Опыт написания студенческих работ 17 лет!





тел. Москва: 8(926)56-86-545
E-mail: moscowdiplom5@yandex.ru

тел. Санкт-Петербург: 8(967)347-89-65
E-mail: piterdiplom5@yandex.ru
E-mail: diplomstudent.net@yandex.ru
Все материалы сайта
Диплом на заказ - это просто о сложном!Финансовый, маркетинговый, управленческий анализ на заказ!Анализ рынков на заказ!Разработка бизнес-планов, проведение маркетинговых исследований на заказ!Дипломные, курсовые, отчеты по практике на заказ!Без посредников и безпредоплат!Качество, большой опыт!

Теоретические основы создания и состава документов по личному составу в кадровой службе

Курсовая работа на тему: «Организация кадрового документооборота во вновь созданной компании» скачать бесплатноdokumentooborot-skachat.doc [474.5 Kb] (cкачиваний: 0)


1.1 Состав документов по личному составу в кадровой службе


Трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников. Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам). Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.
Рассмотрим классификацию документов по личному составу, их можно разделить на следующие виды: бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия; документы, подтверждающие продвижение работников по службе; бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины; документы, связанные с прекращением трудовых взаимо- отношений. Таким образом, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками. Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия. При этом, первичные документы по личному составу подразделяются на два вида: по учету кадров; по учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда. К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.
Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами. В связи с этим, рассмотрим обязательные и необязательные локальные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства. К обязательным общим локальным нормативно-правовым актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; положение о персональных данных работников; инструкции по охране труда по профессиям; график отпусков; журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями); и другие, таблица 1.1…
К индивидуальным локальным нормативно-правовым актам кадрового делопроизводства относятся: трудовой договор, приказ о приеме на работу; личная карточка работника, приказ о предоставлении отпуска работнику, заявление работника, заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы; табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, таблица 1.2…
Кроме общих и индивидуальных обязательных локальных нормативно-правовых актов кадрового делопроизводства, существуют обязательные, но если те или иные обстоятельства не урегулированы в иных локальных нормативно-правовых актах; или же напротив, являются дополнением к иным актам. К таким документам относятся: должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием; положение об оплате труда работников, положение о премировании и материальном стимулировании работников, журнал прохождения работниками обязатель- ного медицинского освидетельствования, договоры о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне, график сменности, таблица 1.3. Необязательными локальными актами являются: положение об охране труда, коллективный договор и др., таблица 1.3…
Таким образом, выше была рассмотрена классификация основных локальных нормативно-правовых актов кадрового делопроизводства. В рамках данной работы, достаточно сложно дать характеристику всем документам по личному составу, однако рассмотрим особенности некоторых из них: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.
1)Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка- это локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Перечислим, в каких статьях ТК РФ оговорены отдельные положения Правил: основные права и обязанности работника и работодателя (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ); режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ); перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ); порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ); время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ); предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ); предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ); порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ); виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору. Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы: вид и продолжительность рабочей недели; продолжительность ежедневного рабочего времени; график рабочего дня; работа в ночное время; работа в выходные и праздничные дни; работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени.
2)Положение об оплате труда- локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с ТК РФ. Однако, как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности. В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.
Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью Положения об оплате труда. В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования или депремирования.
3)Штатное расписание. Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.
Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.
Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании. Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается. Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.
Таким образом, выше была представлена классификация основных общих и индивидуальных локальных нормативно-правовых актов кадрового делопроизводства, которые классифицируются на обязательные и необязательные. При этом, документы по личному составу регулируются нормами ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами. Для того, чтобы описать сущность оформления, ведения и хранения документов по личному составу в кадровой службе, перейдем к следующему параграфу исследования.

1.2 Оформление, ведение и хранение документов по личному составу в кадровой службе

Подготовка бумаг по личному составу на предприятии начинается еще на этапе их создания. Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом: А)Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру; Б) Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись. Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу; В) Все листы дела подшиваются и нумеруются. А место прошивки скрепляется печатью предприятия и заверяется подписями ответственных лиц. В каждом деле непременно должны присутствовать внутренние описи. На обложках готовых документов указываются все реквизиты: сроки хранения, названия, даты.

