ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
1.1. Краткая история тайм-менеджмента
1.2. Тайм-менеджмент: виды и задачи
ГЛАВА 2. ПРИЕМЫ, ТЕХНИКИ И ИНСТРУМЕНТЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
2.1. Популярные приемы, техники и инструменты тайм менеджмента
2.2. Программные продукты для планирования и эффективного управления временем в коллективе
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Несмотря на обилие подходов к тайм-менеджменту и приложений для планирования, многие люди не успевают сделать те или иные дела, как дома, так и на работе. В сети Интернет можно найти не мало опросов на тему управления временем. Один из них был проведен компанией SingularityApp [1], который показал не самые лучшие результаты. В частности, участники опроса называли разные причины своих неудач в управлении временем. Самая распространённая – неумение планировать свои задачи и контролировать их выполнение. В этом признались 20,0% респондентов. 19,0% опрошенных списывают проблемы управления временем на внешние факторы, такие как неконтролируемое поступление задач извне, наличие сразу нескольких категорий дел – работа, дети, учёба, быт – и заметное влияние на результат других людей. 17,0% не умеют правильно расставлять приоритеты и соблюдать очерёдность дел. Также среди причин респонденты указали трудности с оценкой времени на выполнение задачи. Не эффективное управление временем создает сложности в выполнении наиболее важных дел.[1]
Целью реферата является определить наиболее эффективные инструменты в планировании времени. Для достижения указанной выше цели, задачами реферата являются: описать сущность тайм –менеджмента и его виды; рассмотреть приемы, техники и инструменты управления временем; изучить программные продукты для управления временем в коллективе.
Структурно реферат состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников, приложений. Основная часть реферата включает в себя две главы с разбивкой на несколько параграфов.
Информационными источниками для написания реферата послужили учебные пособия, статьи, монографии и иная информация по изучаемой проблеме исследования.
ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
1.1. Краткая история тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это гибкий навык управления временем, важный для специалиста любого профиля от IT до промышленности.[4]
Термин «тайм-менеджмент» начал использоваться с 1959 года, после того, как американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей выпустил первую книгу об «управлении временем». Она так и называлась – «The Management of Time», и в ней впервые была представлена целостная и продуманная система тайм-менеджмента.[7]
Однако сам тайм-менеджмент (как технология личной эффективности) имеет очень долгую историю. Условно его развитие можно разделить на четыре этапа: донаучный период, тейлоризм, классический тайм-менеджмент, современный тайм-менеджмент. Рассмотрим эти этапы по порядку.
1)Донаучный период. Потребность в повышении личной эффективности у человека была всегда, и вполне вероятно, что на эту тему он начал размышлять еще в первобытную эпоху. Другое дело, что подобные размышления могли быть зафиксированы лишь после появления письменности.
Одним из первых «следов тайм-менеджмента» считается письмо римского философа Сенеки прокуратору Луцилию. В нем Сенека делится своими мыслями о важности правильного использования времени, и эти мысли остаются актуальными до сих пор.
Размышления о личной эффективности можно встретить и в работах более поздних мыслителей (Леон Баттиста Альберти, Френсис Бекон и т. д.).
Однако самым известным теоретиком донаучного периода можно по праву называть американского политика и ученого Бенджамина Франклина. Франклин разработал собственную оригинальную систему планирования времени и подробно описал ее в своих мемуарах. Некоторые его методики (например, «Пирамида Франклина») успешно используются и сегодня.
Особенности донаучного периода:
а)Отсутствие массового распространения. Осознанные методы «управления временем» использовались только отдельными людьми.
б)Все методы создавались исключительно на основе личного опыта.
в)Бессистемность: тайм-менеджмент, по сути, сводился лишь к разрозненным «рецептам» повышения личной эффективности.
2)Тейлоризм (1910 – 1950гг.). С началом промышленной революции возникла необходимость одновременно управлять работой большого количества людей. В связи с этим огромную популярность приобретают идеи Фредерика Тейлора – родоначальника научной организации труда.
