Найм и отбор кадров: этапы, методы и инструменты

Это основной цикл рекрутинга, однако он не ограничивается только этими этапами. В некоторых компаниях задача подбора персонала и закрытия вакансии считается успешно выполненной после прохождения сотрудником испытательного срока. То есть когда становится ясно, что человек справляется с обязанностями, успешно адаптировался на новом месте и интегрирован в команду.
Каждый этап рекрутинга в процессе подбора включает в себя задачу, необходимые инструменты для ее решения и потенциал для автоматизации процессов. Долгое закрытие вакансии и неудачный наем многократно увеличивают затраты ресурсов компании. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо построить простой и ясный трек подбора. Разберем более подробно каждый из основных этапов рекрутинга.
1)Подготовительный этап. Первый этап – это всегда подготовка. Рекрутер получает задачу от руководителя отдела о том, что его подразделение нуждается в новом сотруднике. В эту задачу входит: определение роли будущего сотрудника в компании и команде, описание требуемых профессиональных навыков, личностных качеств, условий работы. При необходимости рекрутер может обсудить заявку с заказчиком, чтобы более полно сформировать запрос по рынку. На основе предоставленной информации он формирует короткое информативное описание вакансии.
Перед тем как начать коммуникацию с кандидатами, специалист по рекрутингу составляет воронку подбора на основе запроса заказчика. Воронка – это трек, состоящий из пунктов, которые необходимо пройти кандидату для трудоустройства: от снятия заявки до выхода на работу. Рекрутер проводит каждого кандидата через все этапы, необходимые для принятия решения о трудоустройстве. Например, некоторые должности требуют выполнения тестового задания или нескольких этапов собеседования с руководителями разных уровней. Также, как правило, рекрутеры сначала формируют этапы воронки, а после проверки нескольких кандидатов строят отчет и оценивают по нему конверсию каждого этапа.
Размещение вакансии на выбранных площадках- на этом этапе рекрутер публикует позицию на выбранных и ранжированных площадках, например: hh.ru, Avito, Superjob, Зарплата.ру, Работа.ру, а также собственный карьерный сайт компании.
2)Поиск идеала: работа с откликами и активный поиск. На этом этапе специалист начинает получать отклики от кандидатов, а также самостоятельно выполняет поиск по резюме.
3)Собеседования: коммуникация, интервью, тестирование. Этап коммуникации – один из важнейших этапов подбора. Здесь включается связующая роль рекрутера: он не только знакомится с потенциальным сотрудником, но и презентует ему компанию, дает необходимую информацию, чтобы тот смог быстро принять решение. После собеседования с кандидатом рекрутер представляет заказчику вакансии все необходимые для принятия решения данные по выбранным соискателям, например результаты тестового задания.
4)Принятие решения: проверка и согласование кандидата. Качественная проверка позволяет избежать проблем в дальнейшем и сделает сотрудничество с кандидатом более безопасным для компании. Для проверки кандидата на банкротство, наличие юрлица и другие важные нюансы, которые работодателю надо знать до трудоустройства, целесообразно использовать различные программные продукты, например, Saby. Также можно проверить диплом, медкнижку и даже патенты у кандидатов иностранцев. Проверка кандидата обязательно проводится после согласования кандидата с заказчиком. А когда принято финальное положительное решение по кандидату, рекрутер отправляет ему оффер.
5)Трудоустройство: сбор документов, подготовка, выход на работу, адаптация
Когда все предыдущие этапы пройдены, необходимо подготовить документы для оформления в штат, чтобы новый сотрудник мог приступить к обязанностям и начать интеграцию в компанию. Хорошо отлаженный процесс кадрового электронного документооборота может многократно повысить эффективность найма. Опыт нового сотрудника начинается с трудоустройства, это важный аспект впечатления о компании.
Онбординг и адаптация –это последний, но не менее важный этап подбора персонала. Именно во время прохождения испытательного срока новый сотрудник привыкает к новым условиям, узнает специфику работы, знакомится с командой и выстраивает коммуникацию. В свою очередь его команда и руководитель также выстраивают с ним новые связи, опытным путем определяют, подходят ли друг другу. Показателем эффективности работы рекрутера часто выступает не только принятый оффер и выход на работу, но и успешное прохождение сотрудником испытательного срока и показатели его адаптации.
В системе подбора персонала важную роль играют технологии подбора: скрининг, рекрутинг, прямой поиск сотрудников, нетворкинг, прелиминаринг, смартстаффинг, рассмотрим подробнее.
