Улучшение системы управления человеческими ресурсами ООО «Газпром трансгаз Томск»

Рассмотренные мероприятия, направленные на совершенствование системы управления человеческими ресурсами, в первую очередь дадут положительный эффективный результат в случае наиболее эффективной системы автоматизации управления кадрами. Рассмотрим подробнее это направление. На сегодняшний день, в компании ООО «Газпром трансгаз Томск» для управления человеческими ресурсами применяется система SAP ERP. Раздел системы SAP ERP «Управление персоналом» включает следующие модели: 1)HCM-PA – кадровый учет: автоматизация всех основных процессов учета кадров;2)OM – организационный менеджмент: автоматизация управления структурой предприятия, ведение штатного расписания и т.д.;3)TM- управление временными данными; 4)PY- расчет заработной платы. Очень гибкий модуль, возможно еще из-за того, что в него встроен специальный инструмент, который при помощи написания различных скриптов, позволяет реализовать любые расчеты. Компоненты данного раздела установлены на выделенных серверах, что закономерно с учетом данных, с которыми они работают. Но при этом одновременно возникает некий парадокс, т.к. в SAP ERP, например, работу со штатным расписанием и полномочиями пользователей очень удобно реализовать с помощью инструментов HCM (это не обязательно, но очень удобно), также с учетом рабочего времени. Поэтому некоторые данные приходится синхронизировать в двух системах: основной ERP системе и системе HR, а это усложняет и удорожает внедрение данного компонента.
Эффективное управление на нефтяном предприятии в рамках управления персоналом должно обеспечиваться прежде всего единым методическим и нормативным полем, правильно выбранным программным обеспечением, а компьютеризированная система должна обеспечивать комплексное, системное исследование управления человеческими ресурсами компании, позволяющая применять новые методы управления, ориентированного на результат.
Для выбора наиболее эффективного программного обеспечения ERP-класса и реализации системы автоматизации управления человеческими ресурсами ООО «Газпром трансгаз Томск», было проведено исследование, которое показало, что наиболее функциональной КИС (корпоративная информационная система) для нефтяных корпораций является ERP Монолит компании «Монолит-Инфо», рисунок 3.3(Приложение Б).
Программный продукт «ERP Монолит»- представляет собой комплекс- ное, интегрированное масштабируемое решение для управления ресурсами крупных и средних предприятий, позволяющее моделировать реальные бизнес-процессы практически любой сложности. КИС «ERP Монолит» обладает необходимыми инструментами для нефтяной компании. Архитектура КИС «ERP Монолит» представлена на рисунке 3.4.(Приложение Б).[51]
В архитектуре системы используется специальный уровень абстракции, позволяющий отделить интерфейсы верхнего уровня от структур непосредственного хранения данных и алгоритмов. Такая организация позволяет модифицировать каждое рабочее место (АРМ специалиста). В дополнении к основному функционалу КИС «ERP Монолит», в рамках проекта реализована интеграция «ERP Монолит» с отдельными модулями. КИС «ERP Монолит» состоит из набора прикладных модулей, обслуживающих бизнес-процессы зависимых обществ и интегрированных в общую корпоративную сеть.
Функциональными возможностями системы КИС «ERP Монолит 7.0» являются: управление финансами и контроллинг, управление цепочкой поставок, планирование и диспетчеризация, управление продажами, управление персоналом, управление взаимоотношениями с клиентами. Однако, согласно темы исследования, рассмотрим подробнее функции модуля: Управление персоналом, рисунок 3.5.

Система «Монолит: Персонал» обеспечивает в рамках интегрированной среды автоматизацию процессов кадрового учёта, учёта рабочего времени, расчёта заработной платы, расчета налогов и отчислений с заработной платы, а также формирования отчетности в органы ГНИ и ПФР. Система содержит алгоритмы и шаблоны для формирования всех видов квартальной и годовой отчетности по персоналу. Возможности системы позволяют в рамках единой базы данных выполнять расчёты и строить отчетность для различных юридических лиц холдинга или обособленных филиалов компании.
Реализована поддержка задач управления мотивацией работников – компенсационный пакет, бонусная система оплаты (торговых агентов, мерчендайзеров), расчет годового бонуса. Развитие персонала связано с решением ряда взаимосвязанных задач, среди которых формирование кадрового резерва предприятия, планирование карьеры сотрудников, управление развитием. Система «Монолит: Персонал» может поставляться как в составе «ERP Монолит», так и независимо, интегрируясь с ИТ-решениями сторонних производителей.
