Доступ с компьютера и мобильных устройств. Возможен доступ к сервису через инфокиоски. |
| 4 | Интеграция | · Документы на подписание передаются автоматически из учетных систем 1С, SAP, БОСС-кадровик и др. Выгрузка и подписание документов через портал «Работа в России» |
| 5 | Хранение кадровых документов |
· Документы доступны на протяжении всего срока хранения. · Проставление меток времени в соответствии с 63-ФЗ. · Доказательство юридической значимости документов спустя много лет. Выгрузка электронных документов в соответствии с требованиями Минтруда. |
| 6 | Методологическая поддержка | · Консультации и полное сопровождение на всех этапах перехода на КЭДО. Готовые шаблоны организационных документов и регламенты. Расчет эффективности для компании . |
Таблица 2.7-Проблема и пути решения с помощью функции «Движение персонала» в программе «Directum HR Pro» [36]
| Проблема | Решение |
|
· Кадровые перемещения при классическом оформлении требуют большого количества ресурсов: на контроль участников из разных подразделений уходит много времени; · приезд удаленных работников для подписания кадровых документов ведет к дополнительным расходам; подписание документов позже нормативных сроков грозит штрафами от трудовой инспекции. |
· Управлять перемещением персонала в цифровом виде: позволить системе контролировать этапы процессов и исполнительскую дисциплину участников; · минимизировать риск несвоевременного подписания документов и получения штрафов от инспекций.
|
Возможностями решения являются:
А)Перевод и изменение условий труда. В системе можно отправить запрос на изменение условий труда, например на смену должности, изменение режима работы, размера заработной платы или обязанностей сотрудника. Формировать запрос может сам сотрудник, его руководитель или специалист кадровой службы. Задача уходит ответственным согласно регламенту компании: на согласование, создание и подписание документов, проведение необходимых работ, рисунок 2.11(Приложение 9).
Согласование и изменение условий труда в программе «Directum HR Pro» представлено на рисунке 2.12 (Приложение 9).
Б)Увольнение. Инициировать увольнение может как сотрудник, так и его руководитель. При отправке запроса в системе формируется электронный обходной лист и запускается процесс с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и других. Оформление запроса на увольнение сотрудника представлено на рисунке 2.13(Приложение 9). Оформление заявления на увольнение в личном кабинете представлено на рисунке 2.14 (Приложение 9).
3)Отпуска. Основную проблему, которую решает продукт с помощью функции «Отпуска» –это перевод планирования отпуска на бумаге в цифровой формат, таблица 2.8.
Таблица 2.8-Проблема и пути решения с помощью функции «Отпуска» в программе «Directum HR Pro» [36]
| Проблема |
Решение
|
|
Планировать отпуска на бумаге или в Excel-файле — долго и трудозатратно: нужно собрать информацию по всем сотрудникам и найти пересечения в подразделениях. Много времени и сил занимает ручная проверка отпусков: сколько дней отпуска доступно сотруднику, соответствуют ли периоды законодательству и т.д. Несвоевременное утверждение графика отпусков грозит штрафами для компании. |
Управлять отпусками в цифровом виде: · -организовать прозрачный процесс планирования отпусков для всех сотрудников; · -автоматически формировать графики отпусков и проверять возможные пересечения в пару кликов; · -оперативно изменять и переносить отпуска; · -выполнять все требования законодательства. Например, система сама напоминает о приближающемся отпуске сотрудника. |
Возможностями решения являются следующие:
А)Планирование. С помощью решения специалист по работе с персона- лом организовывает годовое планирование в электронном виде, быстро и удобно для всех участников. При этом система сама выполняет рутинные действия, например рассылку заданий сотрудникам или сведение итогового графика по форме Т-7. Специалисту достаточно убедиться, что введены верные данные о видах отпусков и их продолжительности. Эти данные можно в пару кликов получить из внешней учетной системы, например «1С: Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), с помощью интеграционных решений. При этом учитываются и остатки отпусков за прошлые периоды.
Решение позволяет адаптировать планирование отпусков под особенности организации. Например, его можно организовать по подразделениям или для отдельных сотрудников. Это бывает необходимо, когда новый сотрудник принят на работу в середине года. Также можно включить в планирование дополнительные виды отпусков, если они используются в компании. Планирование отпусков в личном кабинете на компьютере представлено на рисунке 2.15(Приложение 9).
Сотрудники планируют отпуска в личном кабинете или в системе Directum RX. Понятный интерфейс помогает заполнить всё правильно – например, подсказывает, если коллега запланировал отпуск на те же даты. Также система проверяет, что как минимум один период отпуска включает 14 дней. Конечная дата отпуска определяется автоматически с учетом его длительности и праздничных дней. Если сотрудник совмещает в компании несколько должностей, система помогает ему запланировать отпуск по каждой должности.