1)Скрининг. Скрининг – это поверхностная оценка кандидатов и отсеивание резюме, которые не соответствуют основным параметрам вакансии, таким как опыт работы, образование, указанные навыки. Например, организация ищет сотрудника со стажем не менее 5 лет, а значит все резюме, где указана меньшая цифра, не проходят на следующий этап. Такая технология обычно используется крупными компаниями, куда поступает большое количество заявок и детально ознакомиться с каждой невозможно. Для этого используются различные программные продукты. Программа удаляет резюме, не прошедшие первичный отбор, а остальные передает HR-специалисту, который занимается детальным изучением кандидатов.
2)Рекрутинг. Рекрутинг – это полная цепочка действий по поиску и найму новых сотрудников, включающая размещение и продвижение объявлений, просмотр резюме, отбор кандидатов на собеседование, принятие решения о трудоустройстве и контроль за работой новичка на испытательном сроке. Сюда относится и постоянное обновление методов и инструментов поиска и отбора кандидатов, а также развитие навыков и компетенций специалистов-кадровиков. В крупных компаниях рекрутингом занимается HR-отдел, в небольших руководство обращается в агентства на аутсорсинг в те моменты, когда есть потребность в новых кадрах.
3)Прямой поиск сотрудников. Прямой поиск, или Executive search – это еще один метод подбора персонала преимущественно на руководящие должности. В отличие от обычного рекрутинга и скрининга, executive search фокусируется на талантливых специалистах высокого уровня, которые могут внести значительный вклад в развитие компании. Для успешного поиска нужно анализировать рынок вакансий в нише, тщательно выбирать каналы для поиска сотрудников, работать над репутацией компании, а также формулировать привлекательный оффер для кандидатов, который повлияет на их согласие.
Для поиска специалистов высокого уровня нужен особый подход. В качестве инструментов Executive search используются:
А) «Охота за головами», или HeadHunting – переманивание сотрудников, которые работают на конкурентов, за счет более выгодных офферов;
Б) «Ловля менеджеров», или Management selection – составление портрета идеального кандидата, чьи личные навыки и качества соответствуют ожиданиям компании, и поиск соискателей под эти требования;
В) Поиск талантов в ВУЗах и на олимпиадах – привлечение молодых специалистов с высшим образованием в тот момент, когда они заканчивают учебное заведение и еще не трудоустроены.
4)Нетворкинг. Нетворкинг – это поиск сотрудников за счет формирования полезных связей. Руководитель компании или топ-менеджеры посещают мероприятия, где могут познакомиться с подходящими кадрами (например, профессиональные конференции или семинары, курсы повышения квалификации, ярмарки вакансий), а также следят за профильными группами в соцсетях. Этот способ обычно не подходит, когда нужно срочно найти сотрудника на должность, так как процесс нетворкинга занимает много времени – нет гарантии, что удастся сразу познакомиться с хорошим специалистом, который соответствует требованиям компании.
5)Прелиминаринг. Прелиминаринг – это привлечение студентов за счет прохождения стажировок в компании. Организация заключает соглашение с учебным заведением, которое готовит специалистов в нужной нише, и оно направляет на производственную или преддипломную практику учащихся. Руководство может оценить работу студентов, узнать их реальные навыки и соответствие вакансии, после чего сделать оффер на трудоустройство тем, кто проявил себя лучше всего. Этот метод решает проблему с поиском молодых специалистов, ведь большинство из них отсеивают только из-за отсутствия опыта, таким образом пропуская перспективные кадры, которые могут стать профессионалами. В свою очередь стажировка дает им возможность реализовать свой реальный потенциал.
6)Смартстаффинг. Смартстаффинг – это поиск сотрудников с использованием технологий искусственного интеллекта. Программа изучает большое количество резюме из разных источников и подбирает те, которые соответствуют вакансии. В отличие от скрининга, нейросеть не просто ищет по ключевым словам или параметрам, а использует более глубокий анализ, учитывая всю информацию из заявки и даже стиль составления прикрепленных описаний. Крупные компании создают собственные программы с использованием ИИ, который специально обучают под свои нужды. При этом обычно этот метод используется для найма сотрудников и руководителей среднего звена, в то время как для поиска топ-менеджеров необходим индивидуальный подход[31].
В процессе подбора рекрутер использует такие инструменты, как HR платформы, системы ATS, социальные сети, мессенджеры и платформы для видеоконференций, тестовые задания, психологические тесты и ассессмент. Рассмотрим подробнее.
