Уже несколько лет кадровый учет плавно переводят в цифру.
Сначала ввели электронные больничные и трудовые книжки. Затем для пробы к электронному кадровому документообороту (КЭДО) подключили крупнейших работодателей России. В ТК РФ также планомерно добавляли новые статьи законами о КЭДО 377-ФЗ и 407-ФЗ[1][3]. Сначала дополнили про электронные подписи для удаленщиков, затем целым сводом правил по электронному документообороту в сфере трудовых отношений (ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ).[4]Электронный кадровый документооборот все еще пока не обязателен для всех. И тем не менее многие работодатели переходят на кадровый онлайн учет добровольно, даже если сотрудников на удаленке почти нет.[26]
Рассмотрим подробнее сущность КЭДО, его преимущества и недостатки.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Такое определение дается в ст. 22.1 ТК РФ. Иначе говоря, при ЭДО у работодателя все приказы, договоры с сотрудниками, заявления, табели, ведомости в электронном виде – и создаются, и подписываются сторонами, и хранятся.
В 2023 году работодатели могут выбирать следующие системы ЭДО: государственный сайт «Работа России» или информационная система от одного из поставщиков КЭДО. Компаниям с небольшой численностью сотрудников может хватить и сайта «Работа России». Тут нужно учесть, что на государственный сайт придется загружать все кадровые документы по работникам в электронном виде. Многие отдают предпочтение собственным инфосистемам из-за удобства функционала.
Например, программа напомнит кадровому работнику или бухгалтеру что пора подписать приказ или взять заявление. По сканам без ручного ввода можно автоматически оформить как прием, так и увольнение. Легко рассылать документы и держать связь с сотнями сотрудников. При обмене документами с сотрудниками важно соблюдать требования о защите персональных данных. У электронного кадрового документооборота есть как плюсы, так и минусы, основные из них представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1- Плюсы и минусы кадрового ЭДО[26]
| Плюсы | Минусы |
| Скорость подписания кадровых документов – экономия времени и для руководства, и для сотрудников | За электронные системы КЭДО надо платить |
| Удобство поиска кадровых документов при проверках – снижение нагрузки на кадровиков/бухгалтеров. | Есть риск потери электронной информации – важно убедиться в надежности эдо-провайдера. |
| Экономия места и бюджета. | Нужно согласие сотрудников – некоторые отказываются от КЭДО. |
Несмотря на имеющиеся недостатки, многие работодатели активно переводят сотрудников полностью на онлайн обмен документами – не по электронной почте, а через специализированные системы. Экономия ресурсов – главный аргумент. Чтобы легально перевести организацию на кадровый ЭДО, необходимо следующее: выбрать электронную систему кадрового электронного документооборота и заключить договор с провайдером таких услуг; уведомить сотрудников и оформить для каждого электронные подписи (ЭП); закрепить все правила ЭДО в локальных документах – положениях, приказах и т.д.; наметить план и сроки перевода кадровых процессов на ЭДО.
Система для КЭДО объединяет три стороны кадровых процессов: работодателя, сотрудников, государство. Поэтому при ее выборе нужно учитывать не только функциональность, но и удобство с точки зрения всех пользователей, а также возможность обеспечить легитимный документооборот.
В настоящее время существует не мало рейтингов КЭДО. По данным компании Garant.ru в рейтинг популярных КЭДО входят следующие продукты различных ИТ-компаний: СБИС, EmplDocs; Directum HR Pro; Контур КЭДО; ELMA365 КЭДО; HR-link; VK HR Tek; 1С: Кабинет сотрудника. [10]
Рассмотрим подробнее сущность и возможности данных программ.
1)СБИС –это экосистема для бизнеса с корпоративным порталом для сотрудников. Поддерживает решения для SAP и 1C, поддержка API для самописных систем. С помощью СБИС можно управлять как кадрами, так и бизнес-процессами. рисунок 2.1(Приложение 7).
Возможности СБИС: электронное подписание; настройка маршрутов согласования; электронный облачный архив; распознавание паспортных данных и СНИЛС; вход через Госуслуги и соцсети; онлайн трудоустройство; проверка соискателей; модуль геймификации. КЭДО «СБИС» подходит если в компании высокая текучка кадров, нужно автоматизировать найм сотрудников; нужна HRM-система для коммуникации между отделами, создания и ведения общих проектов; в компании требуется вести HR-процессы, ЭДО и КЭДО в одной системе.
