Система автоматизации
документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Система электронного документооборота бывает: универсальной, индивидуальной, комбинированной, табл.1.4 .
Основными принципами электронного документооборота являются: однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ; возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения; непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа
(задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса); единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов; эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём; развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.Таблица 1.4-Классификация системы электронного документооборота
| № п/п | Классификация | функции |
| 1 | Универсальные «коробочные» СЭДО |
-стандартный набор функций; -невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; -низкие временные затраты на приобретение и установку; -относительно низкая стоимость; -необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место. |
| 2 |
Индивидуально разрабатываемые СЭДО
|
-максимально персонифицированная система; -большие временные затраты; -высокая стоимость разработки; -сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения. |
| 3 |
Комбинированные СЭДО
|
-базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; -полное соответствие нуждам предприятия; -небольшие временные затраты на разработку и внедрение; -стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; -передача заказчику прав на продукт; -простота освоения и использования; -полная русификация; -удобный интерфейс; -взаимодействие с существующими офисными приложениями.
|
На сегодняшний 
день во всем мире возрастает популярность систем автоматизации документооборота, способствующих оптимизации бизнес-процессов, снижению трудозатрат, упорядочиванию подготовки документов и повышению эффективности предприятия в целом. По данным исследовательской и консалтинговой компании Gartner, системы электронного документооборота (СЭД) активно используют в своей деятельности более 70 миллионов человек. Мировой рынок СЭД, согласно отчету International Data Corporation, ежегодно увеличивается на 47,2% . Ниже будут изложены основные причины и особенности внедрения программы автоматизированного делопроизводства.
Рассмотрим причины автоматизации и выбор системы автоматизации.
Автоматизированный процесс подготовки документов обусловлен потребностью в более быстрой и качественной обработке информации. Система позволяет избежать потери и передачи электронных данных, в том числе представляющих коммерческую тайну, в руки конкурентам или сотрудникам, не имеющим доступа к данной информации. Благодаря автоматизации текущего документооборота Вы всегда будете знать сферу применения, источники и место нахождения любого документа и разграничивать права доступа. Сотрудникам не придется тратить рабочее время на формирование электронной тематической классификации. Кроме того, внедрение программного комплекса уменьшает длительность и сложность подготовки и согласования документов.
Программные комплексы предназначены для решения конкретного круга задач – так, существуют системы управления архивами документов, управления потоками работ и другие. При выборе программы для автоматизации рекомендуется учитывать следующие факторы.
1. Назначение. Автоматизированная система ведения документооборота подбирается в зависимости от того, какие конкретные проблемы она должна решать.
2. Комфорт и простота. Оптимальная система автоматизации легко настраивается и масштабируется. Обучение сотрудников, осуществляющих документооборот, работе с СЭД должно занимать минимальное время – один или несколько месяцев, иначе внедрение продукта может затянуться на полгода – год. Программа подбирается с учетом ее удобства в использовании, эргономичности интерфейса.
3. Программно-аппаратная платформа. Эффективность работы электронного документооборота зависит от уровня программно-аппаратной платформы. Он должен соответствовать функциональности продукта и обеспечивать его высокую производительность. Если система управления базами данных не позволяет производить синхронизацию копий таблиц в распределенной среде, то эффективность и функциональность программы электронного документооборота на практике будет на минимальном уровне.
4. Необходимость проверки. Прежде чем заключать договор о приобретении программы, необходимо проверить ее в действии на конкретном бизнес-процессе. Большинство производителей предлагают для ознакомления демонстрационные версии систем или возможность поставки с оценочной лицензией.
В процессе подготовки к внедрению СЭД в компании решаются все организационные вопросы. Их недостаточная проработка может снизить эффективность работы продукта. Основным организационными аспектами являются разработка и согласование программы, плана внедрения, выбор руководителя проекта, создание рабочей группы. После решения данных вопросов происходит непосредственно внедрение программного комплекса, осуществляемое в несколько этапов.
1. Анализ. Исследуется организационная структура компании, выявляются основные бизнес-процессы, пути их оптимизации, описывается схема движения внутреннего и внешнего документооборота.