Система содержит богатые функциональные возможности по управлению кадрами, учету рабочего времени и расчету заработной платы. Набор функций для управления мотивацией работников путем введения индивидуального дополнительного вознаграждения включает поддержку таких задач, как: компенсационный пакет; бонусная система оплаты (торговых агентов, мерчендайзеров); расчет годового бонуса. Реализована поддержка программ и процедур обучения персонала (включая средства дистанционного обучения). В системе реализована поддержка ряда взаимосвязанных задач, связанных с развитием персонала, среди которых: формирование кадрового резерва предприятия; планирование карьеры сотрудников; управление развитием.
К достоинствам системы «Монолит: Персонал» относятся следующие свойства: интегрированность – объединение в рамках единой системы функций, реализуемых сотрудниками нескольких отделов; историчность – хранение всех введенных данных и использование их в соответствии с требуемой датой; авторизация введенной информации – возможность в любой момент времени определить – кто, когда и каким образом модифицировал данные в системе; разделение доступа и безопасность данных – осуществление принципа «каждому — по потребностям», обеспечение защиты от несанкционированного доступа; открытость и модульность архитектуры – построение системы в виде расширяемого набора функций и процедур, выполняемых над общей базой данных, отражающей сущности описываемой предметной области и отношения между ними, а также возможность экспорта-импорта информации с использованием механизмов OLE и ODBC. Рассмотрим блоки управления персоналом программного продукта Монолит 7.0.
1)Управление кадрами. Блок управления кадрами (рисунок 3.6) обеспечивает решение следующих задач: создание интегрированной базы данных нормативно-справочной и персональной информации; исключение повторного ввода информации, связанной с персоналом, сотрудниками различных подразделений; автоматизация работы по ведению базы персональных данных («личные карточки», обучение, аттестация) сотрудников; автоматизация подготовки и обработки приказов по организационной структуре предприятия, штатному расписанию и сотрудникам; автоматизация процедур, связанных с расчетами по заработной плате; автоматизация построение отчетности, основанной на данных о персонале и заработной плате, для руководства компании и в интересах различных регулирующих органов (ГНИ, ПФ, РВК и пр.). На схеме (рисунок 3.6) показана взаимосвязь характеристик объектов системы: организационной структуры предприятия, штатного расписания, вакансий.
Ведение кадровых приказов- данный функционал позволяет реализовать следующие возможности: формирование и ведение базы приказов по кадровому составу; формирование журналов-реестров по кадровым приказам; ведение базы данных по различным классификаторам и справочникам (тарифная сетка, справочники доплат, воинского и личного учёта и др.) ;
подготовка анкет и других отчетов для ПФ, ГНИ, формирование отчётов по численности работающих (в различных разрезах, например: подразделение, категория работника и т.п.); формирование отчётов по заполнению штатного расписания и по численности работающих (в различных разрезах: подразделения, пол, возраст, образование и т.д.); формирование отчетности по среднесписочной численности в различных разрезах, рисунок 3.7.[51]
Учет первичных документов для расчета заработной платы -данный функционал позволяет реализовать следующие возможности: формирование и ведение базы данных по различным документам первичного учёта для расчёта заработной платы (больничные листы, отгулы, командировки, взыскания и поощрения, алименты, ссуды, кредиты и т.д.); формирование и ведение базы приказов по работам в выходные дни; формирование и ведение базы данных по графикам и резервам отпусков; формирование и ведение базы данных по договорам, заключенным на основе ГК РФ. К документам первичного учета относятся документы, используемые системой для последующего расчета заработной платы. После ввода первичных документов кадровыми службами, они автоматически становятся источниками для предоставления данных в расчетное ядро. Виды первичных документов, которые вводятся кадровыми службами и данные, которых автоматически используются для расчета заработной платы, представлены на рисунке 3.8. [51]
В системе ведется планирование и учет отпусков, основного и дополнительных. Схема обработки отпусков в системе представлена на рисунке 3.9. Учет бригадных и индивидуальных сдельных работ- система позволяет вводить и корректировать данные учёта по нарядам на сдельные работы и выполнять расчёт сдельной оплаты труда по нарядам- формирование коллективного заработка в соответствии с результатами выполнения работ по наряду и последующем распределении этого заработка между работниками в зависимости от личного трудового вклада.
2)Учет рабочего времени. Задачи учета рабочего времени решает блок «Табельный учет», обеспечивающий ввод и корректировку данных табельного учета. Реализован документ «Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13)», предназначенный для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности по труду.
