Жизненный цикл – это последовательность этапов, через которые проходит проект от начала до передачи результата заказчику. У каждого этапа есть результат, который позволяет оценивать качество проделанной работы. Всего в цикле пять этапов: 1) Инициация и планирование проекта;2) Сбор требований; 3) Реализация; 4) Тестирование; 5) Завершение[14].
Рассмотрим основные этапы жизненного цикла проекта подробнее:
Этап 1. Инициация проекта и планирование работ. Задача этого этапа – разработать детальный план проекта с расписанием работ, бюджетом, механизмом контроля. В планирование добавляются сроки, ответственные и обозначаются результаты задач. На данном этапе необходимо сделать следующее: а) разработать задачи и цели проекта; предприятие должно ответить на вопрос, сможет ли оно решить обозначенную проблему и какой результат сможет получить; б)определить выгоды – экономические, социальные и прочие выгоду; необходимо ответить на вопрос: что этот проект принесёт организации; в) выявить, что нужно для реализации проекта; необходимо определить сколько людей, сколько времени, сколько денег, и прочих ресурсов необходимо для реализации проекта; г)назначить ответственных и составить команду; д) понять, как проект и его результаты будут оцениваться; ж)составить устав проекта; Устав фиксирует цели проекта, участников, выгоду, в общих чертах – бюджет и риски.
Значение этапа. Несмотря на то, что эта часть проекта требует наименьших усилий в контексте всего жизненного цикла, от нее зависит старт и существование проекта в целом.
Для успешного развития проекта важно:
А)Правильно сформулировать цели и задачи проекта.
Б)Поставить понятные сроки и верно рассчитать объем работ. Вносить коррективы можно, но все же проект не должен постоянно увеличиваться. От этого зависит сумма затрат и расходование ресурсов любого проекта.
В)Предположить все возможные риски и форс-мажоры. Нужно подумать, стоят ли они того. Если что-то во время проекта пойдет не так, необходимо быть к этому готовым. В начале проекта в работу и процессы изменения вносить легче всего.
Этап 2. Сбор требований, планирование. На этом этапе ответственным лицом становится менеджер проектов. Он помогает сформировать проектную команду, анализирует потребности заказчика, определяет цели и ограничения проекта. Вместе с командой проводит предварительную оценку затрат и рисков. Результат этапа – сформированное «дано» проекта, где стороны поняли друг друга, потому что обозначили все вводные и договорённости на старте.
На данном этапе необходимо сделать следующее: а)определить участников проекта; б)определить бюджет проекта (подробно); в)расписать сроки проекта и каждого его этапа – то есть создать дорожную карту; г)определить критерии успешности проекта; необходимо в числах и в метриках представить информацию; д)пошагово расписать работу над каждым этапом; проджект-менеджер должен декомпозировать процессы и определить исполнителей и сроки; ж)определить и оценить риски, то есть – распределить по степени вероятности и влияния на проект; и) рассчитать запас ресурсов, его оставляют для ликвидации последствий угроз, которые сбылись; к)провести организационную встречу; проджект-менеджер представляет подробный план проекта, а участники совещания внимательно слушают.
Для определения участников проекта необходимо раздать конкретные задания и распределить нагрузку по исполнителям. Для разграничения ролей и обязанностей в проекте часто используется матрица RACI (матрица распределения ответственности). С помощью матрицы RACI можно следить за тем, чтобы два сотрудника не занимались одной и той же работой. RACI расшифровывается следующим образом[12], таблица 1.2.1.
Таблица 1.2.1-Расшифровка матрицы RACI
| № п/п | Расшифровка матрицы RACI | Описание |
| 1 | Ответственное лицо (Responsible) | Это человек, на которого непосредственно возложена работа. У каждой задачи должно быть только одно ответственное лицо, чтобы все знали, к кому обращаться за информацией или с вопросами. |
| 2 | Подотчётное лицо (Accountable) | Подотчётное лицо отвечает за ход выполнения задач в целом, хотя при этом может не принимать непосредственного участия в работе. |
| 3 | Консультирующее лицо (Consulted) | Этот человек или люди проверяют и визируют работу перед её сдачей. У каждой задачи, вехе проекта или ожидаемому результату может быть несколько таких специалистов. |
| 4 | Информируемое лицо (Informed) | Это человек или группа специалистов, которых информируют о ходе и завершении работ. Они по большей части не вовлечены в другие аспекты достижения результата. |
Значение второго этапа. Не очень опытные команды иногда пропускают этап планирования и не составляют детальный план проекта.Но разработка планирования – важная ступень, на нее опирается следующая фаза — фаза реализации. Без плана команде будет сложно решить какую-либо задачу, отслеживать прогресс. План является ориентиром команды проекта.
Если проект готовится для клиента компании, то для него тоже будет полезно создать и представить план, где прописаны конкретные этапы работы над заказом. Такой документ способствует общему пониманию задач и прозрачному сотрудничеству.