Рассмотрим подробнее формирование документов личного состава.
Формирование личного дела. Личное дело вмещает в себя все те документы, в которых имеются сведения о работнике предприятия и его трудовой деятельности. В принципе, личные дела должны быть заведены на всех сотрудников организации. Но, как правило, в настоящее время кадровики оформляют их только для ведущих специалистов и руководителя. Организация имеет право самостоятельно принимать решение относительно того, какие именно бумаги заводить на работников. Поэтому состав документов личного дела может отличаться на разных предприятиях. Но в целом он должен включать в себя следующие бумаги: опись документов дела; резюме и автобиография; анкета; копии бумаг о наличии образования; копии характеристики; копии приказа об утверждении должности; трудовой договор; всевозможные справки; копии приказов о назначении, увольнении и перемещении. Во внутренней описи должна находится информация о порядковых номерах каждого документа в деле. Такой документ подписывается тем человеком, который его составлял.
Внутри дела обязательно должна присутствовать анкета, которая содержит достаточно много информации относительно биографии, образования, семейного положения работника. Для того чтобы ее правильно заполнить, работники, как правило, пользуются трудовой книгой, военным билетом и паспортом, дипломом.
Документы по учету личного состава ведет кадровик. На основании первичных бумаг осуществляется оперативный учет изменений и движения численности состава работников предприятия. К документам учета относятся: приказы, карточки, штатное расписание, расчетные ведомости и многие другие документы.
При приеме на работу каждому служащему присваивают табельный номер, который впоследствии значится во всех бумагах по учету личного состава и начисления зарплаты. Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку.
Приказы документов по личному составу – это одни из наиболее важных бумаг в кадровом деле. Они группируются в отдельные дела и при этом имеют собственную нумерацию. Внутри папка систематизируется в хронологическом порядке. Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям. Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения. Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет.
Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам – одна папка, приказы по командировкам - другая). Это значительно облегчит работу с документами. Кроме того, каждое отдельное дело заносится в номенклатуру организации. Если в приказе имеется приложение, то оно также подшивается. А вот, что касается оснований к приказам - докладные, заявления, акты, то их хранят отдельно.
Как показывает практика, приказы и основания к ним в текущем делопроизводстве держат вместе, а вот при подготовке к архивному хранению их начинают переформировывать, раскладывая по разным папкам. Заявления, например, хранятся до 75 лет, но они входят в состав личного дела. Все остальные основания имеют сроки хранения до пяти лет, поэтому они формируются в отдельное дело.
Хранение приказов. Чтобы определиться со сроками хранения приказов, необходимо воспользоваться типовым перечнем документов. Он периодически пересматривается и уточняется. На данный момент актуальным является перечень, составленный в 2010 году. Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях).
Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности. Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг. Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу. На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение. Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены.
Хранение документов. В последние годы, к сожалению, наблюдается тенденция недостаточного внимания к сохранности деловых бумаг. По результатам проверок государственной архивной службы были сделаны выводы, говорящие о том, что хранение документов по личному составу в нормальных условиях наблюдается только у 20% проверенных предприятий.
Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом. Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.
Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.

Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения. Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, их необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.
К основным требованиям содержания бумаг относятся: наличие отдельного помещения для текущего хранения; ящики или шкафы с бумагами должны запираться на ключ; к документам должен быть ограничен доступ; для архива нужно выделить отдельное помещение и контролировать доступ к нему.
Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся: все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления; списки работников; карточки учета работников; личные дела; лицевые счета сотрудников; наряды и табели; трудовые договоры и соглашения; протоколы заседаний; списки людей, которые уходят на льготную пенсию; книги учета приема и увольнения сотрудников.
Выше приведен далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы: акты о производственных несчастных случаях – 45 лет; тарификационная ведомость – 25 лет; протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.
В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке. Отметим, что если сроки хранения документов истекли, архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.
Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию. Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес. Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.
В хранении документов, важную роль играет также государственный архив. В каждом регионе РФ существует государственный архив документов по личному составу. Основной задачей его деятельности является обеспечение надежного хранения бумаг по личному составу всех предприятий. Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу. Это направление его деятельности является очень нужным и актуальным, поскольку при закрытии организации людям просто некуда обратиться за получением нужной информации.
Именно по этой причине перед архивами стоит задача сохранения всех бумаг. В настоящее время очень часто ликвидируются и закрываются не только частные, но и бюджетные организации. В этом случае они должны передать документы по личному составу на хранение в государственный архив. В нем должны находиться в течение 75 лет следующие бумаги: приказы, расчетные ведомости, документы о перемещении и увольнении, личные дела и т. д. Стоит отметить, что дела должны быть подготовлены перед передачей по всем правилам. Муниципальные архивы оказывают свои услуги при условии предварительного согласования сдачи документов. Подготовка бумаг для передачи включает в себя правильное оформление всех дел, проведение экспертной оценки бумаг, а также составление описей.
Государственные и бюджетные предприятия услуги архива не оплачивают. Ликвидируемые предприятия негосударственной формы собственности передают правильно оформленные дела только при наличии договора.
Дела передаются при условии утверждения и согласования с экспертно-проверочной комиссией архива. Прием-передача бумаг производится сотрудниками учреждения в присутствии ликвидируемой организации. Данный процесс достаточно длительный и кропотливый, поскольку проверяется состояние документов путем их визуального просмотра. В конце составляется соответствующий акт.
Таким образом, документы по личному составу – это особая категория бумаг, которая имеется на любом предприятии. Их важность состоит в том, что они не теряют актуальности очень длительное время. Даже по прошествии большого периода времени может возникнуть ситуация, при которой понадобится вновь обратиться к ним. Не зря же именно эти бумаги оформляют с особой тщательностью и хранят долгие годы не только на предприятиях, но и в государственных архивах. Для того, чтобы на примере вновь созданного предприятия определить состав документов по личному составу и дать практические рекомендации по разработке и созданию документов кадрового делопроизводства, перейдем к следующим главам исследования.
Заказать курсовую работу без посредников и без предоплаты


© 2012 - 2018 ДипломСтудент.NET. Все права защишены законами об авторских и смежных правах. Яндекс.Метрика