Суть тейлоризма заключалась в предельно рациональном подходе к человеческой деятельности. Чтобы повысить эффективность какой-либо работы, ее следовало проанализировать, систематизировать и найти наилучший способ ее выполнения. Для этого применялись такие сугубо технические методы, как хронометраж, карты рабочих операций, внедрение стандартов и т. д.
Особенности тейлоризма:
а)Методы «управления временем» были направлены исключительно на повышение производительности труда (и, как правило, труда физического).
б)Люди воспринимались как пассивные объекты управления, а все методы повышения эффективности внедрялись «сверху».
Известные представители: Фредерик Тейлор, Генри Лоуренс Гантт, Генри Форд, Алексей Гастев, Платон Керженцев.
3)Классический тайм-менеджмент (1950- 1990гг.).
По мере развития технологий все сильнее становилась потребность в повышении производительности умственного труда (в первую очередь это касалось работы менеджеров различного уровня). С этой задачей методы тейлоризма уже не справлялись, поскольку производительность умственного труда сложно повысить без активного участия самого человека.
Это привело к появлению так называемого классического тайм-менеджмента, который используется и сегодня. Его главная идея заключалась в том, что человек способен повышать свою эффективность самостоятельно, без наставлений и руководства «сверху».
Особенности классического тайм-менеджмента:
а)Не учитывался психологический фактор. Методы классическо- го тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на людей в высшей степени рациональных (не подверженных перепадам настроения, лени, прокрастинации и т. д.).
б)Считалось, что человеком можно управлять так же, как и предприятием. Многие классические методы (например, техника SMART или АБВ-анализ) были просто заимствованы из обычного менеджмента.
в)Отсутствие гибкости. Классические методы плохо приспособлены для условий нестабильности и неопределенности.
Известные представители: Джеймс Т. Маккей, Клаус Мёллер, Лотар Зайверт, Алан Лакейн.
4)Современный тайм-менеджмент (1990г.- наши дни).
Мир становился все сложнее, а темп жизни ускорялся. Поменялось и отношение к человеку: он воспринимался уже не как «винтик в производстве», а как независимая личность со своими потребностями и желаниями. В связи с этим возникла необходимость в создании нового тайм-менеджмента, который бы хорошо работал в современных условиях и мог бы удовлетворять личные потребности человека. Формирование такого тайм-менеджмента началось примерно в 90-х годах прошлого века и продолжается до сих пор. Особенности современного тайм-менеджмента:
а)Поправка на нестабильность и неопределенность окружающего мира.
б)Ориентация на личные потребности человека (включая духовные).
в)Интеграция с психологией.
г)Активное использование современных технологий (например, компьютеров).
Известные представители: Стивен Кови, Дэвид Аллен, Марк Форстер, Глеб Архангельский. [7]
Итак, выше была кратко рассмотрена история тайм-менеджмента. Для того, чтобы подробнее описать виды тайм-менеджмента, его задачи и преимущества эффективного планирования времени, перейдем к следующему параграфу реферата.
1.2. Тайм-менеджмент: виды и задачи
Существует много разновидностей управления временем: для бизнесменов, художников, домохозяек, родителей. Тайм –менеджмент состоит из трех главных пластов:
1)Личный тайм-менеджмент. Это оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы. Цель личного тайм-менеджмента – понять, что мешает человеку стать успешным в жизни, и достичь желаемого.
2)Профессиональный тайм-менеджмент. Этот вид управления временем повысит эффективность в профессиональной деятельности. Специальные методики помогут развить нужные трудовые навыки и компетенции, чтобы больше успевать.