В табеле системы автоматически заполняются явки, ночные, вечерние, праздничные – в соответствии с описанием в календарях рабочего времени. При заполнении учитываются первичные документы, введенные в систему и подтверждающие отсутствие сотрудника: больничные, командировки, отпуска. Система позволяет одновременно вести учет рабочего времени в ежедневном и сводном табеле. Регламент работы при ведении табельного учета представлен на рисунке 3.10.
3)Расчет заработной платы. Функционал по расчету заработной платы – важная часть интегрированной системы «Монолит: Персонал». Для успешного выполнения своевременного расчета заработной платы необходимо тесное взаимодействие всех служб предприятия.
Все первичные документы поступают в расчет от разных подразделений в соответствии с установленным регламентом проведения расчетов. Порядок подачи и обработки этих документов представлен на рисунке 3.11. Основой для нормативной базы по расчету заработной платы служат действующие законодательные акты, а также «Положение об оплате труда» на предприятии. Система позволяет рассчитывать заработную плату при любых формах оплаты труда, действующих у работодателя. В системе имеются возможности для реализации любых сложных схем расчета по требованиям заказчиков – «заказных» схем расчета. В этих схемах учитывается специфика учета и расчета только на этих предприятиях. Для получения достоверных результатов расчета заработной платы предусмотрены мероприятия по контролю первичных документов, введенных в систему.
Выплата зарплаты, ведение базы ведомостей- в личной карточке сотрудника имеется закладка, предназначенная для фиксации всех кредитных карт и банковских счетов сотрудников. Доступ к этой информации имеет только ограниченный круг пользователей. После расчета заработной платы выполняется: автоматическое формирование списков сотрудников, на выплату через кассу и на перечисление на счета в банки; автоматизированная подготовка ведомостей и ордеров для выплаты заработной платы в кассе; автоматизированная подготовка данных для перечисления заработной платы на кредитные карты и/или на расчётные счета сотрудников в банк.
Возможности отчетной подсистемы ERP Монолит позволяют настраивать формы платежных ведомостей и расходных кассовых ордеров в строгом соответствии с требованиями регулирующих органов. Форма ведомости и структура файла данных на перечисление денежных средств на карточные счета в банки разрабатывается в индивидуальном порядке согласно требованиям банка.
Расчет начислений, удержаний сотрудников- после подготовки всей первичной информации и ввода ее в систему выполняются расчет заработной платы. Для ускорения выполнения расчетов и минимизации числа ошибок при их проведении предлагаются различные способы выполнения расчетов: индивидуальный расчет сотрудника; расчет по выбранной группе сотрудников; расчет по группам начислений, удержаний; расчет по спискам видов расчетов – по разрезам; расчет по сценариям. Два последних способа расчета позволяют заметно упростить и ускорить процесс выполнения расчетов.
Расчет НДФЛ, ЕСН, ОПС и налога на травматизм, экспорт данных ГНИ, ПФР- расчет налогов и отчислений с заработной платы, а так же формирование отчетности в органы ГНИ и ПФР является достаточно трудоемкой частью расчетов по заработной плате. В системе реализована функциональность, позволяющая формализовать эту задачу и упростить процедуру расчета. Поддерживаются операции: по расчету ЕСН и отчислений на обязательное пенсионное страхование (ОПС), по расчету налога на травматизм, по расчету и учету НДФЛ.
Формирование и передача проводок в «Главную книгу» -для построения проводок по результатам расчетов заработной платы используется план счетов, импортируемый из модуля «Главная книга». В системе выполняются предварительные настройки, которые являются правилами для построения проводок. Рассчитанные проводки передаются в модуль «Главная книга», входящий в состав контура управления финансами.
Квартальная и годовая отчетность в регулирующие органы (МНС, ПФР, ФСС)-система содержит алгоритмы и шаблоны для формирования различных видов квартальной и годовой отчетности: формирование в виде отчетов унифицированных форм отчетности в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Т-1, Т-2, Т-3, Т-5,Т-6, Т-7,Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а ,Т-10, Т-10а ,Т-11, Т-11а, Т-13, Т-51, Т-53, Т-53а, Т-54а, Т-60,Т-61,Т-73 и др.; формирование отчетов по унифицированным формам МНС (авансирование ЕСН и ОПС, индивидуальные и сводные карточки по ЕСН и ОПС и др.); формирование унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения; формирование стандартной расчётно-платежной документации, справок и отчетности в ГНИ, ПФ; формирование отчетности по видам заработной платы и по трудозатратам в разрезах категорий, профессий, по отношению к штату, центрам затрат; формирование сводных ведомостей по начислениям и удержаниям в различных разрезах; формирование справок и отчетов для использования различными службами и сотрудниками. Реализована возможность рассылки сотрудникам расчетных листков по электронной почте. Система позволяет в рамках единой базы данных выполнять расчёты и строить отчетность для различных юридических лиц холдинга или обособленных филиалов компании.
