Документооборот в организации
– это движение документов от их составителя до исполнителя и отправки в архив по выстроенным информационным цепочкам. Данный процесс выполняет несколько функций в делопроизводстве: обеспечение коммуникации между структурными подразделениями компании; первичная регистрация (учета) всех хозяйственных операций; информационное обеспечение и инструмент контроля для аппарата управления. В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота: управленческий, финансовый, кадровый, технический, архивный, табл.1.1.Существуют следующие способы учета документации:
1)Бумажный- означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.
2)Электронный- подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.
Таблица 1.1.Классификация видов документооборота
| № п/п | Виды документооборота | характеристика |
| 1 | Управленческий | Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением; |
| 2 | Финансовый | Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах; |
| 3 | Кадровый |
Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.
|
| 4 | Технический |
Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
|
| 5 | Архивный |
Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.
|
3)Смешанный- предполагает,
что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.
График документооборота – это схема движения первичных документов в организации с момента их выписки до сдачи на хранение. Каждое предприятие составляет и утверждает его самостоятельно. Задача графика 
заключается в построении рационального документооборота, который обеспечивает оптимальное количество подразделений, исполнителей, а также минимальный срок для прохождения (учета) каждого первичного документа. Результатом правильного составления графика является: наилучшее распределение должностных обязанностей между сотрудниками; усиление контрольных функций учетных операций; ускорение движения документов. Ответственность за разработку документов, их своевременную передачу согласно графику и достоверность отражаемой информации несут лица, которые их составили и подписали.
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией. Документы различают по назначению, по времени создания, по способу изготовления, по распространению , по уровню секретности и др., табл.1.2 .
Таблица 1.2. Классификация документов
| № п/п | Классификация | Виды документов |
| 1 |
По назначению
|
организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность |
| 1.1. | Распорядительные документы | Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение |
| 1.2. | Информационно-справочные документы | Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка |
| 1.3. | Учетно-расчетные (бухгалтерские) документы | Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п. |
| 1.4. | Нормативные документы | Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы |
| 2 | По времени создания | первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д. |
| 3 | По способу изготовления | черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал) |
| 4 | По типу содержания | текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные |
| 5 | По способу представления | электронный, на бумажных носителях |
| 6 | По месту издания | внутренние, внешние |
| 7 | По направлению отправки | входящие, исходящие |
| 8 | По распространению | опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные |
| 9 | По необходимости технических средств | человекочитаемые, машиночитаемые |
| 10 | По уровню секретности | не секретные, секретные, с разным уровнем секретности |
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; коммуникативная — документы являются средством обмена информации; социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.
Специальные функции документа: управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью; организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений; правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права; общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; историческая — документ является историческим источником.
Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. В общем случае системы управления документами предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа. Организация делопроизводства условно делится на две части: обеспечение своевременного и грамотного создания документов (Документирование); организация работы с документами: получение – передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Схема документооборота представлена на рис.1.1.
Все документы организации делятся на три документопотока: входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов существуют журналы регистрации, а также реестры передачи документов.
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Основным атрибутами канцелярского документа являются:
1.Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
2.Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
3.Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).
4.Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел – это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.
В документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа. Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:
1.Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы.
2.Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию “Об исполнении доложить” Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.
Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими: список подразделений предприятия для ознакомления; контрольный срок ознакомления или исполнения; список исполнителей документа.
Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:
1.Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.
2.Список рассылки.
3.Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.
В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.