3)Корпоративный тайм-менеджмент. Главная задача здесь – согласовать процессы внутри организации для большей продуктивности. Время экономят за счет оптимизации бизнес-процессов и изменения мышления сотрудников. [6]
Чтобы понять, от чего зависит современный тайм-менеджмент, необходимо рассмотреть, что такое мир VUCA и BANI(рисунок 1 Приложение 1). Акронимы придумал Джамаис Кашио, футуролог проекта «Open Future». VUCA – время с 1980-х до 2020года. BANI -время с 2020 года по настоящее время.[4]
В VUCA-мире нужно было много работать, чтобы получать результаты. Поэтому люди планировали время так, чтобы выполнить как можно больше задач.
Во время пандемии коронавируса пришёл мир BANI – эпоха, где трудно планировать много задач, потому что перспектива до конца не определена.
В BANI-мире на первом плане – не то, как правильно управлять временем, а то, насколько быстро получается адаптироваться к происходящему. Например, переезжать, организовывать удалённую работу, перестраивать отделы под гибкий график.
Быстрая адаптация требует эмоциональных усилий. Поэтому основы тайм-менеджмента в BANI-мире – это не плотный график, а управление своим состоянием и разгрузка головы и рабочего дня от ненужных дел.
Мир меняется гораздо быстрее, чем мозг успевает к этому адаптироваться, так что проще перестроить график работы, а не мышление. Поэтому изменилась ценность тайм-менеджмента: раньше планированием времени пользовались для эффективности, сейчас – для баланса между работой и жизнью.
Сильные навыки тайм-менеджмента помогают руководителю проявлять гибкость и выстраивать оптимальную систему тайм-менеджмента во время перемен. Например, когда он адаптируется к новой команде, нестандартным задачам или переходит в другой отдел.
Быстрая адаптация помогает быть впереди, а не плыть по течению.
Тайм-менеджмент руководителя решает несколько задач:
1)Развитие команды. Если тайм-менеджмент налажен, руководитель и команда успевают решать и срочные задачи, и важные несрочные. Например, выполнять план продаж и проводить тренинги для сотрудников.
2) Карьерный рост. Когда руководитель делегирует задачи другим – появляется больше времени на стратегические задачи. Например, на изучение английского языка для переговоров, чтобы работать с иностранными клиентами и повысить свою значимость в компании.
3) Продуктивность. Тайм-менеджмент помогает найти задачи-пожиратели энергии и сместить их на менее продуктивное время. Например, если сложно эффективно работать после планёрки, можно начинать день с проверки почты или переговоров, а командные задачи планировать на вторую половину. [4]
Очень важно уметь управлять временем, так как не эффективное управление связано с определенными рисками.
Если руководитель не хочет менять ритм работы и пытается совмещать обязанности менеджера и эксперта, появляются риски: команда не укладывается в сроки; руководитель может отстаивать ложное мнение и спровоцировать конфликт; сотрудники демотивированы, когда их ставят в ситуацию неудачи.
Существует пять индикаторов слабого тайм-менеджмента:
1.Один или несколько пунктов из списка задач постоянно откладываются.
2. После рабочего дня остается состояние неудовлетворённости.
3. Внимание и время тратится на второстепенные задачи.
4. Жалобы от клиентов и смежных руководителей.
5. Команда устаёт, выполняя обычный набор задач. [3]
Тайм-менеджмент может изменить жизнь, решив одну проблему – постоянную нехватку времени. Из-за которой вытекают другие трудности: хроническая усталость, стресс, неудовлетворенность, отсутствие развития. Навык планирования полезен не только для конкретного вида деятельности. Новые привычки могут прочно закрепиться в повседневной жизни. Преимущества тайм-менеджмента заключаются в: повышении продуктивности; умении расставлять приоритеты; быстром выполнении задач; привыкании к дисциплине и самоорганизованности.
