Принципы и этапы построения организационной структуры в организации

Построение организационной структуры требует соблюдения определенных принципов: учет особенностей деятельности предприятия; детальная проработка целей и стратегии организации; быстрая передача управленческих решений; эффективное использование людских и материальных ресурсов; наличие взаимосвязи между структурными единицами. Рассмотрим их более подробно.
1)Учет особенностей деятельности предприятия. Руководитель выбирает модель не на основе своих личных предпочтений. Схема должна помогать компании развиваться. Крупное предприятие, производящее оборудование, и небольшая компания, занимающаяся пошивом платьев, требуют разного подхода.
2)Детальная проработка целей и стратегии организации. Ее выполнение уже наполовину определяет успешность решения. Цели компании – это то, на что направлена деятельность фирмы. Они бывают краткосрочными и долгосрочными. Важно также учитывать миссию компании. Цели должны быть конкретными, достижимыми, согласованными друг с другом. На основе них формируются задачи. Последние позволяют создавать структурные подразделения, оценивать эффективность работы каждого сотрудника.
3)Быстрая передача управленческих решений. Следите за тем, чтобы в компании не было звеньев, тормозящих ее деятельность. Все принятые решения должны быстро передаваться исполнителям. Важно, чтобы руководство всегда могло проверить, насколько выполнена поставленная задача.
4)Эффективное использование людских и материальных ресурсов. Выполняемая функция должна соответствовать управленческому уровню. Например, отдел кадров в крупных и маленьких компаниях будет различаться. Если фирма небольшая, для решения задачи достаточно одного человека. Чем сложнее структура, тем больше ресурсов уходит на ее поддержку. Поэтому важно учитывать доходы и расходы предприятия.
5)Наличие взаимосвязи между структурными единицами. Звенья должны взаимодействовать друг с другом. Изолированность деятельности одной из структур может привести к затруднению решения задач другими.
Формирование структуры предприятия – непростой процесс. Он проходит несколько этапов, каждый из которых решает определенную задачу. Рассмотрим их более подробно.
1)Этап 1. Определение стратегии фирмы. Чтобы построить грамотную структуру, нужно определить вектор развития предприятия. Для этого необходимо: поставить цель; исследовать рынок, конкурирующие компании, потенциальных потребителей; определить сильные и слабые стороны предприятия; сформировать стратегию продвижения. Стратегия развития предприятия создается на ближайшие пять лет. На ее основе выбираются методы достижения поставленной цели.
2)Этап 2. Выделение главных бизнес- процессов. Для начала необходимо выделить те процессы, которые уже существуют в компании. Для этого изучаются все направления деятельности разных подразделений. После этого, каких процессов не хватает. Отталкиваться здесь нужно от тех задач, которые стоят перед фирмой. Для любого бизнес-процесса необходимо сформулировать желаемый результат. Он должен выражаться в цифрах или фактах. Зная результат, можно вычислить и количество необходимых ресурсов.
3)Этап 3. Определение зоны ответственности. На этой стадии определяется, кто принимает важные решения. Если компания крупная, руководитель не может выполнять эту задачу единолично. В зависимости от имеющихся функций создаются подразделения. В их числе могут быть: совет директоров; кадровая служба; отдел продаж; производственные подразделения; отдел по связям с общественностью; бухгалтерия; отдел, занимающийся финансовыми ресурсами; служба контроля качества. Отделы создаются в зависимости от задач, стоящих перед компанией. Необходимо четко сформулировать обязанности каждого звена, определить количество работников, которое необходимо для решения разных задач.
4)Этап 4. Когда подразделения созданы, необходимо четко сформулировать их функции. Для этого потребуется ответить на несколько вопросов: какую продукцию будет реализовывать компания и каким образом планируется организовывать сбыт; какой вид деятельности на предприятии является основным; где будут располагаться головной офис и филиалы; какими характеристиками обладает целевая аудитория; как планируется взаимодействовать с потребителями. Отделы не должны иметь схожие функции. В противном случае ресурсы предприятия будут использоваться нерационально.
5)Этап 5. Определение способов взаимодействия звеньев. Для деятельности разных структурных единиц может понадобиться информация из других отделов. Если какое-то звено изолировано от других, это приведет к проблемам во всей компании.
6) Этап 6. Согласование структуры и ее документальное закрепление .
Структура согласовывается со всеми заинтересованными лицами. Ее детали фиксируются в официальных документах. Необходимо указать функции каждого звена и степень ответственности начальников.
Таким образом, выше были рассмотрены основные этапы формирования структуры предприятия. Следует отметить, что создание организационной структуры компании не всегда проходит безошибочно. Наиболее частые ошибки при формировании организационной структуры представлены в таблице 3.
Чаще всего в оргструктурах современных компаний встречается две проблемы: слишком большое количество уровней управления – это негативно влияет на скорость принятия решений и их эффективность; некачественное распределение обязанностей и ответственности между подразделениями, руководителями и исполнителями – возникает двойная работа, сотрудники выполняют задачи вне рамок их компетенций, отделы перегружены или, наоборот, отдыхают большую часть дня.
Чтобы выбрать оптимальную оргструктуру, нужно понять, какие звенья системы лишние, и исключить их. Это не всегда просто сделать при запуске бизнеса, поэтому со временем оргструктура часто меняется, а вместе с ней пересматривается и штатное расписание.
Таблица 3-Ошибки при формировании организационной структуры

