Состав документов по личному составу в кадровой службе

Курсовая работа на тему: «Организация кадрового документооборота во вновь созданной компании» скачать бесплатноdokumentooborot-skachat.doc

Трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников. Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам). Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.
Рассмотрим классификацию документов по личному составу, их можно разделить на следующие виды: бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия; документы, подтверждающие продвижение работников по службе; бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины; документы, связанные с прекращением трудовых взаимо- отношений. Таким образом, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками. Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия. При этом, первичные документы по личному составу подразделяются на два вида: по учету кадров; по учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда. К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.
Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами. В связи с этим, рассмотрим обязательные и необязательные локальные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства. К обязательным общим локальным нормативно-правовым актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; положение о персональных данных работников; инструкции по охране труда по профессиям; график отпусков; журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями); и другие, таблица 1.1.
Таблица 1.1.Общие (основные) обязательные локальные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства

К индивидуальным локальным нормативно-правовым актам кадрового делопроизводства относятся: трудовой договор, приказ о приеме на работу; личная карточка работника, приказ о предоставлении отпуска работнику, заявление работника, заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы; табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, таблица 1.2.
Таблица 1.2.Индивидуальные обязательные локальные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства

Кроме общих и индивидуальных обязательных локальных нормативно-правовых актов кадрового делопроизводства, существуют обязательные, но если те или иные обстоятельства не урегулированы в иных локальных нормативно-правовых актах; или же напротив, являются дополнением к иным актам. К таким документам относятся: должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием; положение об оплате труда работников, положение о премировании и материальном стимулировании работников, журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, договоры о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне, график сменности, таблица 1.3. Необязательными локальными актами являются: положение об охране труда, коллективный договор и др., таблица 1.3.

Таблица 1.3. Необязательные локальные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства

Таким образом, выше была рассмотрена классификация основных локальных нормативно-правовых актов кадрового делопроизводства. В рамках данной работы, достаточно сложно дать характеристику всем документам по личному составу, однако рассмотрим особенности некоторых из них: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.
1)Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка- это локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Перечислим, в каких статьях ТК РФ оговорены отдельные положения Правил: основные права и обязанности работника и работодателя (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ); режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ); перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ); порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ); время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ); предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ); предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ); порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ); виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору. Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать раздел “Рабочее время”, который может включать следующие составные элементы: вид и продолжительность рабочей недели; продолжительность ежедневного рабочего времени; график рабочего дня; работа в ночное время; работа в выходные и праздничные дни; работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени.
2)Положение об оплате труда- локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с ТК РФ. Однако, как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности. В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.
Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью Положения об оплате труда. В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования или депремирования.
3)Штатное расписание. Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание – документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.
Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.
Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании. Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается. Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.
Таким образом, выше была представлена классификация основных общих и индивидуальных локальных нормативно-правовых актов кадрового делопроизводства, которые классифицируются на обязательные и необязательные. При этом, документы по личному составу регулируются нормами ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами.

Заказать курсовую работу без посредников и без предоплаты