2. Классификация. Требуется составления номенклатуры документов, формирования справочников и классификаторов, подготовки инструкций.
3. Адаптация и установка. Автоматизированная система документооборота адаптируется в соответствии с информацией, которая получена на этапе анализа. Устанавливается программа, проводится настройка и опытная эксплуатация. Если после проверки выявляются недочеты, производится повторная настройка.
4. Обучение персонала. Программа предоставляет возможность обучения пользователей, которая может представлять собой интегрированный модуль или подключаемый отдельно. Система автоматизации должна позволять сотрудникам, использующим электронный документооборот, вызывать контекстную справку для разрешения трудностей в работе с программным комплексом.
Срок, в который будет осуществлена автоматизация процесса подготовки электронных документов на предприятии, зависит от следующих факторов.
Масштабность. Установка программного обеспечения на всех серверах, АРМ и персональных компьютерах займет более длительное время, если программный комплекс рассчитан на множество пользователей.
Класс. Если программа, автоматизирующая документооборот, состоит из одного APM секретаря, внедрение будет длиться около недели. Большую часть времени при этом займет обучение сотрудника. Длительность внедрения ERP (Enterprise Resource Planning System — системы планирования ресурсов предприятия) может составить несколько недель независимо от количества рабочих мест.
Кастомизация. Система электронного документооборота может быть модернизирована посредством настройки или изменения программного кода. Если достаточно использования стандартной версии, внедрение происходит быстрее.
В зависимости от вышеперечисленных факторов внедрение автоматизации электронного документооборота происходит в срок от 1 – 2 недель до 5 – 6 месяцев. Чтобы внедрить программный комплекс для управления ресурсами компании, может потребоваться большее время.
Сегодня российский рынок наводнен программами разных разработчиков, предназначенных для автоматизации документооборота. Несмотря на то, что их стоимость невысока, ошибка в выборе в лучшем случае грозит бесполезно потраченным временем. Однако могут возникнуть и более серьезные проблемы, например, если в неудачной системе сгинула заявка на платеж или «зависла» работа по согласованию жизненно важного контракта.
С технической точки зрения, каждая из этих систем представляет собой хранилище документов, и каждая может быть оценена по следующим параметрам: карточки документов; безопасность; хранение и отслеживание нескольких версий документов; функции поиска; автоматические уведомления; маршруты прохождения документов и установка заданий пользователям; удобство интерфейса; сканирование и распознавание обрабатываемых документов.
Рассмотрим подробнее ключевые функции автоматизированных систем документооборота.
1)Карточка документа.
Как правило, в электронных системах документооборота хранятся и обрабатываются неструктурированные документы. Другими словами все то, что создается без жесткого шаблона в Word, Excel и т.д., с которым могла бы работать программа, вычленяя из документа необходимые данные. Для того чтобы, упорядочить и структурировать документы служит карточка документа, которая описывает его содержание по заданным параметрам (атрибутам): дата создания, автор, подразделение, тип документа и т.д. Именно они используются в дальнейшем при поиске нужных документов, при структурировании всего архива документов. Примером такого параметра может служить «тип документа»: договор, заявка на платеж и т.д.Одна карточка, как правило, может содержать несколько файлов.
Еще один важный функционал систем документооборота, на который имеет смысл обратить внимание – это возможность и простота настройки карточки документа, а в идеале возможность поддерживать несколько разных типов карточек. Дело в том, что в системе может присутствовать несколько видов документов, которые описываются различными атрибутами. Например, конструкторская документация будет существенно отличаться по своим атрибутам от какого-либо бухгалтерского документа.
Некоторые системы содержат только заранее созданный один или несколько видов карточек документов и не предоставляют возможностей расширения набора атрибутов существующих и создания новых видов. Нельзя сказать, что подобные системы плохи по определению, но выбирать их надо с большой осторожностью, предварительно проанализировав потребности организации.
2)Система безопасности.