Джоб сайты – онлайн ресурсы для публикации вакансий, отбора кандидатов, проведения онлайн тестирования и отслеживания прогресса. Каждая платформа предлагает свой набор функций, с помощью которых рекрутер может закрывать большую часть задач, оптимизировать поиск, этап собеседования, первичную коммуникацию, собирать первичные данные по кандидатам, а также оставаться в курсе тенденций рынка.
Системы ATS (Applicant Tracking System) – автоматизированные системы управления кандидатами, позволяющие оптимизировать процесс отбора и сохранить все данные о кандидатах. Одним из примеров таких систем является Saby. Если говорить о повышении эффективности, она позволяет отслеживать эффективность рекрутера (количество закрытых вакансий, звонков, отправленных писем, добавленных резюме в базу). А также собирать всю необходимую информацию о кандидатах, создавать базы соискателей, планировать интервью с календарем и напоминаниями.
Социальные сети и мессенджеры – LinkedIn, VK, Telegram и другие – могут использоваться не только для общения, но и для проведения рекрутинговых кампаний и поиска специалистов. Некоторые специалисты ведут личные блоги и часто пишут о своем статусе занятости в них, поэтому при поиске рекрутер может использовать такой источник, чтобы предложить вакансию. Также существует множество каналов и сообществ, специализирующихся на определенной отрасли, в которых можно опубликовать вакансию или найти контакты интересного кандидата. Такие способы могут быть полезны, если роль, на которую ищут сотрудника, имеет специфические компетенции или относится к узкой и малочисленной группе кадровых ресурсов. Для некоторых площадок уже существуют удобные чат боты, с помощью которых можно оптимизировать поиск, а не производить его вручную. Еще социальные сети позволяют рекрутеру всегда оставаться в курсе последних изменений рынка, отслеживать тенденции, наблюдать за опытом коллег и внедрять новинки в свою работу.
Тестовые задания – это частая практика, если нужно оценить профессиональные навыки человека. По результату тестового будущий руководитель может понять, насколько хорошо кандидат владеет описанными в резюме навыками и соответствует ли он должности, на которую претендует. В системе junior middle senior очень важно понимать, насколько быстро человек сможет применять свои навыки и подходит ли под уровень вакансии. Отметим, что система Junior, Middle и Senior – это терминология, которая используется для обозначения уровней квалификации разработчиков. Junior (джун) – начинающий специалист, решающий простые и зачастую рутинные задачи под кураторством более опытного специалиста. Middle (мидл) – более смышлёный работник, которому доверяют написание кода, но также под наблюдением профессионалов. Senior (сеньор) – настоящий профессионал, решающий наиболее сложные задачи и присматривающий за джунами и мидлами. Эта терминология (junior middle senior) помогает в коммуникации, разделении обязанностей и ответственности. Она даёт понять разным участникам проекта, чего следует ожидать от команды, компании и сотрудника -какие задачи выполнять и каких результатов ожидать.
Психологические тесты помогают оценить личностные качества кандидата. Это важно, чтобы понять, вольется ли новый сотрудник в команду и корпоративную культуру. Если при высоких компетенциях человек не может найти общий язык с командой и руководителем, то его эффективность падает. Это также важно, когда на определенные должности или роли требуется кандидат, обладающий определенными чертами характера. Например, должность требует стойкости, уверенности и лидерских качеств, или, наоборот, – усидчивости, поддержка рутины. Результаты психологических тестов могут быть не главным фактором для принятия решения, но хорошим дополнением для предварительной оценки кандидата и построения ожиданий от его работы.
Ассессмент – это инструмент для оценки компетенций сотрудника, благодаря которому можно проанализировать темп развития его навыков и эффективность работы. Собранные данные позволяют понять, с какой скоростью сотрудник способен развиваться в компании, как построить его трек повышения и эффективно стимулировать его развитие. В ассессменте применяют несколько стратегий: беседы и интервью, психометрическое тестирование, симуляция. Симуляция-это деловая или ролевая игра, участники которой решают проблемы, связанные с работой. Игры помогают экспертам понять, какой работник принимает решения, работает в команде, справляется со стрессом, придерживается этических стандартов. В игре можно определить лидеров и ведомых.
Итак, выше были рассмотрены основные этапы и инструменты для отбора и набора кадров в организацию. В продолжении темы, не лишним будет рассмотреть
международный опыт найма и отбора, для этого перейдем к следующему параграфу выпускной квалификационной работы.