Этап 3. Реализация. На этом этапе проектная команда выполняет работы по плану: назначает и контролирует задачи, коммуницирует с заинтересованными сторонами, управляет рисками. В результате этапа проект должен достичь целей, перечисленных в плане. На данном этапе необходимо сделать следующее: следить за синхронностью выполнения задач сотрудниками; следить за сроками; решать возникающие проблемы и избегать внештатных ситуаций; обеспечивать коммуникацию между командой, менеджерами и заказчиком; вносить в план изменения; рассказывать команде, как идёт процесс. Чем подробнее и яснее был план, тем проще проходит реализация проекта.
Значение третьего этапа. На данном этапе могут возникнуть неожиданные проблемы, и можно вернуться на фазу планирования, чтобы скорректировать дальнейшие действия. Но управление изменениями не должно касаться глобальной цели проекта или миссии. В противном случае проект подвергнется серьезному пересмотру и трате еще больших ресурсов.
Например, на стадии реализации выяснилось, что один сотрудник не справляется с разработкой сайта в срок. Менеджер проекта, ориентируясь на план, может либо скорректировать сроки, либо отправить на помощь сотруднику коллегу.
Этап 4. Контроль. Этот этап нужен, чтобы следить за ходом работ, оценить расходы и качество результатов. На данном этапе регулярно анализируют прогресс проекта. Если команда обнаруживает ошибку, она корректирует свои действия и восстанавливает движение по плану. На этапе контроля необходимо сделать следующее: следить за рациональным расходованием времени(чтобы все работы сдавались во время); следить за рациональным расходованием ресурсов: людей, времени и бюджета. На этом этапе нужна полная прозрачность процессов, чтобы вовремя устранять недочёты, корректировать план, общаться внутри коллектива. Часто в этом помогают дополнительные совещания.
Значение четвертого этапа. Данная фаза подразумевает управление командой, корректировку задач, контроль исполнения задач. Руководителю сложно держать полную картину в голове, поэтому удобно использовать специальные инструменты для управления проектом.
Этап 5. Завершение. После достижения целей и выполнения всех работ проект завершается. Участники проекта оценивают результаты, обмениваются документами и обсуждают обратную связь от исполнителей и заказчиков. Ана-лиз проекта после его завершения помогает повысить качество будущих проектов. На данном этапе основные работы закончены, но нужно собрать отчёты и сделать выводы, а также: собрать итоговый продукт и отчёты по нему, подготовить и согласовать финансовую оценку проекта, подписать закрывающую до-кументацию, оценить удовлетворенность заказчика и соответствие проекта плану, оценить собственный опыт. Завершение проекта отличается в зависимо-сти от его типа – для внешнего или внутреннего клиента. Для внешнего заказ-чика завершение состоит из передачи клиенту результата и подведения итогов с внешней и внутренней командой.
Значение пятого этапа. После завершения каждого проекта важно подвести итоги, провести оценку результатов работы и сделать выводы на будущее. Руководство проекта отвечает на такие вопросы:
-как проект проходил через различные фазы?
-в соответствии с уставом проекта удалось ли достичь целей?
-насколько эффективна была работа команды?
-как были соблюдены сроки работы и бюджет?
-какие были ошибки в управлении и как их избежать?
На фазе завершения с командой следует обсудить:
-какие были трудности в процессе выполнения проекта?
-что предпринять, чтобы в следующем проекте не допустить проблемы?
На пятой стадии важно не только учесть минусы, но и отметить плюсы. Получение похвалы и обратной связи дает команде стимул и заряд на будущее.
Жизненный цикл позволяет менеджеру проекта и другим участникам синхронизироваться на старте, оценить необходимые ресурсы и составить план действий. Команда вовремя реагирует на изменения благодаря контролю, а на этапе завершения подводит итоги и делает выводы. Вся информация по проекту структурируется, определяются дедлайны и ответственные по задачам, в результате чего каждый участник понимает, что происходит внутри процессов.
Реализация проектов – это процесс, требующий усилий, навыков и самодисциплины. Один из самых основных аспектов этого процесса – это разработка хоро-шо продуманной структуры. Нужно четко определить цель, объемы работ и характер деятельности в рамках проекта. Важно учесть социальные интересы участников и сделать все возможное для их участия и вовлеченности[14].
Второй важный аспект – это самодисциплина и способность реализовывать проекты на практике. Нельзя просто разработать план и держаться его, не прилагая усилий. Необходимо отслеживать прогресс и вносить организационные изменения в случае необходимости. Регулярное обновление и оценка прогресса могут помочь держать проект под контролем и обеспечить его успешное завершение. И, наконец, индивидуальные навыки и опыт, могут пригодиться при реализации проекта. Важно учитывать основные сильные стороны и использовать их для достижения целей.
Итак, в первой главе курсовой работы было рассмотрено понятие проекта, его виды, классификация этапов жизненного цикла проекта. Для того, чтобы на примере предприятия рассмотреть теоретические аспекты формирования жизненного цикла проекта, перейдем к следующей главе курсового исследования.