Запланировать можно только часть отпуска, если это предусмотрено регламентами компании. На оставшиеся дни отпуска сотрудник впоследствии может оформить заявление. Возможные пересечения отпусков легко отследить на общем графике подразделения или организации. Для наглядности совпадающие периоды выделяются цветом. Запланированные отпуска в личном кабинете на смартфоне и график отпусков с пересечениями при работе в программе «Directum HR Pro» представлены на рисунке 2.16-2.17 (Приложение 9). Итоговый график подписывается руководителем и автоматически загружается в 1С:ЗУП. После этого сотрудники в любой момент могут увидеть свои плановые отпуска в личном кабинете или системе Directum RX.
Б)Оформление. За две недели до отпуска система автоматически отправляет сотруднику уведомление, чтобы удостовериться, что планы не изменились, рисунок 2.18(Приложение 9).При этом сотрудник может выбрать коллегу, который будет замещать его на время отпуска. Если после составления графика у сотрудника остались дни отпуска, он может легко оформить и отправить заявление, следуя подсказкам системы. Она отобразит возможные даты и количество доступных дней.
Система формирует заявление по шаблону и отправляет его на согласование руководителю. Когда заявление согласовано, специалист по работе с персоналом в пару кликов создает приказ, который уходит на подпись руководителю и ознакомление сотруднику. Шаблоны заявлений и приказов гибко настраиваются, а при необходимости специалист может загрузить в систему собственный шаблон. Все остальное система организует сама: создает и проводит кадровый документ в 1С:ЗУП, а также отправляет бухгалтеру задание на начисление отпускных, если отпуск оплачиваемый. Все это происходит автоматически, а специалист по работе с персоналом получает уведомления. Оформление заявления на отпуск в личном кабинете на смартфоне представлено на рисунке 2.19 (Приложение 9).
В)Перенос отпуска. Сотрудник может перенести запланированный отпуск: достаточно указать новые даты, оставить комментарий и в один клик отправить запрос. После этого руководитель сотрудника получит задание на согласование переноса, а специалист по работе с персоналом – задание на проверку новых дат. Специалист по работе с персоналом может посмотреть общий список отпусков компании в специальном реестре. Перенос отпуска в личном кабинете на компьютере представлено на рисунке 2.20 (Приложение 9).
Г)Подготовка к проверкам. Документы по отпускам можно оперативно выгрузить для представления проверяющим органам, рисунок 2.21 (Приложение 9).
4)Командировки и авансовые отчеты. Основную проблему, которую решает функция «Командировки и авансовые отчеты» – это ускорение оформления документов для рабочей поездки, таблица 2.9.
Таблица 2.9- Проблема и пути решения с помощью функции «Командировки и авансовые отчеты» в программе «Directum HR Pro» [28]
| Проблема | Решение |
|
Оформление документов для рабочей поездки – долгий и трудоемкий процесс: · согласование командировки непрозрачно и отнимает время командируемого, его руководителя, бухгалтера; · нарушаются сроки предоставления авансовых отчетов, так как сотрудники часто забывают заполнять их вовремя; · бухгалтерия вынуждена тратить время на проверку подтверждающих документов и авансового отчета; · затянувшееся подписание документов по командировке приводит к проблемам с закрытием отчетного периода.
|
Перевести командировки и авансовые отчеты в электронный вид: · создавать заявки на командировки в пару кликов, согласовывать их по настроенному маршруту; · оперативно отменять командировку или изменять ее параметры в процессе согласования (например, в случае превышения расходов или переносе сроков); · автоматически формировать авансовый отчет в системе сразу после подписания приказа на командировку; · быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.
|
Возможностями решения являются следующие:
А)Оформление командировки. Заявка на командировку создается в пару кликов в системе или в личном кабинете. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист. Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.
Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании. После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.
На основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде. Сотрудник может отменить или изменить параметры командировки, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель -отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость. Оформление командировки в системе и в личном кабинете представлено на рисунке 2.22-2.23 (Приложение 9).
Расчет расходов на командировку в системе и в личном кабинете представлены на рисунке 2.24-2.25 (Приложение 9).
Б)Оформление авансового отчета. По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет в системе или в личном кабинете. Табличная часть отчета формируется автоматически еще на этапе утверждения командировки – за основу берутся плановые расходы. Командируемый проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет – заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан- копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание – они привяжутся к авансовому отчету автоматически. Заполненные данные согласу- ют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию. Задание на заполнение авансового отчета в системе и подготовка авансового отчета в личном кабинете представлены на рисунке 2.26-2.27 (Приложение 9).
В)Подготовка к проверкам. Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами. Выгрузка документов по авансовым отчетам в личном кабинете представлено на рисунке 2.28 (Приложение 9).
5)Прием на работу. Основную проблему, которую решает продукт с помощью функции «Прием на работу»- ускорение приема персонала из различных регионов и стран, таблица 2.10.
