Анализ состояния системы управления персоналом предприятия ООО «Агроторг»

Основные трудности, с которым сталкивается линейный руководитель в принятии решений и их реализации, это сложность вертикальных коммуникаций и нечеткость процедур принятия решений. Рекомендации в совершенствовании, возможно отразить в уменьшении количества согласований с вышестоящим руководством и проведения рабочих групп один или два раза в месяц, снижение количества отчетности. В рабочих группах, проводить обсуждение оперативной ситуаций и аргументировано предлагать решения для согласования. Те ситуации, при которых решение необходимо срочно, насколько важным оно не было, принимать самостоятельно. Отчитываясь только один раз в месяц непосредственному руководителю в формате презентации или по его запросу.
Основу кадровой работы с персоналом в компании ООО «Агроторг» реализует отдел кадров. Основные задачи отдела кадров, можно распределить по направлениям: учётно– контрольные, планово– регулятивные, отчётно– аналитические, координационно–информационное, организационно – методическое. Все аспекты, связанные с подбором персонала в ООО «Агроторг» регламентированы «Положением о порядке подбора, назначения и отстранения от должности сотрудников компании». Целью данного положения является создание единой системы подбора, назначения и отстранения от должностей персонала.
Функциональное подразделения кадров на местах (кластера) состоит из HR бизнес партнера кластера (HRBP) и кадрового делопроизводителя кластера(СКД). Функциональным и непосредственным руководителем HRпартнера кластера является HRпартнер дивизиона, а линейным руководителем является директор кластера (ДК). Кадровый делопроизводитель находится в подчинении HRпартнера кластера. Согласно должностной инструкции HRкластера, основными функциями и задачами HRКластера является: формирование продуктивной команды кластера благодаря поддержке и развитию талантов, трансляции ценностей и корпоративной культуры; обеспечение высокого уровня сервиса при помощи раскрытия потенциала сотрудников, достижение бизнес – результатов кластера.
Функциями кадрового делопроизводителя являются: документационное обеспечение работы с персоналом, администрирование процессов и документооборота по учету движения кадров, ведение организационной и распорядительной документации по персоналу, осуществление обработки и анализ поступающей документации по персоналу.
Изучив должностные инструкции специалиста кадрового делопроизводства и HRбизнес – партнера кластера, можно сделать вывод, что разделение труда происходит в вопросе образа взаимодействия с персоналом. Если HRBPнацелен на создание команды и достижение бизнес-результатов, то СКД осуществляет документационную поддержку бизнеса. Основные функциональные взаимосвязи отдела управления персоналом в ООО «Агроторг» представлены в таблице 5.
Таблица 5-Функциональные взаимосвязи отдела управления персоналом в ООО «Агроторг»

Условные обозначения в таблице 5: СД УП – Специалист департамента управления персоналом. HRBP – Бизнес партнер кластера по кадрам. СКД – Специалист кадрового документооборота. ДМ – Директор магазина. ДК – Директор кластера.
Итак, основными функциями отдела управления персоналом в ООО «Агроторг» являются: наем, прием, отбор персонала; организация труда и мотивация персонала; трудовая адаптация; аттестация; повышение квалификации и формирование кадрового резерва; деловая оценка; обучение персонала. Согласно структуры работы, система отбора и набора кадров будет рассмотрена в следующем параграфе. В данном разделе опишим другие функции отдела управления персоналом.
Организация труда и мотивация персонала в ООО «Агроторг». Организация трудовой деятельности в компании осуществляется на основании действующего законодательства, Правил ТБ. Фонд заработной платы включает в себя постоянную часть и переменную части. В постоянную часть фонда заработной платы входят базовые оклады работающих, а также все виды доплат регламентированные трудовым кодексом РФ. В переменную часть входят премии, выплаты которых регламентированы внутренними локальными нормативными актами материального стимулирования, в соответствии с занимаемой должности сотрудника. В соответствии с ТК РФ организация самостоятельно устанавливает вид, системы оплаты труда, размеры тарифных ставок и должностных окладов. Форма оплаты повременно-премиальная. Оклад устанавливается исходя из тарифной сетки, индивидуально для каждого региона. Тарифная ставка устанавливается за один час работы. Премиальная часть сотрудника состоит из выполнения показателя потерь и выполнения цели по товарообороту. Она зависит от оклада: количество отработанных часов за месяц и тарифной сетки. Система мотивации включает в себя материальную и нематериальную составляющую, таблица 6.
Таблица 6-Система мотивации труда в компании ООО «Агроторг»

На предприятии ООО «Агроторг» применяется следующая материальная мотивация:
• Депремирование. Предусматривает штраф за опоздание в размере 500 рублей, за невыполнение плана по производству и реализации продукции в размере 40,0-50,0% от начисленной премии.
