Анализ эффективности сохранности материальных ресурсов организации и основные направления работы по предотвращению фактов хищений

Сохранность материальных ресурсов –должна являться одной из основных задач любого предприятия. При этом важно отметить, что персонал –является главным источником опасности возникновения материальных потерь. На многих предприятиях возникает проблема «нечистоплотности» сотрудников. Однако, существуют весьма эффективные меры для ее разрешения; и в интересах компании начать применять их как можно раньше. Каждый руководитель использует свои приемы для предотвращения воровства. Одни стремятся усилить контроль над сотрудниками, другие стараются не думать об этом вовсе, кто-то имеет «своих» людей среди персонала. «Свои» люди, это те, кто следит за работой других изнутри и передает информацию руководителю. Другие принимают на работу исключительно только через знакомых, доверяя им. Некоторые, приглашают консультантов. [60]
Ведь, кажется, что предотвратить хищения на рабочем месте легко – преступников и больных на работу не нанимать, а соответствующей зарплатой удовлетворять потребности других. Но и этот возможно не будет работать на все сто, как все другие универсальные рецепты. Наши потребности постоянно растут, социальные и психологические установки весьма различаются от человека к человеку и от одной социальной группы к другой. Поэтому немного углубимся в разбор других актуальных причин воровства.
С помощью воровства человек не только удовлетворяет свои материальные потребности, таким образом, он удовлетворяет свои амбиции, восполняя неудовлетворенность своим карьерным или социальным положением, нехватка внимания его заслуг со стороны руководства или окружающих. Скрытая агрессивность может стать сильным стимулом для воровства, стремление отомстить, причинить вред обидчику, реальному или мнимому. Неформальные традиции, существующие в коллективе, могут не только позволить обнаружиться скрытой склонности к воровству, но и привить ее новичку. Когда в коллективе принято понемногу воровать, то вновь пришедший сотрудник будет поставлен перед фактом: либо воровать как все, или искать другое место работы. Рассмотрим некоторые основные причины хищений в организации:
1)Влияние неформального лидера или руководителя. Лидер задает правила игры. Персонал, оценивая его поступки, обязательность, порядочность, создает собственную линию поведения, устанавливает рамки возможного. Естественно, что вороватый руководитель вряд ли может надеяться на добросовестное поведение своих подчиненных. Еще важную деталь имеет то, насколько работодатель осуществляет свои обязательства перед персоналом. Немотивированное сокращение заработной платы либо ее задержки – это провокация воровства со стороны персонала.
2)Воздействие группы. В коллективе отношение к небольшому воровству относится как к чему-то допустимому.
3)Отсутствие корпоративной культуры. Люди, которые объединены только совместным нахождением на работе, там, где каждый сам за себя, не может помешать действиям вора. Сильная культура иметь в виду сильного лидера, значительную степень признания главных ценностей организации и, как результат, нетерпимость ко всем незаконным действиям. [38]
4)Негативный психологический климат. Благоприятная среда для воровства в том коллективе, который занят сплетнями, интригами и склоками. С одной стороны, в данном случае менее уделяется внимания самой работе, так как все направленные действия уходят на борьбу с противниками, с иной – у большинства возникает желание возместить свои психологические трудности материальными приобретениями.
5)Отсутствие у работников лояльности к организации. Если сотрудники не дорожат работой в этой компании, то у них нет стремления сохранять собственность предприятия.
6)Слабая мотивация. Если заработная плата меньше рыночной, то следовательно будут воровать, чтобы поднять свой уровень дохода до необходимого. Если не предусматриваются поощрительных бонусов, в таком случаи сотрудник будет недобросовестно выполнять работу, либо не будет достижений, либо он сам себя поощрит. [37]
7)Слабый учет и контроль за хранением и употреблением материальных ценностей и денежных средств. Бесконтрольность вызывает безнаказанность. Если нет сведения, что и где пропало, то и преступления нет.