2) EmplDocs- это решение, базирующееся на технологиях 1С, с пакетом преднастроенных заявок и шаблонов. В нем реализован ролевой доступ к личному кабинету, где сотрудники создают заявки и подписывают приказы на отпуск, командировку, удаленную работу, запрашивают любые справки и получают расчетные листки. Кадровик работает в привычной ему среде 1С, и все данные остаются на сервере.
Возможностями EmplDocs являются: электронное подписание; настройка маршрутов согласования; кастомизация интерфейса и заявок; работа внутри 1С:ЗУП; версия On-Premise; версия Cloud; работа с произвольными печатными формами 1С:ЗУП; планирование отпусков; онлайн трудоустройство; модуль ДМС, рисунок 2.2. (Приложение 7).
Программа EmplDocs подходит если компания ведет кадровый учет в 1С:ЗУП; высокие требования к информационной безопасности; есть сложные кадровые процессы с маршрутами согласований; требуется максимальная гибкость для настройки решения «под себя».
3) Directum HR Pro- это BPM-система для визуальной настройки бизнес-процессов. Функционал охватывает КЭДО, онлайн прием на работу, отпуска, командировки и универсальные заявки. Сервис имеет готовые коннекторы к учетным системам. А синхронизация с 1С:ЗУП осуществляется в несколько кликов.
Возможностями Directum HR Pro являются следующие: электронное подписание, настройка маршрутов согласования; электронный архив; расширение для интеграции с HRM-системами; коннектор для 1С:ЗУП и «Работа в России»; веб-клиент для кадровика, рисунок 2.3. (Приложение 7).
Программа Directum HR Pro подходит если кадровому работнику сложно управлять процессами в учетной системе; компания уже подключила другие проекты с инфраструктурой Directum.
4) Контур КЭДО- это модуль для КЭДО от удостоверяющего центра и оператора ЭДО. Поддерживает интеграцию с 1С, SAP и другими учетными системами. Модуль включает в себя личный кабинет сотрудника, поддержку шаблонов кадровых документов и уведомления о статусе документов. Возможностями Контур КЭДО являются: электронное подписание; настройка маршрутов согласования; электронный архив; уведомления по SMS, рисунок 2.4. (Приложение 7). [10]
Программа Контур КЭДО подходит компаниям если необходимо вести бизнес-процессы в одной инфраструктуре Контура: ЭДО, КЭДО, Логистика и пр.; достаточно универсального функционала подписания документов.
5)ELMA365 КЭДО – это инструмент для управления персоналом с BPM-системой. Маршруты согласования и описание сценариев создаются с помощью графических процессов. Кадровый ЭДО происходит на базе ELMA365, пользователи видят только внешний портал. Возможности ELMA365 КЭДО: электронное подписание; около 25 кадровых сценариев; конструктор документов; интеграции с 1С:ЗУП, Диадок; облачное хранилище; распознавание документов; онлайн трудоустройство; отслеживание статусов, рисунок 2.5. (Приложение 7). Программа ELMA365 КЭДО подходит если имеются сложные кадровые процессы, которые необходимо перевести в цифру; в инфраструктуре уже есть сервисы и решения от ELMA.
6) HR-link- это сервис, который включает в себя возможность подписания документов с помощью УНЭП или Госуслуг. Интегрируется с системой Босс-кадровик, рисунок 2.6. (Приложение 7).
Помимо КЭДО в сервисе представлен функционал дистанционного трудоустройства с автоматическим распознаванием документов и проверкой кандидатов. Кадровый работник работает и в учетной системе и в веб-интерфейсе. Возможностями программы HR-link являются: электронное подписание; настройка маршрутов согласования; отслеживание статуса документа; массовые уведомления по API или SMS; онлайн трудоустройство; автоматическое распознавание документов; облачное хранилище. Программа HR-link подходит если большое количество сотрудников и высокая текучка, и нужно автоматизировать найм сотрудников; нужно максимально быстрое внедрение при минимальном функционале.
7) VK HR Tek- это портальное решение для КЭДО с мобильным приложением для сотрудников. Программа поддерживает интеграцию с 1С ЗУП, БОСС-Кадровик, Битрикс, SAP и другими. Обеспечивает хранение данных на нескольких серверах, сертифицированных по стандарту Tier 3. Возможности VK HR Tek: электронное подписание; маршруты согласования; модуль онлайн трудоустройства; система уведомлений; график отпусков; шаблоны заявлений, рисунок 2.7. (Приложение 7). Программа VK HR Tek подходит если у компании большое количество сотрудников и высокая текучка, и нужно автоматизировать найм сотрудников; кадровый работник работает не только в 1С:ЗУП.
