Дипломная работа на тему: «Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»
Документооборот в организации
– это движение документов от их составителя до исполнителя и отправки в архив по выстроенным информационным цепочкам. Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
В условиях рыночной экономики вопрос эффективности функционирования коммерческих структур приобретает первостепенное значение, и в этом плане особую роль играют информационные технологии, в создание и развитие которых вкладываются большие средства. В связи с этим весьма важно принимать обоснованное решение в пользу выбора той или иной информационной технологии при создании или реорганизации корпоративной информационной системы.
На сегодняшний
день во всем мире возрастает популярность систем автоматизации документооборота, способствующих оптимизации бизнес-процессов, снижению трудозатрат, упорядочиванию подготовки документов и повышению эффективности предприятия в целом.Основным универсальным показателем экономической эффективности использования новых технологий, программного обеспечения и технологии является прирост прибыли в анализируемый период, которая сопоставляется с необходимыми затратами. Внедрение новых информационных технологий есть не что иное, как вложение средств в проект, позволяющий со временем получать определенную прибыль.
Дипломная работа рассматривает тему: «Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур». Актуальностью темы исследования является то, что несовершенство документопотока организации, отсутствие специально нацеленного на эту работу отдела, секретаря, или работника ответственного за организацию документооборота, оказывает отрицательное влияние на эффективность организации работы с документами, увеличивает процесс приема и передачи документов, осуществляется ежегодная утеря документов, нарушается качество хранения документов и многое другое.
Объектом исследования дипломной работы является система документационного обеспечения управления ООО «ТоргМур». Предмет исследования: данные статистической отчетности компании ООО «ТоргМур» с 2009-2011 г.г., а также существующая система организации документооборота на предприятии.
Целью дипломной работы является исследование организации документооборота и рекомендации по совершенствованию на предприятии ООО «ТоргМур». Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи:
1)Рассмотреть теоретические аспекты документооборота в организации;
2)Описать нормативно-правовое регулирование документооборота в РФ;
3)Охарактеризовать преимущества автоматизации документопотока в организациях;
4)Провести анализ общей характеристики организации ООО «ТоргМур»;
5)Дать оценку существующей системы документооборота на предприятии ООО «ТоргМур»;
6)Разработать предложения, направленные на совершенствование документооборота на анализируемом предприятии;
7)Оценить экономическую эффективность предложенных мероприятий, направленных на совершенствование документооборота предприятия ООО «ТоргМур».
Методами исследования являются: факторный анализ, сравнения, графические методы. Положения, выносимые на защиту:
1)Совершенствование структуры организации документооборота на ООО «ТоргМур», а в частности внедрение дополнительной штатной единицы (секретаря- делопроизводителя);
2)Внедрение автоматизированной системы документооборота с помощью программы DIRECTUM на ООО «ТоргМур»;
3)Экономическая эффективность предложенных мероприятий.
Теоретической базой исследования являются: учебники и учебные пособия, статьи, монографии по изучаемой проблеме; нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность по документообороту и автоматизации документооборота
на предприятиях в РФ.Практическая значимость работы- изучением эффективности документооборота в организации и его автоматизации занимались множество авторов, основные из них: Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Якобсон. И., Стрелец И. А., Кузнецов. С. Л., Кочнев А., Петров М. В., Подолина. О., Журавлева. Н., Барановская Т. П., Белая Т.Р. , Аладин. Н., Е. Каменева и другие.
Наиболее интересным является опыт Екатерины Каменевой (главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»). Она предлагает различные формы отчетности по исполнительской дисциплине поручений руководства в организации документооборота. В частности, ею предлагаются формы, в которых хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также приводится детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных.
Дипломная работа изложена на 105 страницах машинописного текста имеет следующую структуру: введение, основная часть, заключение, список использованных источников и приложения. Первая глава дипломной работы является теоретической и направлена на изучение документооборота организации, его классификация, нормативно-правовое регулирование в РФ, преимущества автоматизированных систем в организации документопотока предприятий.
Вторая глава является практической и направлена на изучение деятельности организации документопотока предприятия ООО «ТоргМур», а в частности рассмотрена общая характеристика предприятия, анализ существующей системы документооборота, выявлены недостатки организации документопотока предприятия.
Третья глава направлена на совершенствование документооборота организации ООО «ТоргМур», а в частности в ней рассмотрена совершенствованная структура организации службы ДОУ на ООО «ТоргМур», приведен анализ существующих систем автоматизации документооборота российских предприятий, дана оценка наиболее конкурентоспособной программы по автоматизации, которая является наиболее подходящей для анализируемого предприятия, а также оценена экономическая эффективность от автоматизации документооборота на ООО «ТоргМур».
Предполагаемый основной вывод исследования- предложенные мероприятия могут быть применены на практике и тем самым позволят ООО «ТоргМур» совершенствовать документопоток организации.
Диссертация на заказ без предоплаты, без посредников