Обычно, подпитывая друг друга, эти факторы действуют одновременно. В конечном итоге владельцу приходится идти на весьма серьезные действия – в течение короткого времени полную замену коллектива. Знакомы случаи, когда похожая ротация входит в систему и периодически повторяется. Тогда, необходимо искать причину проблем в низком менеджменте, в неумении организовать систему предотвращения хищения, сформировать корпоративную культуру, знающе выстроить полноценные трудовые взаимоотношения внутри группы.
Методы борьбы с хищением на рабочем месте очень разнообразны и могут содержать в себе как работу по анализу документов, так и разные виды контроля с применением автоматических систем, так и с помощью работников охранных предприятий. Для обеспечения безопасности нужно учесть специфику организации, квалификацию персонала, особенности производственного процесса, историю развития взаимоотношений в коллективе и другие факторы. Борьба с воровством, достаточно затратный процесс, требующий развернутого экономического обоснования. [23]
Отсутствие регламентации вопросов кадровой безопасности, то есть предупреждения угроз и рисков, следствием которых являются сотрудники организации и трудовые отношения в целом, причиняет непоправимый вред экономической безопасности в общем и содействует увеличению утрат товара в частности. Появляется вопрос, какого же работника сделать лояльным, кого привлечь на свою сторону за борьбу с потерями. Система безопасности на основное место устанавливает комплекс мероприятий по обеспечению зачисления на работу людей благонадежных и честных, с ожидаемым поведением, то есть безопасных. Решение этой задачи очень значительно и так же крайне сложно, тем не менее, практику кадровой безопасности безрезультатной не назовешь. Рассмотрим основные направления работы по предотвращению фактов хищений, при приеме кандидатов в организацию:
1)Установление ограничений и цензов при поиске и отборе. Зачисление на работу лиц, имеющих не только нужными профессиональными качествами, но и такими перечисленными свойствами, как «безопасность», «прогнозируемость поведения» «благонадежность», невозможен без заранее предустановленных ограничений и цензов.
Такие критерии определяет руководитель основных подразделений при подготовке документа, который имеет название «описание вакансии». К тому же критерии обязаны быть двух видов: первый, это кого мы хотим видеть (предпочтения) и второй, кого мы не хотим видеть (ограничения). Над первым критерием обычно работают менеджеры по персоналу и управляющие подразделений, а над вторым критерием, работают специалисты по безопасности.
2)Анкетирование. Основной задачей безопасного набора персонала является отсечение неблагонадежных лиц методом анкетирования каждого кандидата. Для осуществления задачи безопасности применяют стандартные анкеты, которые раскрывают ряд важных моментов: внесение в анкету формулировки о праве не заполнять любые пункты по усмотрению; внесением жестких вопросов в анкету (сведений об имуществе, личной жизни и т. п. ); включением в анкету данных о контактных лицах с предыдущих мест работы, которые могут дать рекомендации; внесением в анкету формулы личного разрешения кандидата на проверку сообщенных им данных о себе; внесением в анкету условий о вероятности проверки данных с помощью детектора лжи. Анкета дается для заполнения кандидату, который прошел входной контроль (состояние внешнего вида и поведения), его умение общаться с потенциальным работодателем. Для заполнения анкеты выдаются бланк анкеты, место и время. По завершению заполнения анкета представляется работнику отдела персонала для дальнейшего собеседования. [31]
На должность менеджеров, руководителей и должности связанные с материальной ответственностью, предусматривается заполнение автобиографии. Это делается с целью получения более подробной информации о кандидате, достоверности содержания автобиографии с представленными документами, а также для обнаружения других важнейших параметров личности. Заполненная автобиография хранится в личном деле и служит прекрасным образцом почерка сотрудника.
Для уточнения данных должна производиться проверка основных документов: паспорта, военного билета, документа об образовании и трудовой книжки, а так же дополнительные документы: медицинская книжка, справки из диспансеров и пр. Вызывающие подозрение документы, отправляются в службу безопасности для проверки.