Одно из ключевых требований к корпоративным системам электронного документооборота – конфиденциальность документов, попадающих в систему. В идеале программа должна позволять разграничивать права доступа пользователей к разным документам. Например, может ли тот или иной пользователь просматривать, редактировать карточку того или иного документа, просматривать сам документ и т.д.
При выборе системы электронного документооборота стоит уделить внимание даже не столько наличию как такового разграничения прав доступа (любая программа сегодня обладает подобным функционалом), сколько – удобству настроек. Например, некоторые программы предусматривают только укрупненное деление всей базы документов на несколько зон ответственности. То есть создаются отдельные папки, к которым одни пользователи имеют доступ, а другие нет. С подобным будет сложно работать даже не слишком большой компании. К примеру, создается папка, в которой хранятся все заявки на платеж. Сведения конфиденциальны и к ним дан доступ сотрудникам финансовой службы, генеральному и финансовому директору. Однако, при таком подходе получается, что руководители подразделений, не могут просматривать и редактировать свои же заявки.
3)Хранение нескольких версий.
Поскольку различные пользователи могут изменять одни и те же документы, возникает вопрос, какие именно изменения пользователь внес в документ. Также иногда бывает важно просмотреть всю историю изменений документа: когда и кто редактировал документ, что именно было исправлено в документе. Для решения подобных задач некоторые системы электронного документооборота хранят все версии документов. В каждой версии указывается автор изменений, дата изменений, поэтому всегда можно узнать, когда и какие изменения были внесены. Для организации оперативного документооборота, когда однажды зарегистрированный документ, например, служебная записка, не требует дальнейших изменений, без подобной функции вполне можно обойтись. Но, если программу планируется использовать для работы с регламентами организации, для согласования и хранения договоров, поддержка и хранение разных версий будет чрезвычайно полезна.
4)Поиск документов.
Любая система документооборота может хранить огромное количество документов, и практически в каждой реализована функция поиска. Однако стоит обратить внимание на то, как выстроен этот поиск. Функционал может быть самым разным. Особенно продвинутые программы позволяют создавать сложные запросы, которые работают с учетом морфологии русского языка, причем могут осуществлять поиск по неполному содержанию, например, находить фразу с точностью 80 процентов. Самые простые системы электронного документооборота ищут простое совпадение текстовой строки в документах.
5)Автоматическая рассылка уведомлений.
В процессе работы с документами пользователи меняют их содержание и содержание карточек документов. Системы электронного документооборота могут рассылать уведомления пользователям при изменении документов интересующих их документов. Подобные уведомления содержат описание сути внесенных изменений, указание автора, описание задания, в рамках которого проводились изменения. Как правило, любой пользователь системы, который имеет право на просмотр того или иного документа, может подписаться на получение уведомлений о внесенных в него правках. Подобный функционал, есть в большинстве программ, предназначенных для автоматизации документооборота. Различия, как правило, связаны со средствами рассылки. Электронная почта – самый распространенный механизм. Некоторые системы, используют внутренний формат, то есть прочитать уведомление можно только при входе в систему. Такой подход хорош только для компаний, в которых все сотрудники постоянно работают в системе.
6)Маршруты движения документов.
Любой документ, как правило, проходит через несколько этапов: создание, корректировка, визирование, снова корректировка и т.д. На каждом этапе с ним работают различные должностные лица компании. Например, для заявки на платеж таким маршрутом будет служить последовательность ее согласования. Нужно признать, что практически все системы электронного документооборота позволяют задавать подобную последовательность этапов. Однако, не все обладают инструментами контроля. В идеале в программе должна быть предусмотрена отчетность, позволяющая увидеть все активные задания для пользователей, посмотреть, какие задания просрочены, какие выполнены не в срок и т.п.
7)Сканирование и распознавание.
Для компаний, которые имеют большой объем входящих документов, важно организовать быстрый процесс обработки входящих документов. И если у системы электронного документооборота есть возможность поточного сканирования и распознавания документов, это во много упростит работу.
Например, некоторые системы электронного документооборота в состоянии сканировать и распознавать, например, счета-фактуры, занося необходимые цифры и данные в соответствующие поля карточки, откуда они могут быть уже переданы в комплексную информационную систему.