Таблица 2.10- Проблема и пути решения с помощью функции «Прием на работу» в программе «Directum HR Pro» [28]
Возможностями решения являются следующие:
А) Онлайн-трудоустройство. Технологии удаленного приема на работу не только ускоряют внутренние процессы компании и повышают их эффективность – они усиливают репутацию компании как современного работодателя и укрепляют лояльность кандидатов и работников. Сегодня трудовое законодательство разрешает проводить прием кандидатов на работу полностью в цифровом виде, без личного визита в офис. Онлайн-прием полезен при работе с удаленными кандидатами и при наличии филиалов в разных городах с кадровой службой в центральном офисе. С решением от Directum возможно полностью легитимное онлайн-трудоустройство.
Весь процесс проходит в несколько этапов:
1.1)По ссылке в смс-сообщении новый сотрудник получает доступ в личный кабинет (ЛК), где указывает свои данные и прикладывает фото документов. При интеграции с рекрутинговыми системами часть информации в ЛК может быть заполнена заранее.
1.2)Чтобы подписать заявление на получение сертификата усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), новичок проходит аутентификацию на сайте ЕСИА (Госуслуги) и проставляет на заявлении свою электронную подпись Госуслуг.
1.3)Удостоверяющий центр получает информацию о подтверждении личности работника и выдает ему УНЭП. Полученной ЭП сотрудник подписывает согласие на КЭДО, а затем – трудовой договор и остальные документы, связанные с работой. Подписание трудового договора, заполнение сведений в личном кабинете и выпуск сертификата УНЭП при работе в программе «Directum HR Pro» представлены на рисунке 2.29, 2.30, 2.31 (Приложение 9).
Б)Настраиваемые списки документов и ЛНА. Требования к сотрудникам зависят от должности и специфики работы в компании. Например, для трудоустройства на должность водителя у кандидата должны быть водительские права. Специалист кадровой службы может настроить перечень документов, запрашиваемых при приеме в определенную организацию, подразделение или на должность. После этого ему не придется вручную указывать, что запросить у кандидата – список документов составляется автоматически. Перечни локальных нормативных актов (ЛНА), которые должен знать будущий сотрудник, также могут отличаться в пределах компании. Чтобы при отправке ЛНА на ознакомление не подбирать документы, в решении можно заранее настроить их перечни для должностей, подразделений или организаций. Указанные ЛНА автоматически отправляются на ознакомление кандидату. Он знакомится с документами в электронном виде в комфортное время и в удобной обстановке.
В) Трудоустройство иностранных граждан. Принимать на работу иностранцев так же удобно, как и граждан РФ. Решение анализирует сведения о кандидате: страну гражданства и статус пребывания в РФ – и автоматически запрашивает у него требуемые для трудоустройства документы на основании настроенных списков. По умолчанию в решении настроены списки запрашиваемых документов и сведений для кандидатов, имеющих вид на жительство или разрешение на временное проживание, а также граждан Армении, Казах- стана, Киргизии, Таджикистана и Узбекистана. Для расширения географии приема можно настроить документы для других стран. Внесение сведений о гражданстве кандидата и статусе его пребывания в РФ, запрос сведений при трудоустройстве кандидата с оформленным разрешением на временное проживание при работе в программе представлены на рисунке 2.32-2.33 (Приложение 9).
Г) Интеграция с учетными системами. Чтобы сократить количество рутинных операций, «Прием на работу» используется совместно с решением «Расширение для 1С:ЗУП». Больше не нужно тратить время на внесение основных данных в учетную систему. А если 1С:ЗУП настроена в соответствии со штатным расписанием, ручное заполнение полей трудового договора сводится к минимуму или не требуется совсем. Специалисту кадровой службы остается проверить сведения, предоставленные кандидатом, и скан-копии документов. Данные автоматически передаются в учетную систему, и проводится прием сотрудника на работу. Далее прямо из 1С:ЗУП запускается ознакомление нового сотрудника с ЛНА, формируется и отправляется на подписание трудовой договор.
Д)Легитимность процесса трудоустройства. Удаленное трудоустройство организовано в полном соответствии с требованиями 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте, 407-ФЗ об удаленной работе и 63-ФЗ об электронной подписи: в решении доступна идентификация сотрудника через портал ЕСИА (Госуслуги); при предоставлении сведений о себе каждый кандидат дает согласие на обработку персональных данных, а их обработка ведется в соответствии с законодательством: данные передаются по защищенным каналам связи и доступ к ним ограничен при помощи прав; в рамках приема подписываются соглашения об электронном взаимодействии и документы для организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Если сотрудник отказывается от КЭДО, все кадровые процессы по нему будут сопровождаться бумажными документами.
Итак, выше были рассмотрены основные возможности программного продукта «Directum HR Pro» при работе с персоналом. С программным продуктом от Directum пользователь (компания, банк и другие) получает полную методологическую поддержку и сопровождение на всех этапах проекта внедрения: готовые шаблоны документов, необходимые регламенты, консультации, а также гарантию легитимности готового цифрового процесса.
ВКР на заказ без посредников, без предоплаты