Вывод по первой главе. В первой главе реферата была рассмотрена история тайм –менеджмента, понятие и виды тайм-менеджмента, а также преимущества эффективного управления временем. Тайм-менеджмент – представляет собой гибкий навык управления временем. Сам тайм-менеджмент (как технология личной эффективности) имеет очень долгую историю. Условно его развитие можно разделить на четыре этапа: донаучный период, тейлоризм, классический тайм-менеджмент, современный тайм-менеджмент. Существует несколько разновидностей управления временем: личный тайм-менеджмент; профессиональный тайм-менеджмент; корпоративный тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент руководителя решает несколько задач: развитие команды, карьерный рост, продуктивность. Эффективное управление временем позволяет повысить продуктивность; умения расставлять приоритеты; быстрому выполнении задач; привыкании к дисциплине и самоорганизованности. Для того, чтобы подробнее рассмотреть приемы, техники и инструменты эффективного управления временем, перейдем к следующей главе реферата.
ГЛАВА 2. ПРИЕМЫ, ТЕХНИКИ И ИНСТРУМЕНТЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
2.1. Популярные приемы, техники и инструменты тайм менеджмента
Для планирования временем существует множество приемов и техник. Рассмотрим кратко основные из них.
1)SMART. Это система фильтрации целей. Каждую цель сначала проверяют на соответствие пяти пунктам и только потом разделяют на задачи: Specific – конкретность; Measurable – измеримость; Attainable – достижимость; Relevant – актуальность; Time-based – ограниченность во времени (рисунок 2 Приложение 1). [8]
2)Диаграмма Ганта. Помогает подробно иллюстрировать текущие цели. На изображении есть сроки задач, продолжительность и этапы выполнения. Диаграмма может работать как на текущий период, так и на перспективу.
3) Список задач (to-do list). В списке задачи представлены в виде коротких фраз, которые удобно вычеркивать по мере выполнения. Простой метод фиксации актуальных целей, но подходит только для краткосрочных проектов.
4)Пирамида Франклина. В пирамиде ежедневные мелкие задачи подчинены глобальной цели и опираются на жизненные ценности. Такая схема мотивирует, так как показывает связь действий с желаемым результатом:
-Фундамент – основные ценности и векторы развития.
-Глобальная цель – масштабное желание, для осуществления которого необходима долгосрочная работа.
-Генеральный план – помогает в достижении поставленной цели.
-Долгосрочный план – составляют с точными сроками выполнения (на несколько лет вперед).
-Краткосрочный план – строится на месяц или неделю.
-План на день, рисунок 3 (Приложение 1). [8]
5)Хронометраж. Хронометраж анализирует время, отведенное под задачи. Две-три недели фиксируйте, когда начинаете и заканчиваете каждое дело. Важно записывать даже мелкие задачи, чтобы проанализировать общую продуктивность и выявить проблемы.
6)Закон Паркинсона. Британский писатель и журналист Сирил Паркинсон утверждал: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено». Это значит: если задачу реально выполнить за три дня, а дедлайн через две недели, ее все равно сдадут точно в срок. Кто-то несколько раз переделывает уже готовое, другие постоянно откладывают на потом. Поэтому важно адекватно планировать дедлайн и контролировать время работы.
7)Интеллект-карты. Карты структурируют информацию и собирают все данные в одном месте. Визуальный план с символами и картинками подробно показывает задачи на короткие и длинные сроки.
В центре находится идея, а от нее отходят уровни с подпунктами, рисунок 4 (Приложение 1).
8) Расстановка приоритетов. Чтобы ориентироваться в задачах, нужно расставить приоритеты. Это делается несколькими способами.
8.1)АБВГД (ABCDE). В методике все планы разделяют по степени значимости:
«А» – срочные дела. Если их не сделать, будут серьезные проблемы.
«B» – значимые задачи. За невыполнение серьезных последствий не будет.
«С» – задачи, которые желательно сделать, но последствий за невыполнение нет.
«D» – можно перепоручить другим сотрудникам.
«E» – бесполезные дела.
Задачи решают последовательно – от уровня к уровню. [8]
8.2)Матрица Эйзенхауэра. По этой методике планы делят на колонки в матричной схеме. У каждой колонки свой уровень важности: важное и срочное – истечение сроков или кризисная ситуация; важное и несрочное -задачи на будущее, без мгновенных последствий; неважное и срочное – повседневная работа: рассылка писем, звонки, совещания; неважное и несрочное – дела, на которые не стоит тратить время.