8) 1С: Кабинет сотрудника- это сервис для взаимодействия сотрудников с отделом кадров через программу 1С. Поддерживает создание заявок от сотрудников, получение расчетных листков и уведомление работодателя об отсутствии. Кадровый работник передает данные из печатной формы кнопкой «Передать в 1С:Кабинет сотрудника». Возможности 1С: Кабинет сотрудника: электронное подписание; настройка маршрутов согласования; калькулятор отпуска; отслеживание статуса документов, рисунок 2.8. (Приложение 7). [19]
Программный продукт «1С: Кабинет сотрудника»; подходит если у компании высокие требования к информационной безопасности; низкий бюджет на внедрение КЭДО, и не требуется других дополнительных сервисов.
Представим сравнительную таблицу описанных выше программ КЭДО (таблица 2.2 Приложение 7). [10] В таблице перечислены различные функции и возможности систем, а также количество баллов, которое система получила за каждую функцию: 0,5 – частично присутствует; 1 – присутствует; 2 – присутствует с фичами. Больше всего баллов набрала программа EmplDocs (20 баллов), вторая строчка рейтинга –программа Directum HR Pro (19 баллов), третье место в рейтинге –программа СБИС (14,5 баллов), рисунок 2.9. [10]
По другим данным, портала ECM-Journal – о цифровизации, электронном документообороте и бизнес-процессах в рейтинг продуктов КЭДО входят: СБИС, Сбер. Корус, 1С: Кабинет сотрудника; HR Link; Directum HR Pro, таблица 2.3. [16]
По данным таблицы 2.3. [16] видно, что программный продукт КЭДО «Directum HR Pro» выполняет больше всего функций, практически все из рассматриваемых. Следовательно, для автоматизации кадровой работы коммерческого банка ПАО «Совкомбанк» целесообразно внедрение именно этой программы. Для того, чтобы подробнее описать сущность этого продукта, его преимущества и другие не менее важные моменты, перейдем к следующему параграфу исследования. В завершении данного параграфа, отметим, что к выбору программы по КЭДО необходим очень серьезный подход. Самый недооцененный критерий выбора – это безопасность. Об этом говорят регулярные сообщения об утечках данных в СМИ. К электронному документообороту предъявляются особые требования безопасности данных, потому что в процессе электронного обмена участвуют юридически значимые документы. В КЭДО поступают чувствительные сведения о сотрудниках, приказах, сведения о заработных платах.
Важно убедится, что система для КЭДО поддерживает бесшовную интеграцию, а обмен данными с другими серверами не происходит. Ни у каких компаний нет бесконечных ресурсов и времени на внедрение системы. Выбранное решение КЭДО должно легко, быстро и удобно интегрироваться во все процессы компании и сочетаться с инфраструктурой бизнеса. Поэтому, если бизнес-процессы уже находятся в системе СБИС, то подключать другие решения будет недальновидно. А, допустим, для пользователей 1С будет удобно выбрать EmplDocs, чтобы ничего не менять и работать в привычной среде.
С точки зрения бизнеса необходимо определить бюджет проекта, поэтому решение для КЭДО должно включать только необходимые функции, чтобы не переплачивать и разумно использовать бюджет. Также стоит учесть опыт и репутацию провайдера КЭДО. Рекомендуется выбирать провайдера, который имеет успешный опыт внедрения КЭДО в компаниях соответствующего сектора.
Еще одним важным фактором является поддержка и обучение от ИТ-компании, которая занимается разработкой и внедрением КЭДО.
Таким образом, выше были рассмотрены преимущества и недостатки кадрового электронного документооборота. Несмотря на то, что внедрение электронного документооборота не является обязательным, тем не менее большинство компаний, особенного с большим количеством сотрудников переходят на электронный документооборот. Наиболее популярными продуктами КЭДО являются: СБИС, Сбер. Корус, 1С: Кабинет сотрудника; HR Link; Directum HR Pro, EmplDocs, Контур КЭДО, ELMA365 КЭДО, HR-link; VK HR Tek.
Как показал выше представленный анализ, программный продукт КЭДО «Directum HR Pro» является достаточно известным и функциональным, отвечающим всем требованиям безопасности и действующего законодательства. Так как, коммерческий банк ПАО «Совкомбанк» в настоящий момент не использует никакие другие сервисы для электронного кадрового документооборота, целесообразно внедрение именно программы КЭДО «Directum HR Pro». Для того, чтобы более подробно описать функции данного программного продукта и процесс его внедрения в коммерческом банке ПАО «Совкомбанк», перейдем к более детальному рассмотрению этой части вопроса в следующем параграфе.
ВКР на заказ без посредников, без предоплаты
