Внедрение автоматизированной системы документооборота в делопроизводство ООО «ТоргМур»

Для нормального функционирования всех подсистем организации ООО «ТоргМур» необходима автоматизация документооборота. Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции “Переход на электронный документооборот – проще, технологии – доступнее”.
Рассмотрим процесс внедрения системы DIRECTUM.
Выбор и приобретение системы электронного документооборота – это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Типовые требования к аппаратному и программному обеспечению представлены в приложении 2.
Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между ООО «ТоргМур» и организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.
Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.
Рассмотрим подробнее эффект от внедрения в процесс документационного обеспечения управления ООО «ТоргМур» системы DIRECTUM.
1) Прозрачность бизнес-процессов.
Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.
2)Исключение несанкционированного доступа.
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
3) Повышение исполнительской дисциплины.
Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.
4) Выполнение требований стандартов ISO-9000.
Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:
– обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
– поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
– предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
5) Наличие необходимой информации “под рукой”.
При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов, руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса.
6) Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании.
Часть функций “тяжелых” и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест “тяжелых” решений за счет использования системы DIRECTUM.
7)Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов, прил.3.
8)Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:
– быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;
– легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
9) Развитие корпоративной культуры.
Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
10) Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.
В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов; продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы; ориентация на повышение эффективности работы в целом; развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах; наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов; наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты; возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов; расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами; расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты; универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM; наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений; возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов; наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера); возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще; высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов; наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать
систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации; соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
Таким образом, проведенный анализ показал, что наиболее подходящая система для автоматизации документооборота на ООО «ТоргМур» является программа- DIRECTUM, так как она является сравнительно недорогой, имеет множество преимуществ по сравнению с другими аналогичными программами, является наиболее конкурентоспособной. Следовательно, автоматизация документооборота с помощью программы DIRECTUM на ООО «ТоргМур» является наиболее целесообразным решением.





Диссертация на заказ без предоплаты, без посредников