Создание документов по личному составу во вновь созданной организации ООО «ИнжКомСтрой»

Курсовая работа на тему: «Организация кадрового документооборота во вновь созданной компании» скачать бесплатноdokumentooborot-skachat.doc

Создание каждого локального нормативного акта на предприятии ООО «ИнжКомСтрой» должно проходить в несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Рассмотрим сущность оформления и ведения документов по личному составу работников компании ООО «ИнжКомСтрой».
Трудовой договор между работником и работодателем ООО «ИнжКомСтрой» должен содержать следующие разделы:
Основные положения- здесь указывается должность, дата начала работы, место работы, срок трудового договора (если он срочный), наличие или отсутствие испытания при приеме на работу, основная ли работа или совместительство, устанавливается режим рабочего времени и отдыха, как происходит взаимодействие работника работодателем и некоторые другие аспекты работы.
Права и обязанности работника – в этом разделе описывается на что имеет право работник и какие у него обязанности;
Права и обязанности работодателя – в разделе указаны права работодателя и его обязанности;
Оплата труда работника – этим разделом устанавливается уровень заработанной платы, условия премирования, порядок повышения заработной платы, даты и место выплаты заработанной платы и аванса;
Рабочее время и время отдыха — здесь описывается продолжительность рабочей недели, сколько часов работы, часы начала и окончания работы, вопросы, касающиеся отпуска;
Охрана труда — здесь указаны условия труда, наличие средств защиты;
Социальное страхование и иные гарантии;
Иные условия трудового договора — указаны аспекты прекращения трудового договора;
Изменение условий договора — здесь описывается как внести изменения в ТД;
Ответственность сторон;
Заключительные положения.
Далее идут подписи работника и работодателя о прохождении первичного инструктажа об охране труда, вводного инструктажа. Завершает трудовой договор реквизиты сторон – работника и работодателя и их подписи.
В Приложении к трудовому договору, целесообразно оформить Правила внутреннего трудового распорядка компании ООО «ИнжКомСтрой», которые включают в себя следующие основные положения:
1. Общие положения
2. Порядок приема на работу и увольнения Работников
3. Основные права и обязанности Работника
4. Основные права и обязанности Работодателя
5. Ответственность сторон
6. Режим работы
7. Время отдыха
8. Заработная плата
9. Меры поощрения за труд
10. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
11. Заключительные положения.
Примерная форма Правила внутреннего трудового распорядка компании представлена в Приложении А.
Далее опишем оформление и ведение других локальных нормативно-правовых актов организации ООО «ИнжКомСтрой».

1)Образец заполнения Приказа о приеме на работу (Форма Т-1). В верхней части бланка пишется название организации, в которую трудоустраивается работник. Бланку приказа присваивается индивидуальный и уникальный номер, пишется дата оформления. В строке «принять на работу» нужно указать дату, с которой работник приступает к выполнению возложенных на него должностных обязанностей – первый рабочий день. В строке «по» заполняется дата окончания работы в случае, если с работником заключен срочный трудовой договор на определенный период. Ниже пишется ФИО принимаемого в штат человека, пишется полностью. Каждому работнику присваивается индивидуальный номер, называемый табельный, этот номер сохраняется за работником на протяжении всей его трудовой деятельности у данного работодателя. Этот номер прописывается в соответствующем поле бланке приказа Т-1. Ниже пишется наименование структурного подразделения (отдела), в которое принимается новый сотрудник, а также должность. Строкой ниже необходимо указать характер работы, условия приема на работу.
Далее указывается тарифная ставка для данного работника или оклад, надбавки (в зависимости от применяемой системы оплаты труда). Если условия приема на работу предполагают наличие испытательного срока, то его продолжительность нужно прописать в специально отведенном для этого поле. В качестве основания для составления приказа выступает трудовой договор – указывается его номер и дата. Заполненный таким образом приказ подписывается руководителем организации и дается на ознакомление работнику. Последний проверяет правильность указанных в бланке сведений и подписывает документ, ставит дату подписания. Форма Приказа о приеме на работу (Т-1) представлена в Приложении Б.
2)Образец заполнения Личной карточки работника (Форма Т-2).
2.1)Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)
Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовая книжка, трудовой договор.
Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.
В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.
