Дипломная работа на тему: «Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»
Документооборот — движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.Существуют следующие способы учета документации: бумажный, электронный и смешанный. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее.
Объектом
исследования в дипломной работе является предприятие ООО «ТоргМур» -это Общество с ограниченной ответственностью, которое осуществляет свою деятельность на основании Гражданского Кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Устава предприятия и др. нормативно-правовых актов.Основным видом деятельности предприятия ООО «ТоргМур» является реализация продуктов питания, которая включает в себя следующие группы товаров: бакалея, консервы, чай, кофе, напитки, алкогольные напитки, хлебобулочные изделия, салаты, мясные и рыбные продукты, замороженные продукты, кондитерские изделия и др. В настоящий момент у предприятия имеется три магазина в Мурманской области.
Проведенный анализ организации документооборота в ООО «ТоргМур» показал, что на предприятии имеются входящие, исходящие и внутренние документы. В течении анализируемого периода(с 2009-2011 г.г.) наблюдается увеличение общего количества документов на 84шт. и по состоянию на 2011 г. число все видов документов составило 1031. В том числе произошло увеличение числа входящих и исходящих документов на 59 и 19 единиц соответственно. Наибольший удельный вес в общей структуре документооборота приходится на входящие документы, так, доля входящих документов в 2011 г. составила 47,62%, на долю исходящих документов приходится 40,44%. Небольшой удельный вес приходится на внутренние документы организации и составляет 11,93% от общего количества документов. Проведенный анализ также показал, что в ООО «ТоргМур» наблюдается
увеличение затрат времени на обработку документов на 134 часа и на конец анализируемого периода количество часов потраченных на обработку документов составило 923 часа. Произошло увеличение часов на обработку входящих и исходящих писем на 30 часов, а также на другие виды работ, связанные с обработкой документации на 159 час. Снизилось число часов на следующие виды документации: выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты; составление приказов, поручений; рассмотрение заявлений; составление актов списания материальных ценностей; формирование списка дебиторов, кредиторов. 
Немаловажное значение в организации документооборота предприятии имеют показатели качества делопроизводства. Основными показателями качества делопроизводства являются следующие показатели: процент выполнения поручений руководства, средняя длительность поиска документа, средняя длительность обработки одного документа, количество утраченных документов и др.
Показатели качества документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» показали следующие результаты: средний процент выполнения поручений руководства составляет 76%, т.е. недовыполнение поручений руководства составляет 24%, это связано с тем, что на предприятии существует бумажный документооборот, который требует значительных затрат времени и привлечения дополнительного персонала для обработки документации, в связи с этим часть поручений руководства выполняются несвоевременно. Также наблюдается, что в ООО ТоргМур» происходит ежегодная утеря документов, так по состоянию на 2011 г.
было утеряно 27 документов, т.е. процент утраченных документов составил 2,6% от общего количества документации; средняя длительность обработки одного документа в 2011 г. составила 53,71 мин., а это больше на 3,72 мин. больше по отношению к началу анализируемого периода.Существующую систему организации документооборота в ООО «ТоргМур» нельзя назвать совершенной, так как на предприятии отсутствует служба ДОУ, нет ответственных за ведение документации, документооборот не автоматизирован. В связи с изложенными выше недостатками, имеется необходимость в совершенствовании организационной структуры ДОУ и автоматизации документооборота в ООО «ТоргМур».
Так как предприятие ООО «ТоргМур» небольшое по масштабам деятельности, то для совершенствования структуры ДОУ достаточно будет введение одной штатной единицы- секретаря-референта, на которого будут возложены ряд функций документооборота. На данную должность необходимо принять работника имеющего высшее образование, желательно опыт работы от 1 года. Для новой штатной единицы целесообразно уставить окладную систему оплаты труда, 7 часовой рабочий день, пятидневная рабочая неделя.
Существенным
недостатком в организации документооборота в ООО «ТоргМур» является то, что используется бумажный способ учета документации. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя. К наиболее важным недостаткам бумажного документооборота также относятся: расходы на закупку бумаги; архивы документов, сокращающие дорогую офисную площадь; поиск в бумажных архивах, который занимает в лучшем случае несколько минут,
в худшем вообще может не увенчаться успехом; свойство бумажных носителей терять первоначальный вид от течения времени; сложности реализации гибкого управления правами доступа к документам; неизбежность перемещение бумажного документа по маршрутам информационных потоков с излишними тратами временных ресурсов; сложность централизации бумажного документооборота в организации с рассредоточенной структурой производства, как единую точку информационной поддержки; сложность применения проводной и безпроводной электронной передачи данных, связанной с закупкой специализированного оборудования.Для совершенствования документопотока
в ООО «ТоргМур» необходима автоматизация. В дипломной работе был проведен анализ различных программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию делопроизводства. Наиболее конкурентоспособной программой является программа- DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.Так как программа DIRECTUM является наиболее эффективной из существующих в настоящее время, то целесообразно автоматизировать документооборот предприятия ООО «ТоргМур» с помощью именно этой системы.
Внедрение системы DIRECTUM позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру. Преимуществами от автоматизации документооборота с помощью программы DIRECTUM являются: прозрачность бизнес-процессов, исключение несанкционированного доступа, повышение исполнительской дисциплины, выполнение требований стандартов ISO-9000, сокращение затрат времени руководителей и сотрудников, наличие необходимой информации под рукой, максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании, рост конкурентных преимуществ, развитие корпоративной культуры и др.
Проведенные мероприятия, направленные на автоматизацию документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» показали, что после внедрения автоматизации документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» произойдет полная ликвидация потерь документов, средняя длительность поиска документа после проведения мероприятий будет составлять несколько секунд, тогда как в настоящий момент в среднем на поиск документа уходит в среднем 8 мин. До внедрения мероприятий процент выполнения указаний руководства составлял 76%, автоматизация документооборота позволит увеличить процент выполнения поручений на 20% и в перспективе практически на 100%
(по нашим данным 96%)будут выполняться задания руководства.Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» позволит устранить недостатки бумажного документооборота, повысит скорость обработки и поиска документов, обеспечит прозрачность бизнес-процессов, повысит исполнительскую дисциплину, исключит утечку информации, повысит
скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов и др.Управление информационным обеспечением, в рамках документооборота, в ООО «ТоргМур» на современных этапах развития –сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области документооборота предприятия ООО «ТоргМур» могут возникнуть ситуации тормозящие производство. Потеря документов, затягивание согласования – эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив автоматизированную корпоративную систему электронного управления документами.
