Особенности планирования управленческих расходов

В современных экономических реалиях, с развитием производственно-технологических процессов увеличивается значение управленческих расходов в общих суммарных затратах предприятия. Управленческие расходы не на прямую, а косвенно влияют как на себестоимость продукции, так и на показатели экономической эффективности работы предприятия. Назначение административных расходов – обеспечение нормального хода производственно-хозяйственной деятельности, в отличие от основных расходов они не имеют линейной зависимости от объемов производства, и могут сохраняться даже при остановке производства, поэтому их, как правило, относят к условно-постоянным расходам.
При этом существуют как управленческие расходы, образующиеся в отдельных производственных подразделениях, так и управленческие расходы, относящиеся ко всему предприятию в целом: амортизация производственных зданий, коммунальные платежи, арендная плата, расходы на содержание аппарата управления и др. Основной особенностью управленческих расходов является невозможность их точной оценки при производстве продукта, так как невозможно проследить участие каждого конкретного элемента косвенных расходов в процессе производства конкретных видов продукции (работ, услуг). В то же время, поскольку накладные расходы включают в себя множество различных калькуляционных статей, несхожих по поведению и уровню затрат, контролировать их намного сложнее, чем прямые переменные расходы.
Калькулируя себестоимость продукции важно обеспечить правильную организацию учета и планирования управленческих расходов по местам возникновения и уровням управления (центрам ответственности), т.е. построить систему аналитического учета косвенных затрат. При организации учета необходимо разграничение управленческих расходов условно-переменного и постоянного характера. Ответственность за уровень условно-переменных управленческих расходов возлагается на менеджеров конкретных подразделений, в которых они формируются, на основе принятых в организации нормативных значений данных затрат.
Распределение и планирование административный расходов между различными продуктами деятельности предприятия должно носить многоступенчатый характер. На рисунке 1.9 показана взаимосвязь между затратами в целом по предприятию (в том числе и управленческими), прибылью, активами и капиталом предприятия с его показателями финансовой устойчивости и безубыточности. Целью ведения хозяйственной деятельности любого предприятия является безубыточность, определяемая с позиции соотношения выручки и затрат, финансовая устойчивость и максимизация прибыли. Предложенная совокупность показателей характеризует возможность достижения конечной цели – формирование безубыточности деятельности за счет снижения затрат и сохранение установленной величины собственного капитала, его последовательного увеличения на основе роста прибыли, необходимой для обеспечения самоокупаемости, самофинансирования и устойчивого развития.
Важно оценивать состояние предприятия и с позиции анализа качества результатов его финансовой деятельности, существенную роль в котором занимает политика управления затратами предприятия в целом и планирования управленческих затрат в частности. Так, например, увеличение затрат, не обусловленное ростом объема производства и продаж, негативно скажется на объемах накопления прибыли как источника собственного капитала, что в свою очередь приведет к необходимости привлечения дополнительных источников финансирования в форме внешних заимствований, негативно воздействуя на показатели финансовой устойчивости.
Перед планированием управленческих расходов необходимо осуществить своевременное, полное, достоверное отражение фактического размера и состава расходов и контроль за использованием всех ресурсов. При этом, можно определить основные задачи управления формированием управленческих расходов. Это: определение состава и разграничение затрат по их экономическому содержанию, элементам, статьям учета, смежными периодами и другими признаками; формирование соответствующей информации об объеме расходов в предусмотренной системе документов, учетных регистров; правильное своевременное списание управленческих расходов на уменьшение финансового результата от основной деятельности.
Системный подход к планированию и управлению управленческими расходами является ключевым принципом их эффективности и находит свое выражение в том, например, что эффективность управления затратами оценивают по эффективности наиболее слабого звена системы. Именно слабое звено определяет надежность (эффективность) работы всей производственной системы, какой является предприятие. Недостаточное внимание к одной функции управления затратами может свести на нет всю работу.
Суть второго принципа управления управленческими расходами сводится к использованию на практике на различных уровнях управления (высшем, среднем и низшем) единых подходов и методов с целью обеспечения выполнения общей цели – налаживание системности в управлении затратами. Методическое единство управления затратами на разных уровнях предполагает единые требования к информационному обеспечению, планированию, учету, анализу затрат на предприятии.