В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» — если у вас российское гражданство, «2» — если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.
В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.
В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19». Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).
Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника:
Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки. Для семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» — в разводе, «6» — разошлись.
Далее указываются ближайшие родственники, их ФИО и год рождения.
Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.
2.2)Заполнение раздела №2 личной карточки работника
Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно: пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»; пункт 5 категория годности- «А»- годен, «Б»- годен с незначительными ограничениями, «В» — ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д»- не годен.
-пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится отметка «снят с воинского учета по возрасту», также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.
2.3)Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2
Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись. В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.
2.3)Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника.
Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается приказ об отпуске. Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата приказа об увольнении. Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ. Форма Личной карточки работника (Форма Т-2), представлена в Приложении Б.
3) Штатное расписание. Утверждается этот кадровый документ приказом руководителя, составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация может выбрать самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.
Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, сокращением штата сотрудников, то лучше составить новое штатное расписание.
Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии. Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями. Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки). Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации. После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка. Форма Штатного расписания Т3 представлена в Приложении Б.
4)Образец заполнения приказа на отпуск (форма Т-6 и Т6а). Приказ имеет стандартную форму, включающую в себя указания наименования организации, номер и датe составления приказа. В данном случае дата — это день ухода работника в отпуск. В данном документе: указываем, кому предоставляем отпуск: ФИО, табельный номер, подразделение, должность. Также вписываем период работы, за который предоставляется отпуск. Далее необходимо определиться, в какой отпуск уходит сотрудник. Если работник отправляется в очередной оплачиваемый — то заполняем раздел А, указываем продолжительность отпуска и даты его начала и окончания. Другие виды отпусков оформляются в разделе Б – указывается наименование отпуска и его продолжительность. Подписывает и утверждает приказ руководитель и документ дается для ознакомления сотруднику. На основании данного приказа заносится информация в личную карточку работника, его лицевой счет и определяется размер заработной платы в течении отпуска, а также в записку-расчет о предоставлении отпуска. Форма Приказа на отпуск (Т-6 и Т6а представлены в Приложении Б).
5)Образец заполнения приказа на увольнение (форма Т-8).Вверху указываем наименование организации. Приказу присваивается номер, ставится дата – последний день работы. Далее указывает номер и дату заключения трудового договора и дату увольнения. Из личной карточки работника берутся данные: ФИО работника, его табельный номер, должность и подразделение, в котором он работал. В строке «основание для прекращения» пишется статья Трудового кодекса, которая используется в основе увольнения. При увольнении по сокращению указывается п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ. В строке «основание документ» указывается документ, послуживший причиной составления приказа на увольнения. Чаще всего это оказывается заявление сотрудника. Приказ подписывает руководитель предприятия. Увольняемый сотрудник ознакамливается с документом и ставить свою подпись и дату. Форма приказа на увольнение (форма Т-8) представлена в Приложении Б.
6)Образец заполнения приказа на командировку (форма Т-9). В унифицированной форме Т-9 все продумано, поэтому заполнение данного бланка не вызовет никаких затруднений. Рассмотрим основные данные в документе:
Ставим дату оформления приказа, присваиваем ему индивидуальный номер. Также вверху бланка не забываем указать наименование организации и его ОКПО. В теле приказа указываем персональные данные работника, направляемого в командировку: ФИО, должность, структурное подразделение, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу. Указываем информацию о месте направления сотрудника, то есть в какой населенный пункт отправляется командируемый и в какую организацию. Сроки командировки указываются цифрами, первый день командировки – это день отъезда из населенного пункта постоянного места работы, последний день – это день приезда в место постоянной работы.
Цель командировки прописываем в зависимости от служебного задания, выданного работнику. При необходимости заполняем строку «командировка за счет средств», указываем источник финансирования командировки. Как правило, руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, составляется служебное задание, которое приводится в приказе на командировку в строке «основание». Руководитель организации подписывает приказ, далее знакомим сотрудника с приказом, при этом он ставит свою подпись в знак своего согласия. Форма Приказа на командировку (Т9) представлена в Приложении Б.