Задачи третьего сектора обычно выполняют сотрудники, а для первого и второго типа нужно участие собственника бизнеса.
8.3)Правило «1-3-5». Согласно этому правилу: «Каждый день нужно делать одно важное дело, три средней степени важности и пять незначительных». Так в расписании будет сразу девять дел, и меньше половины из них – важные.
8.4)Правило трех. Правило для тех, кому сложно выполнять по девять задач в день. Вы выбираете три самых важных дела из общего списка и концентрируетесь на них. Прием помогает не распыляться и сохранять продуктивность.
8.5)Закон Парето. Выражается тезисом: «80,0% результата происходят за счет 20% усилий и наоборот». Для оптимизации времени нужно определить, какие действия относятся к эффективным 20,0%, и сосредоточиться на них.
8.6)Автофокус. Автофокус подходит творческим людям. Без каких-либо списков и расчетов, дела хаотично записывают в блокнот. Затем выбирают самые важные и срочные и выполняют их. Оставшиеся задачи переносят на завтра – и так ежедневно. Таким образом, отсеиваются менее значимые дела и осуществляется концентрация на главном.
Итак, выше были рассмотрены некоторые техники и приемы для планирования временем. Как только будет составлен план и определены приоритеты, необходимо выбирать методику исполнения задач. Рассмотрим кратко эти методики.
1)Zero Inbox. Американский писатель Мерлин Манн использовал метод Zero Inbox для электронной почты – распределял входящие письма по папкам, чтобы ящик оставался пустым. Этот прием применяют и к любым делам, информации, документам. Не закрывайте список, пока не присвоите каждому пункту категорию: выполнить, отложить, делегировать, ответить или удалить.
2)Fresh or Fried. Согласно принципу, после пробуждения мозг находится в состоянии «fresh» – то есть, он свеж и активен. В течение дня человек постепенно устает, снижается работоспособность мозга. Поэтому самые важные и энергозатратные вопросы нужно назначать на первую половину дня, а более простые задачи – на вторую. Список с разделами «fresh» и «fried» следует составлять вечером, это займет не больше 15 минут.
3)Метод 4D. Метод напоминает Zero Inbox, так как предлагает присваивать задачам одну из D: delete (удалить), delegate (делегировать), delay (отложить) или do (сделать).
4)Метод Тима Ферриса. Предприниматель Тимоти Феррис проанализировал методики тайм-менеджмента и вывел свое правило: «Чтобы решать больше задач, нужно не больше работать, а лучше концентрироваться». Это основано на законах Парето и Паркинсона. Работе отводится 20,0% времени, а остальные 80,0% – отдыху и рутинным делам. Важно сохранять максимальную концентрацию в рабочее время и уделять его только значимым задачам.
Кроме техник и приемов существуют также инструменты управления временем. Инструменты тайм-менеджмента – это различные предметы и приспособления, которые делают «управление временем» более удобным. Условно их можно разделить на две группы: основные, которыми люди пользуются постоянно, и вспомогательные, которыми пользуются лишь по мере необходимости.
К основным относятся следующие инструменты:
1. Бумага и карандаш. Самый простой, доступный и универсальный инструмент, с помощью которого можно реализовать фактически любые техники тайм-менеджмента, включая даже сложные алгоритмы планирования. Главный недостаток бумаги и карандаша – это отсутствие интерактивности и автоматизации. Например, человеку приходится самому следить за своевременным выполнением дел в своем списке и каждый раз заново записывать все повторяющиеся задачи.
2. Бумажные органайзеры (ежедневники, еженедельники). Представляют собой блокноты или тетради, специально размеченные для различных техник тайм-менеджмента: планирования текущих дел, постановки целей и т. д. И хотя бумажные органайзеры тоже неинтерактивны, они помогают лучше контролировать текущие дела и обеспечивают системный подход к тайм-менеджменту. В наше время бумажные органайзеры массово вытесняются электронными.