Сотрудники, привлекаемые к кассовым операциям, обслуживание охранно-пожарной сигнализации, транспортировкой денежных средств и охраной должны представить дополнительные документы, доказывающих отсутствие ограничений.
3)Проверка рекомендаций. После завершения первого собеседования, кандидату дается некоторое время для решения о трудоустройстве и для проверки достоверности его данных самой компанией. Если предварительное решение о зачисление на работу дало положительный результат, то работник отдела персонала обязан получить рекомендации на кандидата с прошлых мест работы.
После того, как все процедуры отбора пройдены и получен положительный результат, оформляют и подписывают документы: заявление о приеме на работу;
должностную инструкцию; трудовой договор; договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности; обязательство о сохранении конфиденциальной информации; подписку о досмотре. Так же менеджер по персоналу знакомит нового сотрудника с Правилами внутреннего распорядка под роспись. Все персональные документы и вся учетная документация, хранится в заведенном личном деле на каждого работника. Во время испытательного срока нового сотрудника вправе проверить на эффективность трудовой деятельности, лояльности по отношению к работодателю, честность, сохранности имущества и информации. Менеджер по безопасности организует, контролирует и регламентирует эти процедуры.
Когда нового сотрудника приняли на работу, его знакомят с рядом документов под роспись, основными из них являются: Положение о технике безопасности, охране труда и пожарной безопасности; Положение о конфиденциальной информации предприятия; Положение о внутриобъектовом режиме; Положение о пропускном режиме; Инструкция по защите конфиденциальной информации в информационной системе; Правила использования технических средств охраны и сигнализации; Положение о порядке и правилах приема-сдачи помещений под охрану; Порядок приобретения продукции компании ее сотрудниками и др.; Правила поведения в экстренных ситуациях. После оформления на работу, производится ознакомление свыше указанными документами. При положительном завершении испытательного срока, сотрудник знакомится с полными текстами внутренней регламентирующей документации. [36]
Таким образом, тщательный отбор сотрудников в организацию, благоприятные условия работы, нормальный морально-психологический климат в коллективе, рост заработной платы- все эти факторы способствуют снижению, а в лучшем случае исключению материальных потерь в организации.
Снизить потери торгового предприятия позволит также ежемесячное проведение инвентаризации. Инвентаризация – это установление на назначенное время фактического наличия средств путем проверки учетных записей или снятие остатков. Инвентаризация помогает выявить ошибки, допущенные в учете и проверить достоверность данных текущего учета. Все виды финансовых обязательств, все виды имущества подлежат инвентаризации.
Выделим основные цели инвентаризации: выявление наличия имущества и неучтенных объектов; определение количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства; сравнение полученных данных о наличии имущества с данными аналитического и синтетического учета; проверка оценки имущества и обязательств. Проведение инвентаризаций необходимо в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации: при продаже, выкупе, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество; при передаче имущества в аренду; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; при установлении фактов краж, ограблений; после пожара или стихийных бедствий; при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей.