4)Управление мотивацией. Набор функций для управления мотивацией работников путем введения индивидуального дополнительного вознаграждения включает поддержку таких задач, как: компенсационный пакет; бонусная система оплаты (торговых агентов, мерчендайзеров); расчет годового бонуса.
Компенсационный пакет – комплекс мероприятий, направленный на решение задач мотивации работников путем введения индивидуального дополнительного вознаграждения (в виде дополнительных оплат, или в виде предоставления определенных льгот или услуг). Компенсационный пакет может включать такие виды компенсаций, как оплата рационализаторских предложений, оплата за знания и умения, медицинское страхование, дополнительное пенсионное страхование, помощь в получении образования, покупка работником акций, кредитование сотрудника, оплата расходов сотрудников (телефон, автомобиль, представительские и т.д.), аренда квартиры, предоставление в пользование автомобиля, телефона и т.п. Компенсация (дополнительная оплата) может быть назначена в системе либо сотруднику индивидуально, либо по штатной позиции. При этом подразумевается, что компенсация, установленная для штатной позиции, назначается всем оформленным на эту позицию сотрудникам. В рамках «Компенсационного пакета» реализован функционал для ведения учета использования автомобилей сотрудниками автохозяйства, предоставляющий возможности: просмотр назначенных и используемых автомобилей для штатной позиции и вакансий; ввод дополнительных параметров компенсаций, таких как марка автомобиля, регистрационный знак автомобиля, среднедневной пробег автомобиля за месяц.
Бонусная система оплаты труда- для повышения эффективности труда работников подразделений, связанных со сбытом готовой продукции (торговых агентов, мерчендайзеров) в системе «Монолит: Персонал» включены функциональные возможности, направленные на расширение системы учёта исходных данных для расчёта основного вознаграждения сотрудников – бонусная система вознаграждения: описание видов бонусов и их параметров, от которых зависит назначение бонуса и его размер; назначение бонусов сотрудникам, т.е. задание видов бонусов, используемых при определении заработной платы работника; ежемесячный расчёт величины бонуса для каждого работника; формирование и хранение данных о выполнении планов продаж и оценок деятельности работников сбытовых подразделений с целью последующего проведения статистического анализа.
Функциональность «Годовой бонус» позволяет вводить, рассчитывать и хранить данные для расчета годового бонуса работников на основе показателей, экспортировать полученные данные во внешние системы и модули ERP Монолит. Величина годового бонуса определяется на основе: целевого процента годового бонуса, установленного для каждой штатной позиции в зависимости от «грейда»; за выполнение общих показателей; за выполнение индивидуальных показателей; фактического выполнения показателей в оцениваемом году. Выполнение индивидуальных показателей определяется по результатам ежегодной оценки деятельности персонала компании.
5)Управление обучением. Система содержит функционал для поддержки программ и процедур обучения персонала, понимаемого как комплекс мероприятий, направленных на совершенствование профессиональных и личностных качеств сотрудников, стимулирование их труда с целью повышения эффективности деятельности предприятия. Реализованное в системе решение по автоматизации очного и дистанционного обучения обеспечивает следующие возможности: ведение классификаторов типов обучения, видов обучения, параметров направления обучения и пр.; формирование плана обучения (должности, сотрудники, программы, заявки на обучение, графики обучения); организация обучения (формирование групп обучения, хранение списков обучения – планы, факты, результаты); аттестация, фиксация факта обучения; контроль и отслеживание сроков и статусов обучения; ведение документооборота по обучению; оценка эффективности обучения; регистрация данных и хранение информации по обучению, отображение обучения в личной карточке работника и возможность ручного ввода факта обучения в личную карточку; ведение «Хранилища документов»» позволяющего сохранять в БД, просматривать и корректировать с помощью соответствующих программных средств копии документов – в любых поддерживаемых пакетом Microsoft Office форматах; формирование отчетов по обучению, рисунок 3.12.