3. Электронные органайзеры (таск-менеджеры, менеджеры задач, электронные ежедневники). Представляют собой специальные программы или онлайн-сервисы, предназначенные для планирования дел, а иногда и для других методов тайм-менеджмента (например, целеполагания или расстановки приоритетов). В XXI веке такие программы стали самым популярным инструментом тайм-менеджмента и заметно потеснили все бумажные приспособления. Электронные органайзеры существенно облегчают планирование. Они, как правило, умеют фильтровать и группировать задачи, умеют автоматически планировать повторяющиеся дела и напоминать о предстоящих событиях. [7]
К вспомогательным можно отнести следующие инструменты тайм-менеджмента:
Таймер. Помогает бюджетировать (т.е. ограничивать) время на выполнение задач, отмерять периоды работы и отдыха.
Чек-листы. Используются для поэтапного выполнения сложных процессов или для проверки уже выполненных задач.
Бланки. Заранее размеченные листы для различных техник тайм-менеджмента (например, для хронометража или составления расписания)
Ментальные карты. Используются для хранения информации, планирования, проведения мозговых штурмов, декомпозиции целей и задач.
Электронные таблицы (Excel, Google-таблицы и т.д.). Другой популярный инструмент для организации информации и планирования.
Канбан-доски. Помогают организовывать рабочие процессы, делают их более наглядными и упорядоченными. Особенно полезны для командной работы. [7]
Заметим, что вопреки популярному заблуждению, использование того или иного инструмента еще не гарантирует высокой продуктивности. Инструменты обеспечивают лишь удобство, но эффективность самого тайм-менеджмента зависит от множества других факторов: правильно подобранных техник, самодисциплины или, например, личных качеств человека. В связи с развитием автоматизации стали появляться множество программных продуктов, которые также позволяют эффективно управлять временем. Для того, чтобы подробнее описать эту часть вопроса, перейдем к следующему параграфу.
2.2. Программные продукты для планирования и эффективного управления временем в коллективе
В настоящее время существует множество программных продуктов для управления временем в коллективе. Рассмотрим некоторые из них.
1. Программный продукт «Скоро.Работает»(рисунок 5 Приложение 1).
Soon.Works – это инструмент для совместной работы и планирования, который поможет отслеживать проекты и оплачиваемые часы сотрудников. Он предлагает простую панель управления картами для создания проектов, назначения ролей, поиска доступных людей для работы и записи времени.
В данном программном продукте можно отслеживать статус команды, просматривать отмены и перерывы, а также поддерживать открытый канал связи для запросов и конфликтов. Это дает сотрудникам возможность самостоятельно устанавливать часы работы и выполнять задачи в своем собственном темпе, позволяя вам заранее импровизировать свое расписание, чтобы заполнить все свободные места. Можно объединить расписание нескольких филиалов. В целом, Soon.Works – это интуитивно понятное приложение, которое может сделать управление расписанием сотрудников относительно простым. [9]
2. Программный продукт «Коннектим»(рисунок 6 Приложение 1).
Connecteam – это комплексный инструмент, который предлагает универсальные решения для эффективного управления рабочей силой.
В Connecteam можно легко создавать как одиночные, так и групповые смены, связываться с сотрудниками через обмен сообщениями в приложении и автоматически вести табели учета рабочего времени.
Сотрудники компании получают уведомления, когда руководитель обновляет задания, просматривает назначенные им смены и начинает отсчитывать часы с помощью встроенной функции отслеживания времени. Они также могут создавать формы и отправлять руководителю отчеты с цифровой подписью через приложение. В целом, это отличное программное обеспечение для планирования.
Особенности программного продукта: учет времени, планирование, автоматизация, командный обмен сообщениями, управление задачами, справочник сотрудников, формы электронной подписи, интеграция заработной платы.