За проведением и контролем инвентаризации отвечают две комиссии одна из них постоянно действующая, другая рабочая. Инвентаризация осуществляется штатными сотрудниками в межинвентаризационный период проверки и выборочной инвентаризации. Руководителем предприятия утверждается состав действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Приказ, распоряжение и постановление о составе комиссии регистрируется в журнале контроля о поведение инвентаризации. В состав комиссии могут входить работники бухгалтерской службы, администрация предприятия, и иные специалисты. Так же в инвентаризационную комиссию можно привлечь независимые аудиторские организации. При проведение инвентаризации, отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии служит причиной для признания итогов инвентаризации недействительными. За ранее внесение в описи неправильных данных растрат и излишков, члены инвентаризационной комиссии привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
В результате инвентаризации бывают выявлены несоответствия учета и фактического наличия ценностей – недостача и излишек. Если в результате инвентаризации были выявлены излишки, то их сразу зачисляют на баланс предприятия. Оценка излишков производится по их рыночной стоимости. Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, то существует норма убыли, появляющиеся в процессе обращения материальных ценностей и в ходе производственного процесса. Списание такой недостачи производится, если она находится в пределах соответствующей нормы. Если норма недостачи превышается, определяются виновные, на которых возлагается стоимость недостающего имущества. [48]
Когда была произведена инвентаризация товаров или другого имущества предприятия, ее результаты необходимо верно отразить в бухгалтерском учете. Это делается следующим образом. Результаты проведения инвентаризации необходимо верно отразить в бухгалтерском отчете. Для этого используются счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с сотрудниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, а также счета 94 «недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «доходы будущих периодов». В дебет счета 73 проводятся суммы с кредитов последних счетов, в объеме которых назначено взыскание с лиц несущих ответственность за недостачу. Для производственного брака используют счет 28. Иногда убытки такого рода относятся на финансовые результаты на дебет счета 94 «недостача и потери от порчи ценностей» с кредитов счетов, отвечающих ценностям, о которых идет речь.
При одновременном обнаружении недостачи и излишков одинаковых товаров или иных материальных ценностей одного и того же количества, объясняются пересортицей товаров. В таком случае допускается в пределах одного периода инвентаризации произвести взаимозачет этих отклонений от учета.

Если Вам необходима помощь в написании диплома, на сайте также представлена вся необходимая информация для дипломных проектов: примеры докладов, слайды, примеры рецензий к дипломам, примеры введений и заключений, примеры анализа рынка и других видов анализа, примеры целей,  задач, объекта и предмета исследования, актуальность и актуальные темы дипломных работ, темы дипломов и план к
дипломным работам, готовые бизнес-планы, примеры графического материала, примеры дипломных работ, все это представлено в разделах Мои работы, Статьи. Если Вы являетесь студентом вуза и не можете самостоятельно написать дипломную работу по каким –либо причинам, а также еще не определились где заказать дипломную работу срочно без предоплаты, то можете это сделать здесь и сейчас. Заказать дипломный проект (дипломную работу) Вы можете по любой экономической и гуманитарной специальности, в частности по следующим предметам: анализ финансово-хозяйственной деятельности,  маркетинг и маркетинговые исследования, антикризисное управление, управление персоналом, управление
рисками, планирование и прогнозирование, экономика предприятия, мировая экономика и внешнеэкономические отношения, инвестиции и инвестиционное проектирование, стратегический менеджмент, финансовый менеджмент, инновационный менеджмент, налоги и налогообложение, государственное и муниципальное управление, туризм и туристическая деятельность, реклама и рекламная деятельность, товароведение и экспертиза качества продовольственных товаров, товароведение и экспертиза качества непродовольственных товаров, бизнес-планы, социальная работа, коммерческая деятельность, теория организации, экономическая теория, управление качеством, менеджмент, банки и банковская деятельность и другие.
Для заказа диплома, необходимо выслать тему и план к дипломному проекту на электронную почту  или позвонить по номерам телефонов, указанных на главной странице сайта. Я работаю без посредников и без  предоплаты, с заказчиками со всех городов России, в частности, моими потенциальными потребителями чаще всего являются клиенты из следующих городов: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Тула, Казань, Омск, Томск, Самара, Волгоград, Хабаровск, Краснодар, Владимир, Мурманск, Челябинск, Воронеж, Пермь, Белгород, Калининград, Уфа, Ростов-на-Дону, Владивосток и другие.  Кроме дипломной работы Вы также можете заказать финансовый анализ, анализ рынков, заказать разработку бизнес- плана и проведение маркетинговых исследований, курсовую работу и отчет по преддипломной практике. Буду рада оказать помощь в написании диплома и других видов студенческих работ!