6) Оценка деятельности, развитие. В системе реализован набор функций для поддержки ряда взаимосвязанных задач, связанных с развитием персонала, среди которых: формирование кадрового резерва предприятия; планирование карьеры сотрудников; управление развитием. Система оценки деятельности сотрудников предназначена для автоматизации работы служб предприятия, занимающихся оценкой деятельности персонала и учётом выполнения рекомендаций по результатам этой оценки. Данный функционал позволяет решать следующие задачи: производить оценку результатов деятельности сотрудников за период; осуществлять постановку задач на следующий год; определять уровень развития компетенций сотрудника; планировать мероприятия для развития компетенций сотрудника. Функционал может быть условно разделен на следующие этапы: подготовка методик оценки сотрудников; формирование планов проведения оценок; информационная поддержка проведения оценок; рекомендации по результатам оценки.
При проведении оценок предусматривается отображение специализированных веб- страниц на HR-портале. Результаты проведенных мероприятий по оценке деятельности персонала используются в следующих процессах: расчет годового бонуса; повышения заработной платы; планирование обучения; формирование кадрового резерва предприятия. Планирование карьеры, развитие персонала- система «Монолит: Персонал» содержит инструменты и средства для организации процедур планирования карьеры, развития и преемственности персонала. Поддерживаются методы планирования «от сотрудника», т.е. определяется, на какие должности может претендовать сотрудник; «от должности», т.е. для должности подбираются кандидаты из числа сотрудников, которые могут занять эту должность. Система обеспечивает поддержку управления кадровым резервом, включая: списки кадрового резерва; выявление потребности обучения кадрового резерва; прогноз изменения кадрового состава аппарата; определение степени обеспеченности резервом должностей (сколько кандидатов из резерва приходится на должность); формирование списка кандидатов в резерв; подготовку кандидатов; рекомендации по использованию кадрового резерва.
В программе также предусмотрены модули: корпоративный портал и разделение доступа(Приложение В).
7)Бюджетирование затрат на персонал. Модуль бюджетирования затрат на персонал позволяет вводить, обрабатывать, хранить и анализировать информацию о прогнозируемой численности работающих и затратах на персонал, экспортировать полученные данные во внешние системы и модули ERP Монолит, импортировать фактические значения из модулей ERP Монолит. Функциональность служит для следующих целей: повышение контроля над финансовыми затратами на персонал; возможность учёта и планирования численности персонала; возможность проводить анализ данных по всем затратам на персонал; возможность сравнения плановых и фактических данных и построения отчетов типа «план/факт»; повышение оперативности отчётов, рисунок 3.13. Интерфейс позволяет просмотреть фактические данные для элемента орг.структуры за прогнозный период с расшифровкой по атрибутам, а также расшифровку расчета по формуле (плана или факта) в зависимости от типа данных, выбранного на просмотр.
Конкурентные преимущества системы «Монолит: Персонал»: полнота функциональности в области организационного и кадрового менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «Монолит: Персонал» (расчет заработной платы в холдингах, где работают тысячи сотрудников); поддержка технологий корпоративного управления персоналом; поддержка единых классификаторов; поддержка аттестации персонала, программы развития персонала и работы с кадровым резервом, мер по мотивации труда сотрудников; соответствие данных подготавливаемых выходных документов и отчётов требованиям действующего национального законодательства; единое информационное пространство, которое предотвращает дублирование данных и исключает возникновение ошибок; легкость настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями предприятия; разделение доступа и защита данных: от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной защиты; на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа в точном соответствии с их должностными полномочиями; авторизация действий пользователей; открытость системы для развития и модификации; промышленный сервер баз данных, открытая структура данных, стандартизованный доступ; наличие инструментальных средств разработки приложений, позволяющих оперативно и эффективно развивать функциональные возможности системы; успешный опыт интеграции с различными финансовыми системами.
Преимущество КИС «ERP Монолит 7.0» перед другими программными продуктами усиливает наличие функции – решение для холдингов и корпораций. ERP Монолит 7.0 является набором инструментов, позволяющим управлять ресурсами корпорации и моделировать реальные бизнес-процессы любой сложности. КИС на основе «ERP Монолит» позволяет: управлять финансами корпорации; управлять многоэтапными поставками; осуществлять планирование бизнес-процессов и контролировать исполнение планов и бюджетов; управлять продажами на любых условиях хоздоговоров; управлять персоналом корпорации; управлять взаимоотношениями с контрагентами; проводить бизнес-анализ в режиме реального времени; создавать корпоративную систему электронного документооборота и контролировать ее; осуществлять контроллинг всех бизнес-процессов. Данный программный продукт «Монолит 7.0» как в системе управления персоналом, так в целом в управлении ресурсами организации, является конкурентоспособным и по сравнению с SAP ERP имеет больше функциональных возможностей. Совершенствование системы управления человеческими ресурсами позволит повысить показатели деятельности предприятия.




Диссертация на заказ без посредников