3. Программный продукт «Когда Я Работаю»(рисунок 7 Приложение 1). Когда я работаю – это удобное приложение, которое поможет следить за тем, чтобы ежедневные смены всегда были заполнены. Руководитель может создавать быстрые расписания, назначать задачи людям с наиболее подходящим набором навыков и устанавливать открытые ставки, чтобы предложить своим сотрудникам дополнительные возможности заработка.
Приложение «Когда я работаю» также позволяет легко отслеживать, кто в настоящее время занимает смену, чтобы ограничить количество часов в день и повысить эффективность. Руководитель получает уведомления, когда кто-то работает сверхурочно, и связывается с этим человеком, чтобы найти лучшее решение. Особенности программного продукта: интегрированные расписания и отслеживание времени; удобный учет смен, отпусков и отмен; автоматический расчет бюджета; бесшовный процесс оплаты; мобильный доступ к персоналу; командное сотрудничество; инсайты на основе данных; интеграция сторонних платежных сервисов.
4. Программный продукт «7 Смен»(рисунок 8 Приложение 1). 7Shifts разработан для ресторанов, чтобы помочь им отслеживать рабочее время персонала в режиме реального времени. Он предлагает готовые шаблоны и интуитивно понятный интерфейс для быстрого составления графиков, назначения смен и обновления сотрудников. Руководитель получает уведомления, когда кто-то недоступен или работает сверхурочно, чтобы можно было найти другого. 7Shifts предлагает чаевые для персонала. Это упрощает расчет и справедливое распределение чаевых, чтобы избежать конфликтов и сделать сотрудников счастливыми.
Особенности программного продукта: планирование работы и учет рабочего времени; местоположение по GPS; питание и оповещения о сверхурочной работе; имиджевые часы в проверке; регистрационная книга; общение и обмен документами; управление задачами; автоматические отзывы; отчетность; вариант найма.
5. Программный продукт «Расписание Snap» (рисунок 9 Приложение 1). Приложение Snap Schedule специально предназначено для сферы услуг и предоставляет надежные функции для создания оптимизированного графика смен. В программе можно автоматически заполнять свой еженедельный бизнес-календарь, назначать работу нужному человеку и отслеживать время, чтобы легко фиксировать заработную плату. Это позволяет руководителю следить за ежедневными сменами, чтобы отслеживать, кто пришел на работу, а кто опоздал. Особенности программного продукта: предустановленные расписания, несколько просмотров; автоматизация работы; прогнозирование часов и затрат; отгулы и замена смен; оповещения; Analytics; поддерживает мобильные устройства. [9]
Итак, выше были рассмотрены некоторые программные продукты по управлении временем в коллективе. Существует также множество других программ. С помощью программных продуктов можно эффективно планировать время сотрудников коллектива.
Вывод по второй главе. Во второй главе реферата были рассмотрены популярные приемы, техники и инструменты тайм менеджмента, а также некоторые программные продукты, которые позволяют автоматизировать систему управления временем в коллективе. В настоящее время основными и дополнительными инструментами тайм- менеджмента являются: бумага и карандаш, бумажные органайзеры (ежедневники, еженедельники); электронные органайзеры (таск-менеджеры, менеджеры задач, электронные ежедневники); таймер; чек-листы; бланки; ментальные карты; электронные таблицы; канбан-доски. Однако, большинство инструментов являются устаревшими, сейчас планирование и управление временем можно делать с помощью различных приложений и программных продуктов. Программное обеспечение для расписания сотрудников берет на себя большую часть работы руководителя, позволяя управлять временем. Это сокращает ненужные конфликты, ошибки вычислений и пропущенные задачи. Для того, чтобы наиболее эффективно управлять временем необходимо подбирать приемы и инструменты тайм -менеджмента, а также автоматизировать данную систему с помощью программного продукта.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Тайм-менеджмент -это хороший индикатор управленческих навыков. Если человек умеет жонглировать разными сферами жизни и влиять на свою продуктивность, значит, он умеет планировать, приоритизировать, отказываться от лишнего, заканчивать начатое в срок. А это и есть самые главные навыки руководителя.
