При подготовке УР перед руководителем стоит задача выбора форм его представления (приказ, распоряжение, соглашение и др.) Каждая из форм имеет определенные особенности и юридический статус.
Различают следующие основные формы подготовки УР:
1. Акт – решение широкого круга государственных и общественных организаций.
2. Акцепт – решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях.
3. Декларация – торжественное программное заявление руководителя или общественных институтов.
4. Договор – решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств.
5. Закон – решение высшей государственной власти, которое носит общеобязательный характер.
6. Инструкция – решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий.
7. Кодекс – свод законов.
8. Контракт – решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств. Обычно заключаются с участием государственных, муниципальных учреждений или иностранными партнерами.
9. Концепция – система взглядов руководителя, отраженная в каком-либо документе.
10. Модель – решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса.
11. Оферта – решение коммерческого характера, содержащее предложение юридическому или физическому лицу заключить сделку на указанных условиях (цены, сроки, объем и другие условия поставки товара или предоставления услуги).
12. План – решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации.
13. Положение – набор законов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность. Например, положение о структурном подразделении (отделе, филиале).
14. Постановление – решение высшего органа власти в отношении какой-либо организации (ряда организаций).
15. Правила – решение, учитывающее традиции организации и представляющее набор устоявшихся норм поведения, предлагаемых для исполнения. Например, правила поведения.
16. Пресс-релиз – специальный бюллетень для срочной публикации в средствах массовой информации.
17. Приказ (письменный или устный) – решение руководителя, наделенного властью в организации или крупном его подразделении, обязательное для исполнения его подчиненными.
18. Протокол – документ, отражающий произошедшие события. Например, протокол осмотра, протокол о нарушении.
19. Распоряжение – решение руководителя, не наделенного административными функциями, которое касается вопросов технологии, организации и охраны труда и обязательно для исполнения непосредственными подчиненными этого руководителя.
20. Соглашение – решение, придающее конструктивную направленность какой-либо деятельности. Может являться приложением к действующему между сторонами договору (контракту) или предшествовать его заключению.
21. Указ – решение главы государства, умеющее силу закона.
22. Указание – решение, которое носит методический, технологический характер, реализуется в форме наставления или разъяснения.
23. Устав – набор правил, регулирующих деятельность каких-либо организаций.
Для успешного выполнения управленческого решения необходимо для каждой формы подготовки решения найти соответствующую ей форму реа-лизации. Форма реализации – это механизм выполнения подготовленного решения. Сам по себе приказ или закон не создает механизма его выполнения. Обычно руководители ограничиваются только формами подготовки. Каждая
форма подготовки управленческого решения имеет ряд наиболее приемлемых форм реализации. Соответствие форм подготовки и форм реализации УР представлено в таблице 2.
Таблица 2 – Соответствие форм подготовки и форм реализации УР[2]
|
Закон Постановление Приказ Распоряжение Указ |
А |
Выписка Заседание Личный пример Методика Наставление Предписание Принуждение Разъяснение Убеждение Условие |
|
Инструкция Кодекс Положение Протокол Правила Указания |
Б |
Деловая беседа Деловое слово Наставление Обучение Принуждение Разъяснение Совет Сообщение |
|
Акцепт Договор Контракт Оферта Соглашение Устав |
В |
Деловое слово Информационное письмо Отчет Письмо Предписание Совещание Убеждение Условие |
|
Акт Декларация Концепция Модель План Пресс-релиз |
Г |
Деловая беседа Деловая игра Заседание Обучение Методика Отчет Разъяснение |
В зависимости от условий реализации управленческого решения могут использоваться следующие формы:
1. Выписка – фрагмент какого-либо документа, непосредственно касающийся подчиненных или клиентов.
2. Деловая беседа – специально организованная руководителем встреча с подчиненным или их группой для обмена мнениями, разъяснения принятых решений.
3.Деловая игра (тренинг) – специально организованная командная деятельность работников по подготовке и реализации УР на основе имитационных моделей реальных процессов.
4. Деловое слово – твердое решение руководителя, данное подчинен-ному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководителя.
5. Заседание – совещание для решения в основном организационных вопросов.
6. Информационное письмо – набор уточняющих сведений к договору, соглашению, оферте и т.д., отправляемых заинтересованным лицам.
7. Личный пример – действия руководителя в среде подчиненных для развития у них эффекта подражания.
8. Методика – совокупность методов для профессионального выполнения какой-либо деятельности.
9. Наставление – деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт другим сотрудникам.
10. Обучение – комплекс мероприятий, проводимых руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения какой-либо дея-тельности.
11. Отчет – доклад специалиста о результатах проделанной работы. Может быть письменным или устным и предоставляется регулярно за опре-деленный период времени (день, неделю, месяц, квартал, год).
12. Письмо – текст какого-либо сообщения, посылаемого заинтересованным лицам или организациям.
13. Предписание – официальное извещение, направленное какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении решения в установленный срок.
14. Принуждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью заставить работника выполнить УР путем угроз.
15. Разъяснение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, суть и содержание УР.
16. Рекомендательное письмо – поручительство специалиста за какого-либо специалиста или компанию перед потенциальным работодателем, по-ставщиком или потребителем.
17. Совет – деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами о способах выполнения УР.
18. Совещание – коллективная деловая беседа, проводимая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллективного разума, а также обмена информацией и накопленным опытом для выполнения УР.
19. Сообщение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения УР.
20. Убеждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью сформировать у подчиненного взгляды или понятия по содержанию УР для его выполнения.
21. Условие – отдельный документ или текст в документе, отражающий требования, предъявляемые сторонами договора, соглашения.
Рассмотрим этапы и организацию процесса разработки УР.
В понятие «технология принятия решения» входят следующие элементы:
-для чего делать (реализация какой-либо идеи, решение какой-либо проблемы);
-что именно делать (количество и качество объекта);
-с какими затратами делать (ресурсы);
-как делать (по какой технологии);
-кому делать (исполнители);
-когда делать (сроки);
-для кого делать (потребители);
-где делать (место);
-что это даст (экономический, социальный, экологический или технический эффект)?
Если руководитель ответил на все вопросы и увязал элементы в пространстве и времени, по ресурсам и исполнителям, значит, он разработал технологию принятия решений.
Технология – это совокупность методов и средств преобразования исходных материальных ресурсов, информации и других компонентов входа системы в товар и другие компоненты ее выхода.
Требования к процессу разработки УР:
1. Качество процесса – определяется профессионализмом лиц, принимающих решения и качеством технических средств, применяемых для принятия решений;
2. Организация процесса должна отвечать следующим принципам:
-пропорциональности – соразмерное обеспечение рабочих мест ресурсами;
-непрерывности – рациональная организация труда во времени;
-параллельности – рациональное совмещение операций во времени;
-прямоточности – оптимальность пути прохождения предмета труда, информации и т.п.;
-ритмичности – равномерность выполнения процессов во времени;
-специализации;
3. Минимальная длительность и стоимость процесса принятия решений, при сохранении уровня качества[3].
Этапами и операциями процесса принятия решений являются следующие: выявление управленческой проблемы или задачи; предварительная постановка цели; сбор необходимой информации; анализ информации; определение исходных характеристик проблемы с учетом накладываемых ограничений; уточнение целей, окончательная их формулировка; обоснование и построение модели проблемной ситуации; разработка альтернативных вариантов решения проблемы.