№ п/п	Ошибки	Характеристика
1	Создание избыточного количества уровней управления	Это отрицательно отражается на скорости принятия и исполнения решений. Такие элементы структуры не помогают достижению целей компании, а просто перегружают схему;
2	Ошибки в распределении обязанностей	Сотрудникам приходится выполнять задачи вне рамок их компетенции. Какие-то отделы перегружают работой. Если четко не определить обязанности каждого, это может привести к конфликтам. Важно также убедиться и в том, что вознаграждение человека соответствует его вкладу и уровню ответственности;
3	Наличие дублирующих функций	Должности со схожими задачами можно объединить в одну позицию. Тогда человеческий ресурс будет использоваться более рационально
4	Отсутствие изменений	Создав рабочую структуру один раз, руководитель может забыть о ней. Однако, если модель управления не анализировать время от времени, это приводит к проблемам. Например, когда компания разрастается, линейная структура может ограничивать ее развитие. Все изменения в жизни фирмы должны отражаться на модели управления;
5	Игнорирование мнения людей, которые будут заниматься внедрением структуры	При таком подходе руководитель может столкнуться с сильным сопротивлением. Компании потребуется больше времени для адаптации к новой структуре. К тому же часто сотрудники имеют хорошее представление, как всё работает на самом деле. Они могут высказать дельные замечания.

Для оптимизации оргструктуры следует: четко и максимально близко к реальности определить обязанности каждого подразделения; посчитать, сколько сотрудников будет находиться в подчинении каждого руководителя, и определить их обязанности; продумать и прямое, и функциональное подчинение; исключить дублирующие функции: объединить лишние должности в одну позицию, перераспределить обязанности. Продуманная оргструктура позволяет снизить расходы на содержание персонала, повысить централизацию управления и концентрацию власти, ускорить процессы принятия и реализации решений, а также повысить адаптивность к внешней среде.
Таким образом, в первой главе курсовой работы было дано понятие организационной структуры, ее видам, основным ошибкам и этапам формирования. Формировать модель управления предприятием лучше до того, как оно начнет свою деятельность. Обязательно важно учитывать стратегическую цель, вектор развития бизнеса. Структура должна помогать решению поставленных задач. Хорошо продуманная схема управления поможет уменьшить затраты на оплату труда персонала, увеличить скорость принятия и исполнения решений, повысить конкурентоспособность компании. Для того, чтобы на примере конкретной организации проанализировать существующую организационную структуру, выявить слабые места и предложить наиболее оптимальный вариант ее формирования, перейдем к следующим главам курсовой работы.

Курсовая работа на заказ без посредников, без предоплаты