Тайм-менеджмент – представляет собой гибкий навык управления временем. Существует несколько разновидностей управления временем: личный тайм-менеджмент; профессиональный тайм-менеджмент; корпоративный тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент руководителя решает несколь- ко задач: развитие команды, карьерный рост, продуктивность. Основными и дополнительными инструментами тайм- менеджмента являются: бумага и карандаш, бумажные органайзеры ; электронные органайзеры; таймер; чек-листы; бланки; ментальные карты; электронные таблицы; канбан-доски. Однако, большинство инструментов являются устаревшими, сейчас планирование и управление временем можно делать с помощью различных приложений и программных продуктов. Программное обеспечение для расписания сотрудников берет на себя большую часть работы руководителя, позволяя управлять временем. Для эффективного управления временем необходимо правильно подобрать инструмент, приемы и методы, а также автоматизировать эту систему с помощью новейших программных продуктов.
Крайне сложно сказать на каких именно инструментах управления временем стоит оставить выбор руководителю, так как все зависит от ситуации, вида бизнеса и других факторов. В любой случае необходимо применение современных подходов в тайм-менеджменте и положительный результат не заставит себя долго ждать. Эффективное управление временем позволяет повысить продуктивность; умения расставлять приоритеты; способствует быстрому выполнению задач; привыканию к дисциплине и самоорганизованности.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1) Бережный тайм-менеджмент: выбираем российские планировщики задач . Режим доступа: по подписке. – URL:
https://netology.ru/blog/07-2023-task-trackers?ysclid=lonc95la1i497547382(дата обращения: 10.11.2023). – Текст: электронный.
2) Моргенстерн Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизни / Д. Моргенстерн. – М.: Добрая книга, 2015. – 256 c.
3) Почему тайм-менеджмент не работает: 4 главных ошибки. Режим доступа: по подписке. – URL: https://time-blog.ru/tajm-menedzhment-ne-rabotaet/?ysclid=loyrlt1izh723534907(дата обращения: 10.11.2023). – Текст: электронный.
4) Тайм-менеджмент: как управлять временем, чтобы жить дома, а не на работе. Режим доступа: по подписке. – URL: https://practicum.yandex.ru/blog/taym-menedzhment-kak-upravlyat-vremenem/(дата обращения: 10.11.2023). – Текст: электронный.
5) Трейси Б. Тайм-менеджмент по Брайану Трейси.Как заставить время работать на вас / Б. Трейси. – М.: Альпина Паблишер, 2018. – 302 c.
6) Тайм-менеджмент: что это, как научиться управлять своим временем, обзор книг и приложений. Режим доступа: по подписке. – URL:
https://units.bz/media/taym-menedzhment-chto-eto-kak-nauchitsya-upravlyat-svoim-vremenem-obzor-knig-i-prilozheniy(дата обращения: 10.11.2023). – Текст: электронный.
7) Что такое тайм-менеджмент: основные понятия. Режим доступа: по подписке. – URL: https://time-blog.ru/tajm-menedzhment/?ysclid=loys4lt72959706148(дата обращения: 10.11.2023). – Текст: электронный.
8) 8 техник тайм-менеджмента, чтобы наладить продуктивный режим без боли. Режим доступа: по подписке. – URL:
https://rb.ru/opinion/time-management-tech/(дата обращения: 10.11.2023). – Текст: электронный.
9) 9 Лучших программ для планирования сотрудников для малого бизнеса. Режим доступа: по подписке. – URL: https://squeezegrowth.com/ru/best-employee-team-scheduling-software/?ysclid=loncx4mvr06915219(дата обращения: 10.11.2023). – Текст: электронный.
Онлайн-помощь студентам, без посредников, без предоплаты