Весомое значение в обеспечении эффективности управления затратами занимает управление ими на всех без исключения стадиях жизненного цикла предприятия. Суть принципа «недопущения лишних расходов» сводится к полной ликвидации фактов бесхозяйственности, имеющихся потерь от брака, простоев, сверхнормативных расходов и существенного снижения величины расходов непроизводительного характера. Оптимизация управленческих расходов – одна из наиболее актуальных проблем на данном этапе развития экономики. Эти расходы занимают все более весомое место в структуре расходов предприятия. Совершенствование механизма формирования административных затрат в современных условиях рассматривается как с теоретической, так и с практической точки зрения. Любой хозяйствующий субъект в процессе своей деятельности осуществляет определенные виды расходов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг. В связи с этим каждое предприятие для эффективной деятельности должно умело управлять административными расходами.
Совершенствование информационного обеспечения относительно уровня затрат – следующий принцип управления затратами. Эффективность системы управления затратами в очень большой степени зависит от осведомленности относительно этого. Чтобы осуществлять влияние на затраты, необходимо владеть своевременной, полной и достоверной информации относительно уровня и структуры плановых, нормативных и фактических затрат.
Механизм системы управления управленческими расходами включает следующие основные этапы: планирование расходов; принятие управленческих решений по вопросам учета и распределения затрат; оценка эффективности формирования управленческих расходов; контроль расходов. Планирование управленческих расходов представляет собой детализированный план предполагаемых расходов на управление, которые должны быть понесены для обеспечения хозяйственной деятельности в будущем периоде. Этот прогноз имеет две цели: интегрировать все прогнозы управленческих расходов, разработанные менеджерами по производству и его обслуживанию; аккумулируя эту информацию, предоставить данные для вычисления нормативов этих расходов на предстоящий отчетный период. Управленческие расходы включают в себя постоянную и переменную части. Постоянная часть планируется, исходя из потребностей производства, переменная часть – как норматив, например, от трудозатрат основных производственных рабочих. В бюджете управленческих расходов отображаются все виды расходов предприятия, которые не связаны с производственной и сбытовой деятельностью. К типичным статьям управленческих (общепроизводственных) расходов промышленного предприятия можно отнести:
1) Расходы на управление – заработная плата административно-управленческого персонала, командировочные, представительские расходы, содержание пожарной охраны, расходы службы безопасности.
2) Общепроизводственные расходы – содержание общезаводского персонала, амортизация и ремонт основных средств общехозяйственного назначения (например, здания заводоуправления), расходы на подготовку / переподготовку кадров, затраты на содержание и обслуживание автотранспорта (например, техническое обслуживание и ремонт), юридические потери, услуги банков, услуги связи, информационно-консультационные услуги, аудиторские услуги, хозяйственные расходы, обслуживание оргтехники и вычислительной техники, страхование имущества и др.
3) Налоги, сборы и платежи, что относятся к себестоимости продукции.
4) Непроизводительные расходы – потери от простоев, недостачи / потери от порчи материалов при хранении на складе.
Большинство управленческих расходов носит постоянный характер. Переменную часть планируют как процент (например, от объема продаж). Лишь небольшая часть управленческих расходов калькулируется расчетным путем (например, амортизационные отчисления). Большую часть управленческих расходов на предстоящий бюджетный период устанавливают в виде нормативов (лимитов) с целью обеспечения нормативных показателей прибыли.
Такие статьи бюджетов управленческих расходов, как амортизационные отчисления, расходы по содержанию и ремонту оборудования, зданий и сооружений, арендные платежи и другие, планируются исходя из стоимости и сроков службы основных фондов, занимаемых административными помещениями площадей по действующим в отраслях или регионах нормам и правилам. Что касается другой их части – оплаты труда инженерно-технического и управленческого персонала, а также их командировочных, представительских, транспортных и прочих расходов и их планирование носит весьма специфический характер, поскольку эта часть управленческих расходов связана с развитием бизнес.
Детализируя все управленческие или административные расходы при их планировании необходимо учесть особенности расходов по всем статьям калькуляции, что отображено в таблице 1.6. Управление управленческими затратами предусматривает, в первую очередь, разработку (составление) сметы указанных расходов.
