Закупочная логистика: принципы организации, этапы, управление

Закупочная логистика -это обеспечение непрерывного поступления материалов, товаров и ресурсов, необходимых для основной деятельности организации. Логистика распределения (сбыта) и логистика закупок – это по сути одна функция в цепочке поставок. На одном ее конце находится производитель, на другой – потребитель. Отсюда преимущества интеграции поставщиков, ведь цепочка поставок по сути общая, ее выгодно оптимизировать всем участникам. Целями закупочной логистики является: удовлетворение потребностей предприятий в товарах, услугах и материалах; поддержка непрерывной операционной деятельности предприятия; сокращение себестоимости продукции за счет уменьшение общих логистических расходов; соблюдение требований к качеству производственных материалов; управление поставщиками. При этом, выделяются: информационные задачи, задачи реализации и координации, задачи контроля, таблица 1.1[8].

Таблица 1.1-Задачи закупочной логистики

Основная идея логистики в том, чтобы эффективно согласовать все действия участников логистических цепочек. Отталкиваясь от данной идеи, закупочную логистику можно представить в виде сквозного бизнес-процесса, который начинается с этапа выявления потребности и заканчивается отгрузкой продукции заказчику. Модель бизнес-процесса будет зависеть от стратегии закупок, которая часто является составным элементом корпоративной стратегии. Содержание самого бизнес-процесса будет зависеть от многих факторов: организационной структуры, выбранной стратегии закупок, способов проведения закупки, отношений с поставщиками, информационных систем, логистический сети и т.д.
Основы управления логистическими процессами в закупках подразумевают под собой поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья. При этом все они должны характеризоваться точным соблюдением временных графиков поставок (в рамках циклов), надлежащим качеством и приемлемыми ценами. В системе организации закупочной деятельности существует несколько принципов: планомерности, оперативности, экономичности, технологичности и автоматизации, периодичности, централизации, таблица 1.2.
Весь закупочный процесс условно делится на 6 этапов, которые и отражают его сущность: выявление потребности, исследование рынка, выбор контрагентов, закупка, учет претензий и брака, распределение ресурсов. Рассмотрим кратко.
1)Выявление потребности. Все основные и сопутствующие процессы предприятия должны снабжаться ресурсами для выполнения различных задач и функций. Поэтому отдел снабжения уточняет у остальных подразделений компании, чего именно им сейчас не хватает для бесперебойной деятельности и получения качественного результата работы.
2)Исследование рынка. Бизнес-процесс закупки материалов начинается с анализа перечня доступных поставщиков и существующих предложений.

Таблица 1.2-Принципы организации закупочной деятельности[12]

3)Выбор контрагентов. Отдел снабжения оценивает репутацию и коммерческие предложения поставщиков, выясняет опыт сотрудничества с компанией у других клиентов, если это возможно.
4)Закупка. Стороны согласовывают условия сделки, оформляют договор и реализуют цикл поставки сырья, материалов или товаров.
5)Учет претензий и брака. Оценивается, насколько контрагент соблюдает сроки поставок, насколько качественный товар получила компания. Отдел снабжения проверяет, есть ли материалы, которые нужно заменить или вернуть, и каков процент брака.
6)Распределение ресурсов. Часть сырья, материалов или товаров направляется на складское хранение, а другая часть передаётся сотрудникам по мере производственной необходимости.
Управление закупочной логистикой предусматривает два основных подхода: децентрализованный и централизованный, таблица 1.3 (Приложение 1). Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Вне зависимости от того, какой подход управления закупками применяется компанией, предприятия обязаны тщательно отбирать контрагентов для сотрудничества[12].
При этом, в закупочной деятельности предусматриваются следующие основные методы: поставка одной партией, периодические закупки , снабжение по котировочным ведомостям, закупка с немедленной сдачей, пополнение запасов по мере необходимости (Приложение 2).
Процессы закупочной логистики можно выстроить следующими способами: традиционный способ и системный способ. Традиционный способ- это когда создаются запасы всех необходимых предприятию ресурсов. При таком способе обычно наблюдаются высокие расходы на содержание персонала и складов. Системный способ- это когда обеспечивается регулярная коммуникация между заказчиком и поставщиком. Предприятие оценивает собственные минимальные остатки ресурсов, чтобы определить, какие именно материалы нужно закупать.
Самыми популярными форматами системных закупок являются: LP, MRP, JIT. LP (lean production) – предполагает оперативную реакцию на рыночные изменения, выстраивание гибких процессов в производстве и максимально возможное снижение издержек. MRP (material requirement planning) – закупаются те товары, на который в данный момент времени есть высокий спрос со стороны покупателей. JIT (just in time) – предполагает отсутствие у компании запасов ресурсов (или их минимальное наличие), но при этом оперативное проведение закупок для непрерывного производственного процесса в организации.
Для эффективного управления закупочным процессом заказчик применяет различные логистические стратегии, позволяющие осуществлять закупки максимально эффективно при конкретных обстоятельствах. При этом, логистические стратегии бывают нескольких видов: при планировании объема закупок; в зависимости от количества поставщиков; по географическому аспекту; по методу проведения закупочной процедуры, таблица 1.4.