7) Образец заполнения служебного задания на командировку (форма Т-10а). «Шапка» формы заполняется традиционно: наименование организации, дата составления, номер, фамилия, имя, отчество работника, которого отправляем в командировку, его табельный номер. Далее — таблица, содержащая общие сведения о планируемой поездке, заполняем последовательно все графы: «структурное подразделение» — подразделение, в котором работает командируемый; «должность» командируемого; «страна, город»- населенный пункт, в который отправляем сотрудника; «организация» – наименование предприятия, в которое направляется сотрудник; «дата» – указывается дата начала и конца командировки, первый день командировки – день отъезда из места постоянной работы, последний день – день приезда. Если, например, сотрудник уезжает в 23.50 29 мая, а приезжает в 00.10 31 мая, то считается, что командировка длится три дня, несмотря на то, что он уезжает поздно вечером, а приезжает рано утром, первый день командировки – 29 мая, последний день -31 мая; «срок» – продолжительность командировки в календарных днях полностью и без учета дороги; «организация-плательщик»- спонсор поездки, чаще финансирует командировку работодатель, но бывает командировка за счет принимающей стороны, также возможны случая финансирования поездки третьей стороной; «основание» – здесь следует указать документ, послуживший причиной заполнения служебного задания, обычно при принятии решения отправить работника в командировку составляется служебная записка, письмо либо другой подобный документ, на основании которого уже заполняется форма Т-10а.
Заполнив таблицу сведений о командировке, переходим к составлению задания работнику. Для этого ниже слева заполняется графа «содержание задания», в ней пишется, что необходимо сделать работнику за время нахождения в командировке, какие задачи ему ставятся. Форма Т-10а заполнена, остается поставить свои подписи руководителю предприятия и подразделения и передать задание работнику.
Вернувшись из командировки, работник должен отчитаться, насколько он справился с поставленными задачами. Для этого в форме Т-10а напротив «содержания задания» есть графа «краткий отчет о выполнении задания», в котором работник и пропишет, что он сделал и каких целей достиг. Под своим отчетом работник ставит подпись и передает служебное задание своему непосредственному руководителю. Руководитель проверяет отчет работника и в строке «заключение» подводит итоги командировки, ставит свою подпись и текущую дату. Форма служебного задания на командировку (форма Т-10а) представлена в Приложении Б.
8) Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13. Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами: отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно; отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня. Ниже представлен первый метод учета рабочего времени:
Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка. В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер. В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях. Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.
В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды: Я – день отработан полностью; В – выходной день; К – нахождение работника в командировке; Б – на больничном; ОТ – в отпуске.
По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой — в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой — указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц.
Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы. Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например: 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных; 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных; 2300 – код при оплате больничного листа и пр.
Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные: код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников; корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда; 7, 8 графы остаются пустыми; 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника. Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.
В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени. Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников. Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например: К – командировка; Б – больничный; ОТ – отпуск и пр.
Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы. Форма табеля учета рабочего времени по форме Т-13 представлена в Приложении Б.
Таким образом, выше были рассмотрены некоторые особенности оформления документов личного состава сотрудников компании ООО «Инж- КомСтрой».Важно отметить, что в случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, трудового договора, работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством.
Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).
В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.
В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:
А)истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
Б)отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
В) вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).
Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.
Несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.
Оригиналы действующих локальных нормативных актов должны хранится в одном месте – в отделе кадров предприятия ООО «ИнжКомСтрой», а подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника ООО «ИнжКомСтрой», всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.
Работодатель ООО «ИнжКомСтрой», также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.
Резюмируя вышеизложенное сделаем вывод, что во вновь созданной организации ООО «ИнжКомСтрой» созданием и ведением документов личного состава будет заниматься отдел кадров, однако согласование документов будет осуществляться с выше стоящим руководством предприятия (генеральным директором).В компании планируется применение как обязательных, так и не обязательных локальных нормативно-правовых актов по кадровому делопроизводству, в том числе и трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, положение о персональных данных работников, инструкции по охране труда по профессиям, журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями), график отпусков, приказ о приеме на работу и увольнении, иные приказы, личная карточка работника, трудовая книжка, приказ о предоставлении отпуска работнику, заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда и другое. Хранение документов будет осуществляться в архиве предприятия отдела кадров ООО «ИнжКомСтрой». Внесение изменений и прекращения действия локального нормативно-правового акта будет осуществляться на основании действующего законодательства РФ.