Наиболее удобно такую смету составлять на квартал с помесячной разбивкой. При этом следует учитывать количество рабочих дней в месяце с тем, чтобы максимально объективно подойти к процессу его формирования. Грамотно составленная смета управленческих расходов является залогом успешного выполнения плана развития предприятия. В условиях нестабильной, динамичной внешней среды бизнеса особенно актуальным становится внедрение системы финансового контроля, планирования и анализа денежных и материальных потоков в любой области деятельности субъектов хозяйствования. Одним из наиболее эффективных современных технологий такого контроля является система бюджетирования управление затратами.
Издержки планирования осуществляются, как правило, за счет бюджетов управленческих расходов, бюджета производственных накладных расходов и бюджета коммерческих расходов. Для каждого конкретного предприятия, форматы
бюджетов управленческих и накладных расходов в целом будут определяться спецификой их деятельности. При планировании бюджета управленческих расходов необходимо учитывать все их особенности, также целесообразным будет придерживаться такой последовательности составления бюджета управленческих расходов:
1). Определить наиболее важные статьи управленческих расходов, которые соответствуют профилю и структуре организации.
2). Распределить управленческие расходы по их служебной и функциональной роли.
3). Выделить в составе управленческих расходов переменные (прямые) и условно постоянные расходы.
4). Определить какие расходы из суммы условно-постоянных управленческих следует отнести к расходам отдельных структурных подразделений организации, и какие, к общеорганизационным расходам.
5). Составить планы-графики управленческих расходов, выделив внутри них переменные и условно постоянные расходы и соответственно скорректировать эти расходы по месяцам бюджетного периода.
Менеджмент и бизнес-планирование расходов в бюджетах отличается из-за различий в методах прогнозирования и оценки их эффективности. Кроме того, принято выделять накладные расходы отдельного бизнеса или структурного подразделения – бизнес-единицы и расходы предприятия. Назначение бюджета управленческих расходов – определить общие и административные расходы, необходимые для существования предприятия как юридического лица.
Два типа расходов отличаются по методике планирования. Первые включают те статьи затрат, которые связаны с определенным видом деятельности (в коммерческом предприятии, например, при реализации определенной номенклатуры продукции, на промышленных предприятиях с конкретной продукции). Второй тип состоит из расходов, которые могут быть подсчитаны только для предприятия в целом, а затем разложены по видам деятельности или продукции.
Отметим, что управленческие расходы в соответствующем бюджете не имеют привязки к объемам продаж или объемам производства, рассчитываются вне взаимосвязи с динамикой доходов компании. Большая часть накладных расходов относится к лимитируемым затратам (а не к нормируемым), для которых надлежит установить контрольный лимит на определенный период времени. Но и здесь существуют два типа расходов, различающихся по назначению и методам планирования: один так или иначе привязан к активам, которыми оперирует данный бизнес, другой связан с его развитием.
Такие статьи бюджетов накладных и управленческих расходов, как амортизационные отчисления, расходы по содержанию и ремонту оборудования, зданий и сооружений, арендные платежи и пр., планируются исходя из стоимости и сроков службы основных фондов, занимаемых бизнесом офисных или производственных площадей по действующим в отраслях или регионах нормам и правилам. Что касается другой их части – оплаты труда менеджеров и специалистов, инженерно-технического и административно-управленческого персонала, а также их командировочных, представительских, транспортных и прочих, – то их планирование носит весьма специфический характер, поскольку эта часть управленческих расходов связана с развитием бизнеса.
При планировании управленческих расходов, прежде всего, необходимо иметь в виду важное обстоятельство: доля управленческих расходов на заработную плату всех категорий инженерно-технических работников и управленческий персонал в фонде оплаты труда должна возрастать для обеспечения роста эффективности производства, повышения конкурентоспособности предприятия на основе роста ее технологического уровня. Но в общем объеме продаж доля этих, же расходов должна оставаться стабильной и медленно снижаться (примерно на 1,0–1,2 % на 10-15 лет). Но это долгосрочный тренд. В реальной практике планирования осуществляется посредством следующих методов, приведенных в таблице 1.7.
Получается, что управленческие расходы, варьируя по отраслям в общей численности занятых и заработной платы, остаются стабильными в условно-чистой продукции – на уровне 18-19 %. Кроме того, управленческие расходы в условно-чистой продукции не изменяется в динамике по времени. Если ограничить рост управленческих расходов, тогда это не мешает увеличению доли управленческих расходов на заработную плату инженеров и административного персонала в сфере занятости. При повышении конечного результата, с одной стороны, у компании больше возможностей для развития своего управленческого потенциала, увеличение лимитов на административные расходы и на другие расходы, а с другой стороны рост условно-чистой продукции свидетельствует о повышении эффективности управленческого труда на предприятии.