• Премия по итогам выполнения КРI, фиксированные премии, бонусы (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно), таблица 7.
Таблица 7- Виды материальных бонусов в компании ООО «Агроторг»

По итогам выполнения КРI предусмотрены ежемесячные премии в размере от 20,0-50,0% к окладу. Также предусмотрена система поощрения годовыми бонусами, квартальными бонусами и проектными бонусами, таблица 7.
• Стимулирующие конкурсы с денежными призами. В компании проводятся следующие конкурсы: Конкурс на максимальное количество звонков потенциальным клиентам (за квартал), конкурс на самый большой чек или на продажу самого дорого товара (за квартал), конкурс на превышение плана производства(за квартал). Все конкурсы проводятся 1 раз в квартал. Самые лучшие сотрудники награждаются денежными призами, приз может составлять от 20,0 до 50,0 тыс. руб.
• Надбавка за стаж работы. За стаж работы предусмотрены следующие выплаты, при стаже работы от 5 лет -5,0% от годовой зарплаты при выполнении всех КРI, при стаже 10 лет-10,0% от годовой зарплаты при выполнении всех КРI, при стаже работы 20 лет и более –предусмотрена надбавка 20,0% от годовой зарплаты при выполнении всех КРI.
На предприятии ООО «Агроторг» применяется следующая нематериальная мотивация:
• Публичная похвала сотрудников: награды грамоты, публичное признание. В ООО «Агроторг» в основном применяются следующие виды публичного признания: письма с признанием, награждение «Сотрудника квартала». Рассмотрим подробнее.
-Письма с признанием. Электронные письма о достижениях лидерства – это официальные сообщения от руководителей компаний, восхваляющие и отмечающие успехи отдельных лиц или команд. В этих электронных письмах освещаются конкретные достижения с целью отметить, оценить и поделиться этими достижениями со всей организацией. Эти сообщения способствуют формированию чувства гордости и достижений среди сотрудников, одновременно согласовывая индивидуальные усилия с общими целями компании.
-Награждение «Сотрудника квартала». Получателю выражается благодарность за преданность делу и положительное влияние на организацию. Это признание не только отмечает индивидуальное мастерство, но и вдохновляет весь коллектив, способствуя развитию культуры признания и совершенства внутри компании.
• Праздничные корпоративные мероприятия. Корпоративный праздник – это специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала. Обычно оно посвящено какому-либо событию в жизни компании, календарному либо общественному празднику. Корпоративные праздники, которые проводятся в ООО «Агроторг»: дни рождения компании, Новый год, 23 февраля, 8 марта, другие календарные праздники, устраиваемые для сотрудников, встречи и обсуждения, тренинги и прочее. Корпоративный праздник является средством поддержания организационной, корпоративной культуры или достижения коммерческих целей организации.
• Создание комфортного рабочего пространства. Улучшение рабочего пространства человека оказывает положительное влияние как на здоровье и благополучие, так и на производительность и качество работы. Основные способы, которые улучшают рабочее пространство в компании ООО «Агроторг»: эргономика, хорошее освещение, организация и порядок.
-Эргономика. Правильная эргономика помогает поддерживать комфорт и здоровье во время работы. В офисах компании установлены регулируемые стулья с поддержкой спины и правильно настроенный рабочий стол с уровнем монитора на глазах. Размещена клавиатура и мышь на уровне, комфортном для рук и предотвращающем перенапряжение. В производственных помещениях также предусмотрена необходимая мебель сотрудников компании.
-Хорошее освещение. В компании всегда поддерживается яркое и равномерное освещение в офисах и в производственных помещениях.
-Организация и порядок. В компании создана система организации, чтобы иметь чистое и аккуратное рабочее пространство. Используются ящики, корзины или шкафы для хранения и сортировки документов, канцелярских принадлежностей и других вещей. Регулярно убираются и удаляются ненужные предметы. Предусмотрены также шкафчики и вешалки для одежды, обуви, организованы различные подсобные помещения.
• Дополнительные выходные дни. Предоставление лучшим сотрудникам дополнительного оплачиваемого выходного дня, который также называется PTO. Эта форма признания входит в число лучших программ стимулирования сотрудников, которые сотрудники хотят получить за свои усилия и высокую производительность. Считается, что время отпуска – лучшее лекарство для сотрудников от выгорания, лучшее время, чтобы расслабиться, восстановить силы и вернуться мотивированным, что приводит к снижению текучести кадров.