Таблица 1.4-Виды логистических стратегий в закупках[12]

Рассмотрим кратко характеристику логистических стратегий в закупках. Стратегия закупки по годовому плану- это стратегия плановой закупки , которая позволяет экономить средства на проведение исследований рынка и расчетов в течение года, но при этом существует риск перерасхода средств заказчика или нехватки нужных товаров или услуг при росте потребностей в них. Данная стратегия подходит для стабильных сфер хозяйствования.
Стратегия закупки по мере необходимости- это закупка нужных товаров или услуг по мере возникновения потребностей в них позволяет точечно расходовать средства заказчика, но требует дополнительных кадровых ресурсов в течение года и не подходит для сфер деятельности, где законодательно установлена необходимость составлять годовые планы закупок (например, в оборонной промышленности).
Стратегию закупки у постоянного поставщика используют при наличии соответствующего обоснования закупки у единственного поставщика, когда такой поставщик является монополистом в данной сфере производства или услуг или предлагает качество продукции существенно выше, чем у конкурентов.
Стратегия закупки у множества поставщиков предусматривает стратегию частой смены исполнителей и выбор их в конкурсных или аукционных процедурах, применяют как способ выбора лучшего соотношения цена-качество, используя свободную конкуренцию рынка.
Стратегия региональных закупок предусматривает -выбор исполнителей в регионе, нахождения заказчика проводят для снижения расходов на доставку, а также для лучшего контроля за исполнением контракта.
Стратегия внутрироссийских закупок –это закупки на общероссийском рынке, которые позволяют найти оптимальное ценовое предложение и воспользоваться рядом льгот, положенных при поддержке национальных производителей, а закупки на зарубежных рынках проводятся, когда требуются высокотехнологичные товары или услуги, аналоги которых не производятся в РФ.
Стратегии с использованием электронных площадок позволяют много-кратно ускорить и оптимизировать закупочный процесс, но закупки путем проведения очных аукционов, конкурсов и переговоров нужны при повышенных требованиях к информационной безопасности, а также при отсутствии классификации нужного товара, работы или услуги в системе ЕИС.
Вне зависимости от выбранной стратегии проведения закупок и региона нахождения заказчика выделяется ряд типичных проблем в закупочной логистике: ненадежность исполнителей контракта; плохое взаимодействие между подразделениями заказчика; низкая эффективность закупочных технологий; частое изменение законодательных норм. При этом, снижение эффективности в закупочной деятельности чаще всего происходит при допущении различных ошибок в управлении: отсутствие новых подходов к оптимизации управления; отсутствие мотивации; нет разделения ответственности между отделами; закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов; отсутствие закупочной стратегии; длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства. Рассмотрим кратко.
1) Отсутствие новых подходов к оптимизации управления. Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела.
2) Отсутствие мотивации. Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности.
3) Нет разделения ответственности между отделами. Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, до-пускают ошибки при работе с поставщиками.
4) Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов. Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.
5) Низкая квалификация персонала отдела закупок. Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.
6) Отсутствие закупочной стратегии. В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.
7) Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства. При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем[11].
Перечень возможных ошибок в управлении логистическими процессами в закупках не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, а поэтому требуют ежедневной работы и контроля.
Итак, закупочная логистика отличается в зависимости от масштабов ведения бизнеса конкретной компанией. Перед бизнесом почти всегда стоит выбор между надёжностью, бесперебойностью и, как следствие, высокими расходами на закупки, и динамичностью, снижением издержек, но возможным временным простоем при отсутствии запасов ресурсов. Однако в обоих случаях уменьшить затраты и риски можно, проверяя благонадёжность поставщиков и постоянно совершенствуя систему в управлении закупками организации. Для того, чтобы логистические процессы в закупках компании были эффективными, целесообразно внедрение перспективных направлений в закупочной деятельности. Для того, чтобы подробнее рассмотреть эту часть вопроса, перейдем к следующему параграфу работы.