Особенностью управленческих расходов является их условно-постоянная природа, т.е. их величина не зависит прямо пропорционально от объема реализации. Величина этих расходов, конечно же, будет изменяться с ростом объема продаж, но не прямо пропорционально, а скачкообразно. Поэтому при планировании будущих затрат для повышения эффективности бизнеса принято предусматривать некоторое снижение доли этих затрат в чистой выручке по мере ее роста объемов продаж.
Управленческие расходы – это издержки на заработную плату работников аппарата управления (инженерно-технические работники и административно-управленческий персонал) предприятия или компаний, их структурных подразделений, вспомогательного персонала, представительские и командировочные расходы, расходы на служебный транспорт, аренду, услуги юристов, консультантов, аудиторов, хозяйственные нужды, канцелярские товары и т. д.
Планирование всех выше перечисленных видов управленческих расходов находится в тесной зависимости от стратегии развития предприятия. При стратегии захвата и расширении части рынка, управленческие расходы будут возрастать, а при удержании уже завоёванной ниши – они могут оставаться стабильными или же снижаться. Современные методы оптимизации управленческих расходов должны быть гибкими, простыми в использовании, предоставлять в оперативном порядке необходимую для принятия управленческих решений информацию.
С учетом вышеприведенных особенностей после проведения комплексного анализа подходов современных направлений оптимизации расходов предприятия можно выделить мероприятия, которые являются целесообразными в современных условиях для оптимального планирования уровня управленческих расходов:
– совершенствование труда за счет изменения форм и методов труда;
– совершенствования аппарата управления;
– уменьшение административных и транспортных расходов;
– применение ресурсосберегающих технологий, что обеспечивает экономию материалов и энергии;
– четкое выделение затрат на управление;
– разработка оптимальной стратегии развития предприятия;
– внедрение эффективных систем внутрипроизводственных экономических отношений;
– рационализация организационной структуры управления;
– усиление контроля за соотношением темпов роста производительности труда и заработной платы;
– недопущение ускоренного роста средней заработной платы относительно роста производительности труда.
– сокращение расходов на оплату труда за счет аутсорсинга и фриланса;
– компенсация части заработной платы предоставлением работникам социальных льгот (бесплатного питания, расширенного медицинского страхования и т. п.).
– управление инвестициями: обоснованный отбор инвестиционных проектов, приглашение независимых экспертов и тому подобное.
Итак, для того, что б планирование управленческих расходов было эффективным, его надо проводить в соответствие с такими принципами: системность, методическое единство, управление на всех стадиях жизненного цикла предприятия, недопущения лишних расходов и оптимизация управленческих расходов, совершенствование информационного обеспечения относительно уровня затрат.
Все виды расходов предприятия, которые не связаны с производственной и сбытовой деятельностью, отображаются в бюджете управленческих расходов, который в свою очередь является основным инструментом планирования управленческих расходов. Управленческие расходы имеют условно-переменный или постоянный характер, при этом, переменную часть планируют как процент (например, от объема продаж), лишь небольшая часть управленческих расходов калькулируется расчетным путем (например, амортизационные отчисления), а большую часть управленческих расходов на предстоящий бюджетный период устанавливают в виде нормативов (лимитов) с целью обеспечения нормативных показателей прибыли.
В бюджете управленческих расходов калькуляция проводится по таким статьям: расходы на оплату труда; отчисления на социальные мероприятия; расходы на аренду основных средств, других материальных необоротных активов, обеспечивающих административные нужды; расходы на содержание основных средств, других материальных необоротных активов, обеспечивающих административные нужды; амортизация основных средств, других материальных необоротных активов и нематериальных активов, обеспечивающих административные нужды; расходы на страхование имущества; налоги, сборы и другие предусмотренные законодательством обязательные платежи; общие корпоративные расходы; другие административные расходы.
Важно отметить, что в современных экономических реалиях, учитывая особенности управленческой деятельности компаний наиболее эффективным методом планирования управленческих расходов является планирование, ориентированное на конечный результат, такие методы как «традиционный подход» и планирование «от достигнутого» устарели и не соответствуют критериям эффективности ведения хозяйственной деятельности.

Диссертация на заказ без посредников