Трудовая адаптация в компании ООО «Агроторг». Плохо выстроенный процесс адаптации негативно влияет на имидж руководителя и компании, а правильно выстроенный процесс адаптации снижает вероятность потери сотрудника и текучести кадров в целом. Основным документом, регламентирующим процесс адаптации сотрудников, является «Положение об адаптации новых сотрудников» и «Положение о наставничестве».Дополнительными сопровождающими документами являются памятки и инструкции по адаптации. Цели регламентации процесса адаптации отображены в таблице 8.
Таблица 8- Цели и задачи положений процесса адаптации персонала в компании ООО «Агроторг»

Сам процесс адаптации разбит на несколько временных этапов и занимает один месяц. Схема адаптации аналогична для руководителей торговых подразделений и линейного персонала. Также процесс адаптации идентичный при первичной и вторичной адаптации.
В период адаптации используются формы социальной, производственной, профессиональной, психологической и экономической ассимиляции. Методами адаптации выступают стажировка и наставничество. В компании используется партнерский подход в период адаптирования. Процесс адаптации показан в таблице 9.
Таблица 9-Схема процесса адаптации в компании ООО «Агроторг»

Функции HRBP: знакомит с наставником, организует и контролирует процесс стажировки, участвует в адаптации, после получает обратную связь от стажёра и наставника, заполняет итоговый лист адаптации совместно со стажёром.
Функции Наставника: проводит обучение на рабочем месте, подводит итоги адаптации, предоставляет обратную связь HRBP.
Общий вид прохождения базовой стажировки при адаптации представлен на рисунке 17 (Приложение Б). Сама программа адаптации достаточно автоматизирована. При оформлении кандидату поступает смс – уведомление с поздравлениями о принятии в компанию. HR – менеджеру поступает сообщение по внутренней почте о необходимости назначения магазина для стажировки. После этого, HR – менеджер производит назначение в программе, затем сообщение о месте стажировки и наставнике. После ознакомления с магазином и персоналом, HRназначает онлайн – курсы и тесты.
Формирование кадрового резерва в ООО «Агроторг». Основным документом, характеризующим работу в данном направлении, является «Регламент ведения кадрового резерва и резерва соискателей X5 Group». Документ разработан на основании внешних и внутренних нормативно – методических документах. Внешними являются, трудовой кодекс и законы о персональных данных. Внутренними документами являются, положение о порядке обработки персональных данных и политика в отношении обработки персональных данных. Кадровый резерв формируется из числа внутренних и внешних соискателей.
В торговой сети «Пятёрочка» запущена единая автоматизированная программа карьерного развития «Кадровый резерв» для персонала розницы. Сотрудники магазинов, которые хотят развиваться внутри компании, могут пройти специальное обучение и по окончании занять руководящую должность.
Принять участие в программе может любой линейный сотрудник розницы. По достижении необходимого стажа (4 месяца), сотрудник получает СМС-приглашение для вступления в кадровый резерв, после чего он может заполнить анкету в приложении компании «Личный кабинет» и выбрать локацию, где бы хотел работать после повышения. Далее он проходит оценку, например, тестирование или собеседование. Кандидатов с лучшими баллами приглашают на обучение и короткую стажировку, после успешного прохождения которых резервист получает новое назначение, как только в выбранной локации появляется подходящая должность.
Начальное обучение в период адаптации, как правило совпадает с периодом испытательного срока. По окончании этого периода, наставник делает оценку нового сотрудника и дает рекомендацию для заключения трудового договора, либо в отказе о заключении договора и продолжении стажировки. Все этапы процесса полностью автоматизированы: выборка сотрудников с необходимым стажем, отправка приглашений, назначение дистанционного обучения и учёт результатов тестирования – всё это результат совместной работы сразу нескольких сервисов и систем компании. Таким образом, формируется кадровый резерв, который позволяет сотрудникам с высоким потенциалом строить карьеру внутри компании.
Деловая оценка персонала в компании ООО «Агроторг». Деловая оценка персонала– это целенаправленный процесс установления соответствия качественных характеристик персонала (способностей, мотиваций и свойств) требованиям должности или рабочего места. Деловая оценка персонала начинается с организационной подготовки, а затем проводится в несколько этапов: Этап 1. Сбор и обобщение предварительной информации на сотрудника. Этап 2.Подготовка руководителя организации к оценочной беседе и проведение оценочной беседы с оцениваемыми сотрудниками. Этап 3.Формирование руководителем экспертного заключения по результатам деловой оценки и его представление в экспертную комиссию. Этап 4. Принятие решений экспертной комиссией по существу предложений, содержащихся в экспертных заключениях.
Оценка персонала в компании ООО «Агроторг» осуществляется для определения соответствия работника вакантному или занимаемому рабочему месту и выполняется с помощью аттестации кадров. Аттестация, как процедура оценки персонала, существует в компании со дня его основания и направлена на оценку работников по ряду критериев. Основные критерии: выполнение функциональных обязанностей, достигнутые результаты деятельности, личные качества. Результаты аттестации позволяют руководству компании оценить в целом кадровый потенциал сотрудников для формирования и реализации целенаправленной кадровой политики. Таким образом, аттестация кадров является комплексной оценкой, учитывающей потенциал и индивидуальный вклад работника, и проводится силами аттестационной комиссии. В рамках компании, оценки индивидуальных компетенций ежегодно производится: оценка соответствия сотрудников корпоративным компетенциям; проведение диалога по результатам оценки между руководителем и сотрудником; определение сильных сторон и зон развития сотрудников и составление плана развивающих действий.
Руководители проводят оценку административных подчиненных и валидацию оценок. Оценка индивидуальной компетентности состоит из: оценки уровня развития корпоративных компетенций; итоговой оценки индивидуальной компетентности. Используемый критерии оценки представлен на рисунке 18 (Приложение Б).
Обратную связь с результатами оценки можно получить на встрече со своим административным руководителем. Оценка выставляется, учитывая на какую позицию претендует кандидат, в соответствии с этим определяется количество компетенций, которые необходимы соискателю. Уровни компетенций отражены на рисунке 19(Приложение Б). Модели компетенций и платформ, которые использует компания, способствуют созданию и развитию обоснованной, надежной кадровой системы.
Система обучения персонала в компании ООО «Агроторг». Компания ООО «Агроторг» придает огромное значение профессиональной подготовке и развитию менеджеров, персонала магазинов и работников распределительных центров. Опыт топ-менеджеров и профессионализм сотрудников магазинов являются залогом успешного роста операционных показателей компании и достижения стратегических целей. Общее развитие сводится к совокупности мероприятий по формированию у людей общих ценностей, повышению уровня образования, полному раскрытию личного потенциала. Профессиональное развитие состоит в подготовке сотрудников к выполнению новых функций, занятию более высоких должностей. Важнейшим моментом развития персонала является профессиональное обучение и переподготовка работников.
Система обучения основывается на основных локально – нормативных документах: «Регламент о повышении квалификации кадров», «Положение о развитии и повышении квалификации кадров», «Положение об адаптации новых сотрудников» и «Положение о наставничестве». Обучение производится обычно централизовано либо на местах, при этом используются формы группового и индивидуального обучения. В целом, компания использует методы внутреннего и внешнего обучение. Основными методами являются: наставничество, стажировка, тренинги, компьютерное обучение.
Далее, рассмотрим внешние методы обучения. Обычно компьютерный метод обучения загружается централизовано в Личный кабинет сотрудникам. Также, если определенному сотруднику необходимо повысить какой-либо навык, то назначение производит HRпартнер в индивидуальном порядке. Обучающие материалы представлены в виде коротких теоретических курсов, которые сопровождаются интерактивными вставками в виде изображений и видеороликов. По окончанию прохождения сотрудником обучающего материала, назначается онлайн-тестирование. При использовании метода тренинга, тематика определяется либо централизовано, соответствующим департаментом либо инициируется HRпартнером на местах в случаях такой необходимости.
Введение в должность нового сотрудника происходит под наблюдением опытного наставника. На этом этапе новый сотрудник проходит начальное обучение, которое заключается в системе инструктажей наставника и указаний руководителя. Ежедневно руководитель дает задания новичку и ему же новый сотрудник отчитывается о проделанной работе. Начальное обучение сотрудник проходит на основе выполнения конкретных заданий руководителя. Наставник в процессе выполнения задания корректирует работу новичка и тем самым обучает его верно и качественно выполнять непосредственные обязанности. Таким образом, начальное обучение нового сотрудника затягивается до тех пор, пока сотрудник не сможет самостоятельно выполнять весь круг своих непосредственных обязанностей без подсказок и подробных разъяснений руководителя. Суть метода можно охарактеризовать, семью шагами наставничества: 1)введение в курс дела и ознакомление; 2)показ рабочего места; 3) демонстрация рабочих процессов; 4)указание и наблюдение; 5)разъяснения; 6) тренировка; 7)дополнительное обучение. Преимуществами такого метода являются наглядность и близость к реальности. Также используются советы и регулярные указания начальника, поручение выполнения специальных задач и менторство. В современных условиях хозяйствования, когда быстро меняющиеся условия требуют быстрого реагирования, и навыков эффективного общения, постоянное обучение сотрудников необходимо. Итак, выше были рассмотрены основные функции в системе управления персоналом. Не менее важным в кадровой политике компании ООО «Агроторг» является система найма и отбора кадров, рассмотрим подробнее эту часть вопроса в следующем параграфе.